dmylogi.com

Hoe om `n vergadering voor te sit

Besigheidswerk, veral in die kantooromgewing, vereis `n mate van samewerking. Byvoorbeeld, belangrike besluite vereis dikwels meer as die perspektief van een persoon en belangrike werk vereis dikwels die ervaring van verskeie mense om te voltooi. Vergaderings is `n manier om samewerking te struktureer en te organiseer, maar sonder sin of doel of beheer kan hulle baie maklik en ondoeltreffend word. As jy weet hoe om `n vergadering te beplan, voorberei en bestuur, sal jy `n effektiewe vergadering bereik en vermy dit.

stappe

Deel 1

Berei voor vir die vergadering
Prent titel Titel `n vergadering Stap 1
1
Bespreek die komende ontmoeting met diegene wat sal bywoon. As jy uitvind dat jy `n vergadering sal bestuur, is dit raadsaam dat jy eers `n bietjie tyd spandeer om met diegene wat by te woon, veral met die hoë amptenare of belangrike mense te praat. Vra hulle of daar iets spesifiek is wat hulle by die vergadering wil bespreek. Neem kennis van hul antwoorde en gebruik hulle as `n riglyn vir die maak van die agenda.
  • Oorweeg om die deelnemers te vra wat hulle graag wil bespreek, is `n intelligente benadering, nie net omdat dit die voorbereiding van die agenda sal fasiliteer nie, maar ook omdat dit hulle in die proses van die vergadering betrek voordat dit begin het. Mense is meer geneig om vergaderings by te woon en aandag te gee tydens vergaderings as hulle weet dat kwessies wat hulle belangrik ag, aangespreek sal word.
  • Prent titel Titel `n vergadering Stap 2
    2
    Skryf en versprei die agenda. Die agenda van `n vergadering kan `n waardevolle hulpmiddel wees, nie net vir wie die voorsitter sal wees nie, maar ook vir diegene wat dit sal bywoon. Hou in gedagte dat agendas waardevolle inligting oor die raad bevat, soos wanneer dit sal wees, waar dit sal wees en wie sal bywoon. Belangriker nog, hulle beskryf ook al die onderwerpe wat bespreek sal word, sodat almal kan voorberei. Stuur die agenda vooraf en onthou dat hoe belangriker die vergadering is, hoe gouer moet jy dit stuur.
  • Oorweeg dat een van die dinge wat jou agenda beslis moet bevat, die tydsbeperking is om elke kwessie aan te spreek wat bespreek gaan word. Om vooraf `n rowwe program voor te berei, sal dit help om die vergadering op die regte spoor te hou. Alhoewel sommige van die onderwerpe op jou agenda meer tyd en ander minder benodig, sal `n program dit makliker maak vir u om hierdie probleme op te volg en u te help om die tye dienooreenkomstig aan te pas.
  • Prent titel Titel `n vergadering Stap 3
    3
    Ondersoek die onderwerpe wat bespreek sal word en die vorige vergaderings waarin hulle bespreek is. Diegene wat die vergadering bywoon, mag dalk nie bewus wees van al die kwessies wat jy beplan om te bespreek nie - sommige het dalk nie die vorige vergaderings bygewoon nie, terwyl ander moontlik al die inligting of die inligting gedeeltelik vergete het. As voorsitter van die direksie sal dit `n goeie idee wees om die geskiedenis van die bespreking tot dusver te ken. Probeer om te praat met mense wat vorige belangrike vergaderings bygewoon het om uit te vind of daar enige beduidende kwessies is sonder om te besluit dat u na u vergadering kan terugkeer. U kan ook die notule van die vorige vergaderings aan die amptelike registrateur versoek om u te help beplan.
  • Die notule van die vorige vergaderings kan `n belangrike hulpbron wees as u een voorsitter stel. Die notule gee `n opsomming van die besprekings en die besluite wat plaasgevind het. Dit sal jou help om die taak relatief vinnig en maklik te maak. U kan ook die notule van `n belangrike vorige vergadering, asook die agenda vir diegene wat u harte bywoon, versprei.
  • Prent titel Titel `n vergadering Stap 4
    4
    Berei die ruimte voor waarop die vergadering vooraf sal plaasvind. Op die dag van die vergadering wil jy seker maak dat die kamer of plek waar jy gaan ontmoet, skoon, aanpasbaar is en gereed is om die deelnemers te akkommodeer. U sal seker wil maak dat al die tegnologiese komponente van die raad (soos aanbiedings, projektors, skerms, ens.) Behoorlik werk en gereed is om gebruik te word. Die tegniese probleme kan waardevolle tyd verteer en die direksie disorganiseer.
  • As jy byvoorbeeld `n elektroniese aanbieding in PowerPont gaan gebruik, neem `n paar oomblikke om jou te vergewis van die afstandsbediening of die kontroles wat jy sal gebruik om die transparante te verander. Jy wil nie tyd mors om die kontroles te beheer wanneer belangrike onderwerpe bespreek word nie.
  • Deel 2

    Optree as die voorsitter van die direksie
    Prent titel Titel `n vergadering Stap 5
    1
    Bel die raad om te bestel. Wanneer die tyd geskeduleer is om die vergadering te begin en alle deelnemers, of ten minste die belangrikste, teenwoordig is, kry aandag uit die hulp. Stel jouself voor as voorsitter van die direksie en verduidelik jou doel. Bepaal die tydraamwerk wat aan die direksie toegeken sal word en stel almal in kennis van die tyd wat jy beplan om af te handel. Dit kan `n bietjie voor of `n bietjie later wees, maar die bekendmaking van jou tydsbeperking van die begin af sal jou help hou alles onder beheer As sommige van die deelnemers mekaar nie ken nie, neem `n paar minute om deur te blaai en die belangrike deelnemers aan te bied.
    • Hou in gedagte dat sommige maatskappye en organisasies streng en gereguleerde prosedures het om `n vergadering te begin en te voer. Byvoorbeeld, die Amerikaanse Federasie van State, County, and Municipal Employees (AFSCME), in die Verenigde State, gebruik `n stelsel bekend as Robert se Reëls van Orde. Dit sluit die raad in om te bestel deur `n hamer te slaan en baie spesifieke reëls om aan te bied en goedkeur bewegings.
  • Prent titel Titel `n vergadering Stap 6
    2
    Som die relevante punte van die vorige vergaderings op. Aan die begin van die vergaderings wat deel uitmaak van `n lang en deurlopende projek, wil u kortliks alle deelnemers inlig oor die status van die projek tot dusver met `n vinnige opsomming van die feite en die relevante besluite van die vorige vergaderings. Oorweeg dat dit kan wees dat nie alle deelnemers soveel weet as wat jy doen oor die onderwerpe wat bespreek sal word nie, sodat almal vinnig bywerk kan help om die direksie doeltreffend en doeltreffend te maak.
  • In plaas daarvan om self die vorige vergaderings op te som, kan u die amptelike skrifgeleerde of griffier die notule van die vergaderings lees om die opsomming `n formaliteit te gee.
  • U kan ook oorweeg om korrespondensie te lees of belangrike kommunikasie wat sedert die vorige vergadering plaasgevind het.
  • Hou in gedagte dat as u afskrifte van die notule en korrespondensie aan deelnemers versprei, dit normaalweg nie nodig sal wees om die materiaal hardop te lees nie.
  • Prent titel Titel `n vergadering Stap 7
    3
    Laat belangrike deelnemers toe om die status van die situasie te rapporteer. Laat diegene wat relevante inligting oor die aangeleentheid het, dan die nuwe of onlangse gebeure wat sedert die laaste vergadering plaasgevind het, aan die vergadering deel. Die gebeure wat tans hanteer kan word, kan feitlik enige soort wees, byvoorbeeld nuwe probleme waarmee die maatskappy of organisasie gekonfronteer word, personeelveranderinge, projekontwikkelings en strategieveranderinge. Raadslede sal ook wil leer oor die resultate van spesifieke aksies wat geneem is as gevolg van die besluite van die vorige direksie.
  • Prent titel Titel `n vergadering Stap 8
    4
    Bied alle onvoltooide besigheid aan. As daar probleme is wat in die laaste vergadering gesien is en wat nie opgelos is nie of besluite wat nie geneem is nie, maak `n poging om hierdie kwessies te bespreek voordat u na die nuwe probleme gaan. Hy meen dat hoe meer tyd verloop sonder om die ou probleme op te los, hoe minder sal die assistente verantwoordelikheid vir hulle wil neem. Daarom probeer hy al die hangende kwessies tydens die vergadering uitwys en oplos. Oor die algemeen word die aangeleenthede wat nog hangend is, spesifiek aangedui as "onbesliste" of "geskeduleer vir toekomstige bespreking" in die notule van die vorige vergaderings.
  • Afhangende van die kultuur en die reëls van jou werkplek, kan jou maatskappy of organisasie spesifieke prosedures hê om besluite te neem. Byvoorbeeld, diegene wat die vergadering bywoon, moet dalk `n meerderheidskonsensus bereik, of mag die taak om alle besluite te neem aan `n geselekteerde groep hooggeplaaste werknemers.
  • Hou in gedagte dat sommige dinge te groot is om tussen een vergadering en die volgende te voltooi. Daarom sal u nie in alle gevalle moet stop in die besonderhede van langtermynprojekte wat nog nie afgehandel is nie. Maar Dit is nodig om die besluite of projekte te behandel waarin onmiddellike aksie geneem moet word.


  • Prent titel Titel `n vergadering Stap 9
    5
    Praat oor nuwe besigheid. Dan praat hy oor die probleme, bekommernisse en kwessies nuut wat dit nodig is om te bespreek. Hou in gedagte dat hierdie kwessies natuurlik moet voortspruit uit die vordering of gebeure wat plaasgevind het tussen die vorige vergaderings en die huidige. Probeer om spesifieke en gedefinieerde besluite van die deelnemers te kry. Hou aan dat die meer probleme wat jy onbeslis verlaat, hoe meer jy weer moet bespreek tydens die volgende vergadering.
  • Prent titel Titel `n vergadering Stap 10
    6
    Som die gevolgtrekkings van die direksie op. As jy al die verlede en die huidige sake aangeraak het, neem `n oomblik om die gevolgtrekkings van die vergadering vir alle deelnemers op te som. Dit breek die resultate van al die besluite wat gemaak is, uiteen en beskryf, indien nodig, die spesifieke aksies wat die deelnemers na verwagting sal neem voor die volgende vergadering.
  • Hierdie stap is noodsaaklik, aangesien dit jou laaste kans sal wees om seker te maak dat almal die raad verlaat om te weet presies watter stadium die projekte in en wat van hulle verwag word.
  • Prent titel Getiteld `n vergadering Stap 11
    7
    Dit eindig die vestiging van die basis vir die volgende vergadering. Sê ten slotte vir almal wat om te verwag vir die volgende vergadering en indien hulle dit reeds beplan het, laat hulle weet wanneer en waar die vergadering sal plaasvind. Dit help om deelnemers te voel dat daar kontinuïteit is tussen een besluit of belangrike projek na die volgende, en gee hulle ook `n tydraamwerk om die take wat aan hulle toegewys is, te bevorder of te voltooi.
  • Hou in gedagte dat dit nie noodwendig U moet `n ander vergadering beplan as dit handel oor alle vorige en huidige kwessies. As daar egter genoeg onvoltooide sake is om u toekomstige bespreking te verseker, of as u verwag om te sien hoe sekere projekte ontwikkel word, is dit waarskynlik `n goeie idee om `n toekomstige vergadering te beplan.
  • Deel 3

    Bestuur die direksie effektief
    Prent titel Titel `n vergadering Stap 12
    1
    Gids die bespreking, maar moenie dit bemeester nie. Een van u verantwoordelikhede as voorsitter van die direksie is om die bespreking aktief en gefokus op die saak te hou. Jou taak Dit behels nie om u mening te gee oor elke onderwerp wat aangeraak word nie, en ook nie die bespreking in `n presiese program vas te stel nie. Wees buigsaam. Dit laat ander deelnemers vrylik praat en laat nuwe besprekingsonderwerpe ontstaan, selfs al is hulle nie op die agenda nie. U kan ontdek dat u sekere onderwerpe van gesprek moet afrond of subtiel verander om die bespreking gefokus te hou, maar voel nie dat u alle aspekte van die direksie moet beheer nie. Dit is immers `n gesamentlike proses.
    • As die vergadering vorder, hou `n oog op jou agenda. As u sien dat u agterkom, moet u sekere besprekingsonderwerpe oorskakel of dit later, in belang van tyd, skeduleer. Moenie bang wees om dit te doen as die kwessies nie
    Hulle bespreek is baie belangrik.
  • Prent titel Titel `n vergadering Stap 13
    2
    Moedig alle deelnemers aan om deel te neem. As voorsitter van die direksie is u taak om `n oop en produktiewe bespreking te verseker. As u agterkom dat sekere deelnemers wat toepaslike kennis oor die aangeleenthede het wat bespreek word, nie met die groep oopmaak nie, moedig hulle aan om te praat. Jy hoef hulle nie uit te daag om direk te praat of te noem nie, en sê iets soortgelyk aan "Ek dink mev. Smith se ervaring kan nuttig wees in hierdie saak" is `n goeie manier om minder aktiewe raadslede te kry om deel te neem.
  • Prent titel Titel `n vergadering Stap 14
    3
    Maak seker dat almal die onderwerp verstaan ​​wat bespreek word. Dit kan moeilik wees om te onthou dat nie almal wat die direksie bywoon, dieselfde ervaring en kennis het in die onderwerpe wat bespreek sal word nie. Ten einde te verseker dat alle deelnemers jou tyd oordeelkundig kan belê, wil jy dalk om die geleentheid te bied om kortliks op te som die kwessies of ingewikkelde sake wanneer hulle behandel moet word gee. Deelnemers met minder kennis sal dit waarlik waardeer.
  • Prent titel Titel `n vergadering Stap 15
    4
    Moenie moeilike of ongemaklike vrae ignoreer nie. As `n bekwame president nie alles onder beheer hou nie, kan die vergaderings verbasend onproduktief wees. Doen jou bes om seker te maak dat al die belangrike sake wat jy beplan om te bespreek, aangespreek word. Moenie die deelnemers toelaat om mekaar te blameer of vae verskonings te bied om probleme wat nie opgelos is, te verduidelik nie. Probeer om antwoorde in te samel vir antwoorde waaroor niemand wil praat nie. Terwyl dit sal nie noodwendig wees wat hulle wil hê al die deelnemers, hierdie soort van ongemaklike vrae is presies wat nodig is om te reageer op die bord so effektief as moontlik te maak.
  • Maak seker dat belangrike besluite aangeteken word. As u `n amptelike registrateur of `n notule-redakteur het, moet u hierdie taak toewys. As u die moeilike vrae gaan vra, sal u seker wil maak dat die antwoorde wat u kry, goed gedokumenteer word.
  • Prent titel Titel `n vergadering Stap 16
    5
    Kyk na die tye. Daar is `n rede waarom planke so `n slegte reputasie het. Baie dink hulle is `n groot tydverspilling. Om te voorkom dat u vergadering te lank gaan, gebruik u krag as president om besprekings te bespoedig. Moenie bang wees om sekere sake of onbelangrike gesprekke vir `n latere datum te skeduleer as die vergadering langer bly as wat jy verwag het nie. Wees voorbereid en bereid om u program vinnig aan te pas om seker te maak dat nie een van u assistente tyd mors nie.
  • Deel op sosiale netwerke:

    Verwante
    Hoe om `n promosie-reünie te organiseerHoe om `n promosie-reünie te organiseer
    Hoe om effektiewe werksvergaderings te doenHoe om effektiewe werksvergaderings te doen
    Hoe om `n daaglikse nabyheid te bestuurHoe om `n daaglikse nabyheid te bestuur
    Hoe om die notules van korporatiewe vergaderings te skryfHoe om die notules van korporatiewe vergaderings te skryf
    Hoe om te verduidelik waarom jy onttrek van jou werkHoe om te verduidelik waarom jy onttrek van jou werk
    Hoe om `n vergadering te fasiliteerHoe om `n vergadering te fasiliteer
    Hoe om `n groep te fasiliteerHoe om `n groep te fasiliteer
    Hoe om te gaan met `n persoon wat te veel praat by vergaderingsHoe om te gaan met `n persoon wat te veel praat by vergaderings
    Hoe om `n effektiewe vergadering te voerHoe om `n effektiewe vergadering te voer
    Hoe om `n onderhoud met die Werkloosheid Departement te hanteerHoe om `n onderhoud met die Werkloosheid Departement te hanteer
    » » Hoe om `n vergadering voor te sit
    © 2022 dmylogi.com