Hoe om `n vergadering voor te sit

Skryf en versprei die agenda. Die agenda van `n vergadering kan `n waardevolle hulpmiddel wees, nie net vir wie die voorsitter sal wees nie, maar ook vir diegene wat dit sal bywoon. Hou in gedagte dat agendas waardevolle inligting oor die raad bevat, soos wanneer dit sal wees, waar dit sal wees en wie sal bywoon. Belangriker nog, hulle beskryf ook al die onderwerpe wat bespreek sal word, sodat almal kan voorberei. Stuur die agenda vooraf en onthou dat hoe belangriker die vergadering is, hoe gouer moet jy dit stuur.

Ondersoek die onderwerpe wat bespreek sal word en die vorige vergaderings waarin hulle bespreek is. Diegene wat die vergadering bywoon, mag dalk nie bewus wees van al die kwessies wat jy beplan om te bespreek nie - sommige het dalk nie die vorige vergaderings bygewoon nie, terwyl ander moontlik al die inligting of die inligting gedeeltelik vergete het. As voorsitter van die direksie sal dit `n goeie idee wees om die geskiedenis van die bespreking tot dusver te ken. Probeer om te praat met mense wat vorige belangrike vergaderings bygewoon het om uit te vind of daar enige beduidende kwessies is sonder om te besluit dat u na u vergadering kan terugkeer. U kan ook die notule van die vorige vergaderings aan die amptelike registrateur versoek om u te help beplan.

Berei die ruimte voor waarop die vergadering vooraf sal plaasvind. Op die dag van die vergadering wil jy seker maak dat die kamer of plek waar jy gaan ontmoet, skoon, aanpasbaar is en gereed is om die deelnemers te akkommodeer. U sal seker wil maak dat al die tegnologiese komponente van die raad (soos aanbiedings, projektors, skerms, ens.) Behoorlik werk en gereed is om gebruik te word. Die tegniese probleme kan waardevolle tyd verteer en die direksie disorganiseer.

Som die relevante punte van die vorige vergaderings op. Aan die begin van die vergaderings wat deel uitmaak van `n lang en deurlopende projek, wil u kortliks alle deelnemers inlig oor die status van die projek tot dusver met `n vinnige opsomming van die feite en die relevante besluite van die vorige vergaderings. Oorweeg dat dit kan wees dat nie alle deelnemers soveel weet as wat jy doen oor die onderwerpe wat bespreek sal word nie, sodat almal vinnig bywerk kan help om die direksie doeltreffend en doeltreffend te maak.

Laat belangrike deelnemers toe om die status van die situasie te rapporteer. Laat diegene wat relevante inligting oor die aangeleentheid het, dan die nuwe of onlangse gebeure wat sedert die laaste vergadering plaasgevind het, aan die vergadering deel. Die gebeure wat tans hanteer kan word, kan feitlik enige soort wees, byvoorbeeld nuwe probleme waarmee die maatskappy of organisasie gekonfronteer word, personeelveranderinge, projekontwikkelings en strategieveranderinge. Raadslede sal ook wil leer oor die resultate van spesifieke aksies wat geneem is as gevolg van die besluite van die vorige direksie.

Bied alle onvoltooide besigheid aan. As daar probleme is wat in die laaste vergadering gesien is en wat nie opgelos is nie of besluite wat nie geneem is nie, maak `n poging om hierdie kwessies te bespreek voordat u na die nuwe probleme gaan. Hy meen dat hoe meer tyd verloop sonder om die ou probleme op te los, hoe minder sal die assistente verantwoordelikheid vir hulle wil neem. Daarom probeer hy al die hangende kwessies tydens die vergadering uitwys en oplos. Oor die algemeen word die aangeleenthede wat nog hangend is, spesifiek aangedui as "onbesliste" of "geskeduleer vir toekomstige bespreking" in die notule van die vorige vergaderings.

Praat oor nuwe besigheid. Dan praat hy oor die probleme, bekommernisse en kwessies nuut wat dit nodig is om te bespreek. Hou in gedagte dat hierdie kwessies natuurlik moet voortspruit uit die vordering of gebeure wat plaasgevind het tussen die vorige vergaderings en die huidige. Probeer om spesifieke en gedefinieerde besluite van die deelnemers te kry. Hou aan dat die meer probleme wat jy onbeslis verlaat, hoe meer jy weer moet bespreek tydens die volgende vergadering.

Som die gevolgtrekkings van die direksie op. As jy al die verlede en die huidige sake aangeraak het, neem `n oomblik om die gevolgtrekkings van die vergadering vir alle deelnemers op te som. Dit breek die resultate van al die besluite wat gemaak is, uiteen en beskryf, indien nodig, die spesifieke aksies wat die deelnemers na verwagting sal neem voor die volgende vergadering.

Dit eindig die vestiging van die basis vir die volgende vergadering. Sê ten slotte vir almal wat om te verwag vir die volgende vergadering en indien hulle dit reeds beplan het, laat hulle weet wanneer en waar die vergadering sal plaasvind. Dit help om deelnemers te voel dat daar kontinuïteit is tussen een besluit of belangrike projek na die volgende, en gee hulle ook `n tydraamwerk om die take wat aan hulle toegewys is, te bevorder of te voltooi.

Moedig alle deelnemers aan om deel te neem. As voorsitter van die direksie is u taak om `n oop en produktiewe bespreking te verseker. As u agterkom dat sekere deelnemers wat toepaslike kennis oor die aangeleenthede het wat bespreek word, nie met die groep oopmaak nie, moedig hulle aan om te praat. Jy hoef hulle nie uit te daag om direk te praat of te noem nie, en sê iets soortgelyk aan "Ek dink mev. Smith se ervaring kan nuttig wees in hierdie saak" is `n goeie manier om minder aktiewe raadslede te kry om deel te neem.

Maak seker dat almal die onderwerp verstaan ​​wat bespreek word. Dit kan moeilik wees om te onthou dat nie almal wat die direksie bywoon, dieselfde ervaring en kennis het in die onderwerpe wat bespreek sal word nie. Ten einde te verseker dat alle deelnemers jou tyd oordeelkundig kan belê, wil jy dalk om die geleentheid te bied om kortliks op te som die kwessies of ingewikkelde sake wanneer hulle behandel moet word gee. Deelnemers met minder kennis sal dit waarlik waardeer.

Moenie moeilike of ongemaklike vrae ignoreer nie. As `n bekwame president nie alles onder beheer hou nie, kan die vergaderings verbasend onproduktief wees. Doen jou bes om seker te maak dat al die belangrike sake wat jy beplan om te bespreek, aangespreek word. Moenie die deelnemers toelaat om mekaar te blameer of vae verskonings te bied om probleme wat nie opgelos is, te verduidelik nie. Probeer om antwoorde in te samel vir antwoorde waaroor niemand wil praat nie. Terwyl dit sal nie noodwendig wees wat hulle wil hê al die deelnemers, hierdie soort van ongemaklike vrae is presies wat nodig is om te reageer op die bord so effektief as moontlik te maak.