Hoe om `n vergadering te fasiliteer

Enigeen wat `n vergadering vir `n besigheid of as `n adviseur vir iemand anders se besigheid wil organiseer, moet die nodige stappe verstaan om die vergadering te fasiliteer. Uitnodiging aan diegene wat sal bywoon, wat voorsiening maak wat almal nodig het om die beste uit die vergadering te kry en dit te laat vloei, is verantwoordelikhede van die een wat die vergadering sal fasiliteer. `N Persoon met vaardigheid sal ook werk om al die gaste geïnteresseerd te hou, persoonlikhede en politiek uit die onderwerp te hou terwyl hulle op die huidige kwessie fokus. Hierdie artikel sal verduidelik hoe om `n vergadering te fasiliteer om groot sukses te behaal.

conținut

Stappe
Metode 1skep die agenda
Metode 2stuur die vergadering uitnodigings
Metode 3akkommodeer die ontmoetingsplek
Metode 4verskaf die nodige gereedskap vir u ontmoeting
Metode 5berei `n vorm van evaluering of opname op
Metode 6stuur aanmanings oor die vergadering
Metode 7die vergadering begin betyds
Metode 8hou die vergadering oor die onderwerp
Metode 9beantwoord al die antwoorde wat jy kan

stappe

Metode 1
Skep die agenda

Beeld getiteld Fasiliteer `n vergadering Stap 1

Stel die begintyd en eindtyd saam met die tydperke vir elke item as `n vergunning vir diegene wat na die vergadering gaan.

Beeld getiteld Fasiliteer `n vergadering Stap 2

Vra die mense binne jou organisasie, of die persoon wat `n vergadering versoek het, vir die onderwerpe wat by die vergadering ingesluit moet word, insluitend `n kort beskrywing van die onderwerp.

Metode 2
Stuur die vergadering uitnodigings

Beeld getiteld Fasiliteer `n vergadering Stap 3

E-pos is die maklikste manier om mense uit te nooi, veral as almal dieselfde kalenderprogrammatuur gebruik.

Beeld getiteld Fasiliteer `n vergadering Stap 4

Sluit die besprekingsdatum in. Dit sal jou toelaat om die toepaslike hoeveelheid materiaal vir alle deelnemers te hê sonder om die dag van die vergadering te gebruik om ekstra materiaal te versamel.

Metode 3
Akkommodeer die ontmoetingsplek

Beeld getiteld Fasiliteer `n vergadering Stap 5

Die plan van die plek moet jou help om die vergadering te laat vloei soos jy dit nodig het. As jou vergadering is in `n plek gehuur as `n hotelkamer of ander plek wat gewoonlik in vergaderings, moet die personeel van die plek weet opsies op die blad te akkommodeer.

Soos vir `n leesstoele in `n ry. Dit stel die spreker as die hooffokus en werk goed saam wanneer die hoof doel is om inligting te verskaf.
As `n teater - `n tafel voor die kamer. Dit maak voorsiening vir `n paneel van sprekers of kenners voor die gaste wat in rye sit.
As `n klaskamer - tafels voor die rye stoele sodat gaste aantekeninge kan maak terwyl die spreker steeds die fokus van die vergadering is.
Kies ronde tafels as jy wil hê dat die deelnemers as spanne moet werk of as jy die uitruil tussen groepe deelnemers wil aanmoedig.
U-vormig - vir vergaderings waar u deelnemers wil hê om mekaar te sien en te kommunikeer wanneer dit nodig is.
Plaas die stoele in `n kring met die spreker in die middel by vergaderings wat oop is en waar hulle moet deelneem.

Metode 4
Verskaf die nodige gereedskap vir u ontmoeting

Beeld getiteld Fasiliteer `n vergadering Stap 6

`N Goed voorbereide fasiliteerder voorsien al die penne, notaboeke, boeke, handleidings en enige ander gereedskap wat hulle nodig het vir die vergadering.

Beeld getiteld Fasiliteer `n vergadering Stap 7

Skep `n plek vir vrae, of voor `n bord waar gaste hul vrae kan skryf, of op `n bepaalde plek in die kamer waar gaste hul vrae na die tyd kan plaas. Dit sal die vergadering beter laat vloei, sodat die deelnemers hul vrae op spesifieke tye van die vergadering kan oplos.

Beeld getiteld Fasiliteer `n vergadering Stap 8

Voorsien deelnemers drankies en versnaperinge (vir langer vergaderings) of waterkanne of bottels water en lekkers by elke tafel (vir kort vergaderings).

Metode 5
Berei `n vorm van evaluering of opname op

Prent getiteld Fasiliteer `n vergadering Stap 9

U kan ook `n opname by u vergadering lewer of aan die deelnemers vertel dat u een of twee dae na die vergadering per e-pos `n opname per pos sal stuur.

Beeld getiteld Fasiliteer `n vergadering Stap 10

Die opnames of vorms van evaluering sal jou terugvoer gee om te sien hoe jou vergadering ontvang is.

Metode 6
Stuur aanmanings oor die vergadering

Beeld getiteld Fasiliteer `n vergadering Stap 11

Hierdie moet een of twee dae voor die besprekingsdatum verstrek word.

Beeld getiteld Fasiliteer `n vergadering Stap 12

Vra dat enigeen wat planne verander, u `n epos stuur wat dit spesifiseer.

Metode 7
Die vergadering begin betyds

Beeld getiteld Fasiliteer `n vergadering Stap 13

Enigeen wat laat kom, kan hulself inhaal - dit is onbeskof vir diegene wat vroeg aangekom het om te wag vir diegene wat laat aangekom het.

Beeld getiteld Fasiliteer `n vergadering Stap 14

Maak aan die begin van die vergadering kennisgewings oor inligting oor pouses en etes, die ligging van toilette, en `n verduideliking van hoe om vrae te vra.