Hoe om `n agenda te skep

`N Agenda is `n gedetailleerde tabel van onderwerpe wat in `n vergadering gedek sal word. Die agenda van die vergadering is `n integrale deel van sy beplanning en administrasie, aangesien dit sy doel definieer, besonderhede van die punte van bespreking, die aanbieders aanwys en die hoeveelheid tyd wat vir elke onderwerp toegelaat word, spesifiseer. As jy `n vergadering moet beplan, moet jy weet hoe om inligting vir die agenda in te samel en dit te kombineer. Skep `n agenda deur hierdie stappe te volg.

conținut

Stappe
Skep jou eie agenda
Wenke
Waarskuwings

stappe

Skep jou eie agenda

Stel al die mense wat betrokke sal wees by die vergadering in kennis.

U kan `n e-pos stuur of `n memorandum by die kantoor aflewer. Maak seker dat dit op papier is.
Sluit die datum, tyd, plek en doel van die vergadering in.
Vra vir bevestiging van hulp. Dit moet duidelik wees dat diegene wat die uitnodiging aanvaar, verwag word om die vergadering by te woon.

Vra deelnemers om u versoeke vir spesifieke punte vir die agenda te stuur tot `n sekere datum en tyd.

Laat hulle die agenda spesifiseer sodat jy dit reg kan plaas. Vra hulle om jou nie net die agendapunt te gee nie, maar ook `n klein beskrywing van wat hulle beplan om te dek.

Verifieer die hoeveelheid tyd wat jy nodig het om elke agenda-item aan te bied.

Skep `n agenda wat al die besonderhede van elke punt wat jy ontvang het, opgesom het.

Maak `n tabel van 3 kolomme met die titels: "Agenda item", "Aanbieder" en "Tyd".

Maak `n lys van die agendapunte volgens die datum van ontvangs, dringendheid of relevansie.

Skryf `n kort beskrywing van elke agendapunt volgens die bydrae van elke aanbieder.

Sluit `n titel in met die besonderhede van die vergadering, soos datum, tyd, doel, plek en duur.

Stuur die voorgestelde agenda aan die aanbieders op elke punt om te verifieer dat hulle gemaklik is met die besonderhede van hul ligging en die hoeveelheid beskikbare tyd.

Maak enige veranderinge of aanpassings indien nodig.

Versprei die finale agenda vir alle deelnemers. Gee hulle genoeg tyd voor die vergadering om op die agenda te besin en na te dink sodat hulle kan bydra tot die bespreking. Om hulle 2 dae vantevore in te lig, is `n redelike tyd.

wenke

As die vergadering wat u beplan, `n spesifieke doel het en u `n besprekingspunt ontvang wat nie die omvang van die vergadering pas nie, vra die persoon wat die versoek gestuur het om `n e-pos na die kantoor of `n memo te stuur om die probleem aan te spreek. Vertel hom ook om die versoek vir die volgende relevante vergadering te stuur.

waarskuwings

U moet elke aanbieder `n omsigtige tyd gee om oor elke item op die agenda te praat. Vestig realistiese aanbiedings tye en probeer om nie veel inligting in `n enkele vergadering te versamel nie. Onthou dat die deelnemers vrae kan hê of bydraes aan een of meer punte van die vergadering wil aanbied.

Deel op sosiale netwerke:

Verwante