Hoe om die notules van korporatiewe vergaderings te skryf

Of u as sekretaris optree in `n direksie of `n klein onderneming bestuur, moet u dalk kennis neem van die notules van korporatiewe vergaderings. Dit is `n baie belangrike taak, aangesien dit `n wettige vereiste is (veral in nie-winsgewende organisasies) en ook die notules maak deel uit van die amptelike rekords van die maatskappy en weerspieël die geskiedenis daarvan. Dit kan maklik geskryf word na `n paar eenvoudige stappe en respekteer `n spesifieke formaat en protokol.

stappe

2

Berei `n gids vir elke raadslid insluitend aanhaling, die notule van die vorige vergadering, die lys van raadslede met jou kontakbesonderhede en dokumente soos begroting verslae en besluite. As daar vertroulike inligting is, gee dit wanneer die onderwerp behandel word en wanneer die werknemers (in sekere gevalle) en besoeke die kamer verlaat het.

3

Maak seker dat jy die materiaal op die hand het om die inligting op te neem waarmee jy die beste op sy gemak voel: `n notaboek, `n gids of gids, `n skootrekenaar of `n bandopnemer.

4

Op die dag van die vergadering, maak seker dat alle deelnemers het wat notas moet neem, hul referate (indien nodig) en verversings.

2

Teken die doel van die vergadering aan, byvoorbeeld: kwartaallikse vergadering van die direksie of jaarlikse verkiesing van raadslede.

3

Lys die volgende inligting:

4

Let op die hulp wat nodig is om `n kworum te hê en indien daar een is.

5

Teken die stemming aan oor die aanvaarding, hersiening of verwerping van die notule van die vorige vergadering.

6

Teken die hersienings aan op die vorige minute.

7

Stel die optrede uit ooreenkomste van vorige vergaderings voor en teken die bespreking, stem of uitslag aan.

8

Neem kennis van ander stemme, soos die verkiesing van direkteure en die aantal stemme ten gunste en teen en onthoudings. Behalwe in die geval van onthoudings, is dit nie nodig om die name van die persone aan te teken of hoe hulle gestem het nie. Skryf die rede vir die onthouding en indien die persoon tydens die stemming die vergadering verlaat het.

9

Lys die onderwerpe op die agenda en laat ruimte om annotasies op te teken.

10

Let op na die bespreking van agenda-items en wie het gesê wat.

11

Lys die aksies wat gevolg moet word wat bespreek is en die name van die mense wat verantwoordelik is vir die uitvoering daarvan voor die volgende vergadering.

12

Teken enige ander besprekingsonderwerp aan wat nie op die agenda is nie, wie dit voorgestel het en die resultaat.

13

Teken die uitslag van `n resolusie op wat voorgelê is vir hersiening, bywerk of dit is in stemming gebring. Die formele besluit self sal `n aparte dokument vorm.

14

Skryf die datum en tyd van die volgende vergadering neer.

15

Noteer dat die vergadering met meerderheid of eenparige besluit afgehandel is en let op die eindtyd.

2

Onderstreep in vetdruk enige stemming, aksies om te volg en / of besluite van die vergadering.

3

Versprei die notules vinnig onder alle deelnemers vir hersiening en terugvoer. Indien geen hersiening voorgestel word nie, formaliseer die notule, druk dit en lê dit in `n gids of gids van die maatskappy. Versprei die finale notules tussen die deelnemers en ook diegene wat afwesig was.