Hoe om `n vergadering te doen deur toepaslike parlementêre prosedures te gebruik

Dit is baie waarskynlik dat op `n sekere punt in jou lewe wat jy sal vind jouself ry of neem deel in `n formele vergadering. Afhangende van die graad van professionalisme en plegtigheid van die raad, moet jy `n manier om orde onder die deelnemers aan chaos heers voorkom op die gebeure te skep: daar is `n baie dun lyn tussen beleefdheid wanorde waarin al skree hul menings. Gelukkig is daar `n protokol of prosedure vir sy vermoë om `n positiewe atmosfeer te handhaaf en aan te moedig dialoog is parlamentario- genoem in hierdie artikel te leer hoe om dit te implementeer vir jou vergaderings.

conținut

Stappe
Wenke
Waarskuwings
Dinge wat jy nodig het

stappe

Prent getiteld Doen `n vergadering met behulp van behoorlike parlementêre prosedure Stap 1

Kry of skep u eie handleiding van gedragsprotokolle wat tydens die parlementêre prosedure gevolg moet word. Byna enige institusionele liggaam het sy eie gedragsriglyne, maar baie is afgelei van die publikasie in Engels Robert se Bestellingsreëls, wat jy aanlyn kan koop as jy belangstel.

Prent getiteld Doen `n vergadering met behulp van behoorlike parlementêre prosedure Stap 2

Skep `n bestelling van die dag. As daar `n lys van doelwitte wat bereik moet word tydens die vergadering sal dit baie maklik om jou vermoë om toesig te hou en word onbeheerbare verloor. `N bevel van die dag kan jouself verdedig teen hierdie risiko: Maak seker al die onderwerpe het `n skedule akkuraat binne enkele ure van die vergadering, die verlaat van ten minste tyd om die notule te lees, te kommunikeer die verslae van die raad, sake geëindig , kwessies in proses, en nuwe aankondigings. Afhangende van die persoonlike binne die organisasie wat verantwoordelik is vir die opstel van die punte vir `n agenda berus by die president, die sekretaris of die vise-president.

Prent getiteld Doen `n vergadering met behulp van behoorlike parlementêre prosedure Stap 3

Ontwerp `n "minute" dokument. Die notule bevat `n kort, maar effektiewe uiteensetting van die punte wat tydens die vorige vergadering bespreek is. Dit is baie belangrik, want dit is redelik algemeen dat deelnemers vergeet die temas van die vorige sessie en verpligtinge oor wat was aangespreek moet word in hierdie (menslike geheue is ver van volmaak). Die sekretaresse is gewoonlik in beheer van die punte tydens elke vergadering om die notule in die volgende sessie aan te bied, hoewel dit ook mag verskil.

Prent getiteld Doen `n vergadering met behulp van behoorlike parlementêre prosedure Stap 4

Stel `n lid van die liggaamsvergadering aan as moderator van die sessies (indien hierdie funksie nie aan die president val nie). Die moderator moet `n deeglike kennis van die parlementêre proses te hê, so maak seker dit kom met `n afskrif van jou handleiding. Daar sal tye in `n paar sessies waar twyfel of meningsverskille oor die prosedure wat gevolg moet word vir die behandeling van `n bepaalde saak ontstaan, en indien die voorsittende die vergadering `n onmiddellike en effektiewe oplossing nie kan gee, moet die moderator in te gryp om te verseker dat die protokol is gerespekteer.

Prent getiteld Doen `n vergadering met behulp van behoorlike parlementêre prosedure Stap 5

Maak seker dat alle vergaderinggangers die parlementêre prosedure ken. As `n paar lede van die organisasie wat gereeld vergaderings by te woon of dalk `n stem nie verstaan hoe die proses werk werp, sal probleme-en in dieselfde respek as jy moeilikheid hou beheer van die direksie te hê.

wenke

As jou organisasie `n regeringsinstelling is of `n baie groot industriële korporasie verteenwoordig, kan jy `n institusionele grondwet en liggaam van status skryf. Hierdie dokumente sal dien as die "huisreëls", en kan nie maklik verander of ongehoorsaam wees nie.
Skeduleer `n kursus of vergadering buite die bestek van sake om alle lede van die groep op parlementêre prosedure te onderrig. Op hierdie manier kan jy seker maak dat almal met dieselfde inligting by die vergaderings aankom.
Enige verandering aan die institusionele beleid moet voorgelê word aan die stem van alle lede van die groep wat die reg het om dit uit te reik.

waarskuwings

Mense sal dikwels hul meningsverskil uitspreek, nie altyd op `n beskaafde manier nie. Dit is die verantwoordelikheid van die moderator en die direkteur wat die vergadering voorsit om te verhoed dat `n vergadering `n stryd word. As jy een van daardie posisies is, moet jy stewig optree en seker maak dat die gevegte nie binne jou instelling ontoelaatbaar is nie.