Hoe om `n effektiewe vergadering te voer

Produktiewe, waardevolle en genotvolle vergaderings vereis `n doel, oop dialoog en `n sterk leier. Hier bied ons jou aan hoe om jou vergaderings belangrik te maak.

conținut

Stappe
Wenke
Waarskuwings
Dinge wat jy nodig het

stappe

Hardloop-`n-Doeltreffende-Vergadering-stap-1.jpg" klas ="beeld ligkas">

Prent getiteld Doen `n effektiewe vergadering Stap 1

Maak elke vergadering saak, of doen geen vergaderings nie. Besluit of `n vergadering nodig is en net die nodige mense uitnooi. Groot bedrae waardevolle tyd is net verlore omdat administrateurs dink dat aangesig tot aangesig self belangrik is of omdat hulle gewoond geraak het aan `n bepaalde roetine. E-posse is gewoonlik belangrik om jou span `n opdatering of statusverslag te gee. Maar as jy onmiddellik terugvoer van al die deelnemers nodig het, sal `n e-pos nie so effektief wees as `n gesig-tot-aangesig-vergadering nie.

Hardloop-`n-Doeltreffende-Vergadering-stap-2.jpg" klas ="beeld ligkas">

Prent getiteld Doen `n effektiewe vergadering Stap 2

Definieer die doelwitte en versprei die agenda van voor af. Skep `n struktuur vir jou raad. Om die ideale resultaat te vestig, inspireer gewoonlik die deelnemers en maak die vergaderings meer produktief. Op die ou end, wat hy daarop wys, is `n kenmerk wat almal saam moet hê: `n doel. Voordat die vergadering begin, maak seker dat almal die doelwitte verstaan deur `n agenda te maak.

Hardloop-`n-Doeltreffende-Vergadering-stap-3.jpg" klas ="beeld ligkas">

Prent getiteld Doen `n effektiewe vergadering Stap 3

Wees die eienaar van u vergadering, neem beheer en hou die raad aan die beweeg. Goeie vergaderings is die produk van goeie leierskap. Wees in beheer en maak dit duidelik dat u van voorneme is om die gesprek betyds, bruikbaar en relevant te hou. Wys jou kollegas dat jy hul tyd respekteer deur seker te maak daar is `n horlosie vir almal sigbaar. Bly op die onderwerp is die sleutel tot die handhawing van `n skedule. As die gesprek uit die baan kom, fokus die groep op iets soos: `Interessant, maar ek dink nie ons vorder met ons doelwitte daarmee nie.

Hardloop-`n-Doeltreffende-Vergadering-stap-4.jpg" klas ="beeld ligkas">

Prent getiteld Doen `n effektiewe vergadering Stap 4

Kry die konstruktiewe inligting wat jy van almal hier benodig. Aangesien die punt van `n vergadering `n tweerigtingkommunikasie is, is dit noodsaaklik om eerlike inligting van almal te kry. Dit is die verantwoordelikheid van die leier van die vergadering om almal te laat hoor. Om `n konsensus te skep of `n groepsbesluit te bereik, vermy die oordeel van u mening. Dit is maklik vir `n leier om `n argument te onderdruk as almal aanvaar dat die gevolgtrekking reeds bepaal is. Vermy die versoeking om idees onmiddellik te ontslaan - selfs wanneer dit verskriklik is.

Hardloop-`n-Doeltreffende-Vergadering-stap-5.jpg" klas ="beeld ligkas">

Prent getiteld Doen `n effektiewe vergadering Stap 5

Naby `n aksieplan, probeer om seker te maak dat almal verlaat om te weet wat die volgende stap is. Die vergadering eindig ook deur almal te vra of hulle dink die vergadering was nuttig en indien nie, kan dit die volgende keer beter gedoen word. Opvolg op jou eie, ontleed wat gedoen kan word om jou tegnieke vir `n effektiewe vergadering te verbeter.

Hardloop-`n-Doeltreffende-Vergadering-stap-6.jpg" klas ="beeld ligkas">

Prent getiteld Doen `n effektiewe vergadering Stap 6

Bly op die hoogte van die vordering van die dinge wat op die direksie besluit is. Hou ook die groep op hoogte van die ontwikkeling. Dit sal u help om die volgende vergadering doeltreffend te organiseer.

Hardloop-`n-Doeltreffende-Vergadering-stap-7.jpg" klas ="beeld ligkas">

Prent getiteld Doen `n effektiewe vergadering Stap 7

Maak seker dat jou vergadering nie in isolasie gebeur het nie, deur te laat die regte mense weet wat besluit is en wat sal volgende gebeur. Dit is maklik om die vergaderkamer te verlaat, terug te keer na u lessenaar en onmiddellik te vergeet van elke verandering, besluit en nuwe idee wat u groep ingestem het. Maak seker dat jy `n stelsel het om by te hou wat besluit is en die opdragte wat almal ingestem het om te neem, sodat jy kan opvolg en dinge beweeg, selfs al stuur jy nie volle minute oor die vergadering nie.

wenke

Berei jou vergadering voor, wat gewoonlik deur baie vergete word.
Laat alle deelnemers terugvoer gee sonder om skaam of beledig te voel.
`N Uitstekende instrument om `n effektiewe vergadering te hê, is om OARR: Doelstellings, Agenda, Rolle en Verantwoordelikhede te gebruik. Eerstens moet jou direksie `n doel hê. As jy net `n vergadering het om inligting te deel, moenie mense laat mors met `n vergadering nie. Stuur vir hulle `n insiggewende e-pos. Die doel moet `n aktiewe komponent wees en, indien moontlik, `n produk wat getoon moet word: `bepaal die kwartaallikse doelwitte vir die span`. Die agenda is `n lys van onderwerpe wat jou sal help om daardie doel te bereik, met `n tydsbeperking om hulle in die korrekte toon te hou. Byvoorbeeld, `1. Beoordeel die status van die vorige kwartaaldoelwitte (15 minute), 2. Rondetafel om doelwitte voor te stel (20 minute), 3. Kies die beste 5 doelwitte (10 minute), ens. Vir Rolle en Verantwoordelikhede, bepaal wie die vergadering sal lei, wie sal aantekeninge neem, wat die aksies of take wat uit die vergadering voortspruit, moet toewys.
Maak seker dat jy die vergadering betyds begin en eindig.

waarskuwings

Leiers moet nie net weet hoe om die direksie bymekaar te kry nie, maar wanneer NIE een bel nie.
Sewe redes waarom `n vergadering gekanselleer of herschikt moet word:

`N Sleutellid kan nie bereik nie. Die herprogrammering van die raad is hoofpyn, maar dit is erger om almal te versamel en nie die beplande werk uit te voer nie. As u die inligting van `n sleutellid nodig het, herprogrammeer die direksie.
As die agenda nie vooraf versprei is nie. Mense het tyd nodig om voor te berei vir die vergadering, voorstelle en veranderings op die agenda te maak en `n idee te hê van hoeveel tyd daaraan toegewys sal word. Hulle moet die agenda ten minste drie dae voor ontvang.
Die doel van die vergadering is onduidelik. Wanneer `n vergadering eenvoudig insiggewend is, voel deelnemers dit is onregverdig dat hulle hul tyd mors. Maak duidelik wat jy moet bereik, hoekom, hoe en wanneer.
Die werk kan vinniger of beter in `n ander formaat wees (byvoorbeeld per e-pos of per telefoon). Moenie `n vergadering maak nie, tensy dit die enigste manier is om die werk te doen.
Die leesmateriaal is nie vooraf uitgedeel nie. Die lees van die materiaal moet gedoen word in die tyd van elke persoon, nie in die groeptyd nie.
Die enigste spasie wat beskikbaar is vir die vergadering, voldoen nie aan die tegnologiese behoeftes van die groep nie. As die materiaal nie oortuigend of op die beste manier aangebied kan word nie, wag totdat dit moontlik is.
`N Gebeurtenis of onlangse ontdekking het die direksie se doelwit as iets gemis.

Leiers moet nie net weet hoe om `n goeie vergadering te doen nie, hulle moet ook weet wanneer hulle nie een moet hou nie.

Dinge wat jy nodig het

Updates. As die vloei van inligting een manier is, stuur `n e-pos of vra vir `n verslag.
Agenda en doelwitte.
`N Persoon in beheer van die tyd - verseker dat die vergadering begin en eindig op tyd, herinner die fasiliteerder wanneer die agendapunte gaan oor die tyd wat hulle toegelaat word.
Persoon wat aantekeninge neem - let op wat gesê word en versprei minute wanneer nodig.
Aanwyser - skryf idees op die bord tydens dinkskrums, maak seker dat alle idees op die eerste gesig geteiken, gesond of nie belowend is nie.

Deel op sosiale netwerke:

Verwante