dmylogi.com

Hoe om `n konferensie te koördineer

Om `n konferensie suksesvol te lei, gee jou die geleentheid om jou vermoë te demonstreer om ander mense te organiseer en te lei. Hier is `n paar wenke om seker te maak dat die konferensie suksesvol is en terselfdertyd die beste beeld van jouself gee.

stappe

Prent titel Titel `n konferensie oproep Stap 1
1
Program en plan. Hou die aktiwiteite van ander in ag wanneer u die skedule besluit. As ander deelnemers op verskillende gebiede, op ander kwessies of in verskillende tydsones is, moet jy seker maak dat hulle nie hul planne inmeng nie. Vermy middagete breek, vroeë oggend konferensies en diegene wat `n assistent nodig het om te werk na hul gereelde skedule.
  • Prent getiteld Stoel `n konferensie oproep Stap 2
    2
    Stuur `n uitnodiging om deel te neem. Sodra u op die skedule besluit het, stuur dit. Hierdie uitnodiging moet alles insluit wat deelnemers en deelnemers nodig het om die konferensie te betree (soos die nommer wat hulle moet bel en die wagwoord) en `n agenda met die onderwerpe wat bespreek moet word, insluitend `n lys van verantwoordelikhede. Hierdie program moet al die vrae of twyfel dek wat u dink die ander lede mag hê. Aan die begin konsentreer op die positiewe aspekte, bespreek dan die uitdagings en bied oplossings of idees om enige struikelblok te oorkom.
  • Vermy die gebruik van `n konferensie brug van `n kliënt of `n bestuurder. As u dit doen, kan vroeë registrasie `n ander oproep onderbreek of koste aan u eie kliënt kos.
  • Enige taak wat u aan `n ander persoon toewys, moet bespreek word voordat u die skedule stuur. Die laaste ding wat jy wil, is om `n kliënt of bestuurder te vertel dat iemand anders iets vir hom sal hê as jy nog nie vir daardie persoon gevra het nie.
  • Prent titel Titel `n konferensie oproep Stap 3
    3
    Maak `n lys van deelnemers, insluitend waar hulle vandaan kom en algemene persoonlike inligting wat jy oor hulle het. Jy kan hierdie lys gebruik om te klets terwyl jy wag vir ander deelnemers om by die konferensie aan te sluit.
  • Prent getiteld Stoel `n konferensie oproep Stap 4
    4
    Stuur `n e-pos wat as herinnering dien op die dag van die konferensie, indien dit na middagete gedoen word, of die dag daarvoor as dit môre geskeduleer is. Dit sal verseker dat almal betyds opdaag. U kan ook hierdie geleentheid gebruik om enige verslag of dokument wat tydens die konferensie benodig word, te stuur. As iemand anders hierdie materiaal geskep het, onthou om dit te erken en krediet te gee (of vermy dit later te blameer) deur aan die e-pos te koppel, skryf jy die boodskap wat na jou gekom het en die dokumente bevat, of deur te sê: "Ek het die Juan se verslag, waaroor hy tydens die konferensie sal praat. " Dit is jou verantwoordelikheid om as leier te verseker dat almal op dieselfde bladsy is en dat almal hul verantwoordelikhede voor die konferensie nagekom het.
  • Prent getiteld Stoel `n konferensie oproep Stap 5
    5
    Ondersoek al die inligting wat jy gaan aanbied.
  • Prent getiteld Stoel `n konferensie oproep Stap 6
    6
    Die konferensie begin. Wees stiptelik. Voer die konferensie tien minute vroeër in indien moontlik. Sommige gereedskap laat jou nie toe tot die geskeduleerde tyd en ander sal nie enige kommunikasie toelaat totdat `n leier met `n spesiale wagwoord verbind word nie. Maak seker dat u die brug vooraf toets, indien u nie vertroud is met die gereedskap wat u sal gebruik nie.
  • Prent titel Titel `n konferensie oproep Stap 7


    7
    Oor die algemeen sal ten minste een persoon vertraag word, dus moet notas handig wees om `n triviale gesprek te begin en `n lang stilte aan die begin van die oproep te vermy. Verifieer dat alle deelnemers bekendgestel word (met hul naam, titel en rol in die konferensie) aan enigiemand wat hulle nie ken nie, veral jou kliënte. Die konferensie begin tussen drie en vyf minute na die geskeduleerde aanvangstyd wanneer moontlik, selfs al is alle deelnemers nie teenwoordig nie.
  • Prent getiteld Stoel `n konferensie oproep Stap 8
    8
    Volg jou program: jy het tyd geneem om dit saam te voeg, so volg dit. Maak seker dat jy tyd hou, aangesien deelnemers nie na die verwagte eindtyd by die konferensie kan bly nie. Moenie vergeet van die tyd wat die aanbieders nodig het nie. Dit is jou taak om seker te maak alles is onder beheer.
  • Prent titel Titel `n konferensie oproep Stap 9
    9
    Konsentreer en let op. Vermy, indien moontlik, die mute-knoppie terwyl ander praat. Mense in die kantoor is minder geneig om jou te onderbreek wanneer jy by die konferensie is as jy blykbaar toegewyd is. Dit is jou kans om te wys hoeveel jy weet oor die onderwerp wat jy bespreek. Moenie oorpromiseer nie en voel vry om te sê dat jy later sal terugkom met antwoorde op byvoorbeeld vrae wat jy nie verwag het nie.
  • Prent getiteld Stoel `n konferensie oproep Stap 10
    10
    Aan die einde van die konferensie raadpleeg of iemand vrae het en seker maak dat almal beantwoord word of na die konferensie beantwoord sal word. Indien `n volgende vergadering benodig word, skeduleer dit voordat iemand verlaat. Dankie almal vir hul tyd en wens hulle `n goeie dag of week (of `n goeie naweek).
  • Prent getiteld Stoel `n konferensie oproep Stap 11
    11
    Maak onmiddellik na die konferensie `n opsomming en stuur dit aan alle deelnemers. Hierdie opsomming dien vir twee doeleindes: 1) dit het `n lys van verantwoordelikhede en verseker dat almal dit verstaan ​​en 2) die gesprek skriftelik dokumenteer as daar teenstrydighede uiteindelik ontstaan. U kan later ontdek dat meer as een keer `n goeie opsomming u kan red. Onthou om te vra vir regstellings of aanpassings wat gemaak mag word, indien nodig.
  • Prent titel Getiteld `n konferensie oproep Stap 12
    12
    Na die konferensie, volg op! Maak seker jy gaan die manier waarop jy ooreengekom het en beantwoord enige vraag binne `n redelike hoeveelheid tyd. Indien enige sperdatum ooreengekom word, respekteer dit. As ander departemente of werknemers `n werk belowe het, maak seker dat hulle dit nakom en dit aflewer.
  • wenke

    • Hier is `n kontrolelys wat alles dek wat jy nodig het om jou konferensie suksesvol te maak:
    • Program `n goeie skedule vir almal, met inagneming van die verskillende tydsones van internasionale deelnemers.
    • Hou `n agenda byderhand.
    • Maak `n uitnodiging om deel te neem.
    • Stuur `n e-pos met verslae of dokumente wat jy benodig.
    • Berei triviale gesprekonderwerpe voor vir die eerste paar minute van die oproep.
    • Plaas titels, verantwoordelikhede en name van almal wat ingestel moet word.
    • Maak `n opsomming van die konferensie.
    • In die konferensie sit die deelnemers gewoonlik "agter in die klas". Dit is baie moeilik om hulle te laat deelneem. Wees proaktief en vra vrae van spesifieke mense. Raadpleeg, in plaas van navraag te doen of iemand vrae het, aan `n spesifieke deelnemer en relevant met betrekking tot die onderwerp wat bespreek word. Byvoorbeeld, "Roberto, het u al die inligting wat u nodig het om die teks te skryf?".
    • Moenie vergeet nie:
    • Kyk na die klok
    • Neem kennis
    • Opvolg

    waarskuwings

    • Hierdie artikel is nie getiteld "Hoe om `n suksesvolle konferensie te voer as jy nie weet waaroor jy moet praat nie" of "Hoe om sensitiewe onderwerpe in `n konferensie te bespreek".
    • Jy sal waarskynlik die deelnemers wil herinner dat hulle die stom knoppie kan gebruik, maar ook dat hulle nie die oproep in die hande moet hou nie, aangesien dit musiek of advertensies kan voorstel wat die ander lede van die konferensie aflei.
    Deel op sosiale netwerke:

    Verwante
    Hoe om oproepe na 3 op Skype te maakHoe om oproepe na 3 op Skype te maak
    Hoe om `n konferensie oproep op `n iPhone te maakHoe om `n konferensie oproep op `n iPhone te maak
    Hoe om videokonferensies te maakHoe om videokonferensies te maak
    Hoe om `n opleidingsplan te ontwikkelHoe om `n opleidingsplan te ontwikkel
    Hoe om `n werkswinkel te bestuurHoe om `n werkswinkel te bestuur
    Hoe om kontakte in `n konferensie te vestigHoe om kontakte in `n konferensie te vestig
    Hoe om `n vergadering te fasiliteerHoe om `n vergadering te fasiliteer
    Hoe om vrae te vra by `n perskonferensieHoe om vrae te vra by `n perskonferensie
    Hoe om `n oproep met drie mense op `n slag te maakHoe om `n oproep met drie mense op `n slag te maak
    Hoe om `n konferensie oproep te maakHoe om `n konferensie oproep te maak
    » » Hoe om `n konferensie te koördineer
    © 2024 dmylogi.com