Hoe om `n agenda vir `n vergadering te skryf

`N Goed georganiseerde vergadering het `n goed geskrewe agenda nodig. Moenie toelaat dat jou vergadering die ondoeltreffende en oormatige lang poging word wat baie vergaderings blyk te eindig nie. Deur aan `n gedetailleerde, maar buigsame skedule te voldoen, kan u `n vereenvoudigde en gefokusde vergadering hou. Maak seker dat u al die gevestigde doelwitte in die minste moontlike tyd bereik. Of jy nou jou eie agenda wil skryf, gebruik `n sjabloon of maak die beste uit die een wat jy reeds het, lees die onderstaande stappe om te weet hoe om dit reg te doen!

conținut

Stappe
Deel 1skryf `n agenda
Skep `n agenda van nuuts af
Gebruik `n sjabloon vir `n agenda
Deel 2beste praktyke vir die gebruik van `n agenda
Wenke

stappe

Deel 1
Skryf `n agenda

Skep `n agenda van nuuts af

Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 1

Begin deur jou agenda `n titel te gee. Van die mooiste literatuur tot die mees fyn werkkaart, benodig byna al die belangrike dokumente `n titel en ontmoetingsagendas is geen uitsondering nie. Die titel wat jy posteer, moet die leser twee dinge vertel: eerstens, dit is `n agenda en tweedens die onderwerp wat die vergadering sal aanspreek. Wanneer u `n besluit geneem het, plaas die titel bo-aan die leë dokument. Dit hoef nie blom of ingewikkeld te wees nie, aangesien dit in die besigheidskonteks gewoonlik eenvoudige en direkte titels gewoonlik die beste is.

Weerstaan die versoeking om oordrewe of groot skriftipes in die titel te gebruik. In die meeste gevalle sal dit beter wees om `n eenvoudige en ernstige lettertipe soos Times New Roman of Calibri te gebruik en die titel dieselfde grootte te maak as die res van die teks in die dokument (of effens groter). Onthou dat die doel van die titel is om lesers in te lig oor wat hulle sal sien, nie noodwendig vermaak of afleiden nie.

Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 2

Sluit inligting in verband met "Wat?","Waar? "En"Wanneer? "In die kop. Aan die een kant, na die titel, het vergadering agendas gewoonlik `n opskrif wat in detail kan wissel afhangende van die vlak van formaliteit wat jou werkplek bevorder. Oor die algemeen is hierdie opskrif een lyn onder die titel. Gewoonlik word objektiewe en kort inligting oor die vergadering wat nie verband hou met die onderwerp onder bespreking, hier ingesluit nie. Dit is bedoel om mense in te lig wat nie in die vergadering is wanneer en waar dit plaasgevind het nie en wie teenwoordig was. Hier is `n paar van die dinge wat jy kan insluit - maak seker dat elke detail duidelik gemerk word (dit is vetdruk, die teksetiket werk in hierdie geval baie goed):

Datum en tyd Jy kan hulle saam groepeer of elkeen sy eie afsonderlike afdeling gee.

Plek. As jou maatskappy verskeie takke het, kan jy die adres skryf. As jy net een plek het, moet jy dalk die naam van die kamer skryf waar die vergadering sal plaasvind (bv. Konferensie Kamer # 3).

Assistente. Oor die algemeen is professionele posisies opsioneel.

Spesiale karakters wat teenwoordig sal wees. Dit kan spesiale gaste, sprekers of leiers wees.

Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 3

Skryf `n kort en objektiewe stelling. Vergaderings wat nie `n duidelike doel het nie, loop die risiko om kosbare tyd te mors terwyl deelnemers besluit oor die onderwerp waaroor hulle sal praat. Slaan `n lyn oor nadat die opskrif getik is en gebruik vet of onderstreepte teks om die doelwitafdeling met `n titel soos "Doel" of "Doel" te merk, gevolg deur `n kolon of `n lynbreek. Dan, in `n paar bondige en direkte sinne, beskryf die besprekingsitems van die vergadering. In hierdie gedeelte kan jy van 1 tot 4 sinne skryf.

As ons byvoorbeeld `n doelwitstelling wil skryf vir `n vergadering wat die onderwerp van `n begroting raak, kan ons die volgende sê: "doel voor oë: Definieer doelwitte vir die sleutelbegroting gedurende die fiskale jaar 2014 tot 2015 en bespreek langtermyn koste vermindering maatreëls. Daarbenewens sal die direkteur van die maatskappy die resultate van `n onlangse mededingendheidstudie aanbied. "

As jy ooit `n teks in `n wetenskaplike konteks geskryf het, dink aan die doelstelling soos in `n sumilla of in `n uitvoerende opsomming van die vergadering. U sal basies sê wat u van plan is om in die vergadering te bespreek sonder om in besonderhede te gaan.

Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 4

Skryf `n program vir die hoofpunte van die vergadering. Die programme help om die algemene gebrek aan te pak wat besigheidsvergaderings vir `n lang tyd aangaan. Slaan `n lyn oor nadat jy die doelstellings-verklaring geskryf het, tik vet of onderstreep die titel van die program en begin dan om die inskrywings te maak (wat moet ooreenstem met die hoofonderwerpe wat bespreek gaan word). Om lees te fasiliteer, gee elke inskrywing sy eie lyn.

Benoem elke inskrywing met die tyd wat jy beplan om te begin en klaar te maak of met die hoeveelheid tyd wat jy beplan om aan elkeen te wy. Kies een van die twee stelsels en wees konsekwent, aangesien dit albei onprofessioneel sal lyk.

Met ander woorde, jy moet elke inskrywing etiket met die begin- en eindtye waarna jy wil hê dat die onderwerp aangeraak word of bloot die tydsduur bepaal wat dit sal neem om dit te bespreek. Byvoorbeeld, `n voorbeeldinskrywing kan gesien word as "2:00 - 2:05: aanbiedings en bystand " of "5 min: aanbiedings en bywoning ". Vermy egter beide etiketteringstelsels gelyktydig gebruik.

Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 5

Ken tyd vir spesiale gaste toe. As daar spesiale gaste is, sal u `n deel van die tyd van die vergadering aan hierdie mense wil toewy. Ken elke gas `n unieke inskrywing toe al het hy meer as een besprekingsonderwerp. Op hierdie manier kan almal hul onderwerpe soos hulle goedvind, organiseer.

Om verleentheidskonflikte met die program te vermy, kontak asseblief die gaste vantevore om te bepaal hoeveel tyd elkeen nodig het om u besprekingsonderwerp te raak.

Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 6

Gee addisionele tyd aan die einde van die vergadering vir vrae en antwoorde. Gedurende hierdie tyd kan mense vra vir verduideliking rakende `n verwarrende onderwerp, hul eie menings daaroor gee, voorstelle vir toekomstige vergaderings voorstel en ander kommentaar maak. U kan hierdie tyd vir vrae en antwoorde uitlig deur dit in die finale inskrywing van die program in te sluit of bloot deur dit te noem na die einde van die vergadering.

As aan die einde van die vergadering niemand enige vrae of bykomende kommentaar het nie, kan jy dit vroegtydig beëindig. Baie deelnemers sal daarvoor dankbaar wees!

Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 7

Hulle kan ook `n tematiese uiteensetting gee van die besprekingsonderwerpe. Oor die algemeen is die program die "vleis" van die agenda vir die vergadering (die deel wat mense sal kyk om die bespreking te lei). Alhoewel dit nie noodsaaklik is om hierdie punt te bereik nie, verskaf `n addisionele tematiese skema van die hoofpunte kan van groot hulp wees vir verwarde deelnemers. `N Opsomming sal die deelnemers toelaat om `n herinnering te gee aan die organisasie van idees wat tydens die vergadering aangebied word, wat mense help wat probleme ondervind om tred te hou met elke onderwerp wat aangeraak word. Hieronder is `n voorbeeld van die tipe organisasie vir `n tematiese skema wat u waarskynlik wil gebruik (as u meer wil weet, lees die artikel Hoe om `n tematiese uiteensetting te maak):

I. Hoë prioriteitsbegrotingsitems

A. Reisbegroting vir werknemers

B. Konsessie tariewe

i. Onderhandeling, `n beter deal?

C. Ontvangsuitgawes

II. Maatreëls om inkomste te verbeter

A. Alternatiewe diensooreenkomste

i. Aanbieding van opsies aan kliënte
ii. Versoek kommentaar

B. Herbelegging in mobiele tegnologie

...ens

Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 8

Kyk na die agenda vir foute voordat dit versprei word. Aangesien sommige deelnemers getrou op die agenda van die vergadering kan staatmaak, is dit `n baie sinvolle idee om dit te monitor vir foute voordat dit aan hulle gegee word. Dit is nie net `n daad van dank aan die deelnemers nie, maar weerspieël ook positief u aandag aan die besonderhede en die waarde wat u vir u posisie het.

Ook, om seker te maak dat daar geen foute in u agenda is nie, kan u red tyd en tyd Prestige, aangesien u tyd bestee om `n agenda te verduidelik wat vol foute is, kan afwyk van die tema van die vergadering, asook om u verleentheid te gee, veral as daar belangrike mense teenwoordig is.

Gebruik `n sjabloon vir `n agenda

Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 9

Dit gebruik `n standaard sjabloon van `n woordverwerker. Baie woordverwerkers, soos Microsoft Office, bladsye vir Mac, ens., Het sjablone ontwerp vir `n verskeidenheid persoonlike en professionele dokumente wat byeenkomsagenda insluit. Hierdie templates versnel en vergemaklik die produksie van `n professionele dokument. Oor die algemeen is hierdie tipes templates voorheen in logiese afdelings georganiseer met `n aangename uitleg. Al wat u moet doen, is om die relevante inligting in die regte spasies te skryf en dit is dit!

Alhoewel alle teksverwerkers effens anders is, sal die meeste van diegene met die vermoë om templates te gebruik, jou toelaat om deur hulle te navigeer deur gebruik te maak van die menubalk boaan die programvenster.
As u woordverwerker templates kan gebruik, maar nie geskik is vir die bywoning van agendas nie, kan u meer op die webwerf van die skepper van die program aflaai. Die templates vir Microsoft Word is byvoorbeeld beskikbaar in office.microsoft.com, terwyl die bladsye vir Mac in die Apple App Store verkry kan word.

Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 10

U kan ook `n sjabloon aflaai van `n derdeparty bron. As jou woordverwerker nie `n sjabloon vir agendas insluit nie en jy kan dit nie op jou amptelike webwerf kry nie, moenie bekommerd wees nie, want daar is baie gratis sjablone wat jy op die internet kan kry. Gebruik die soekenjin van jou keuse om `n eenvoudige soektog uit te voer as `sjabloon vir ontmoetingsskedule` en jy sal dekades relevante resultate moet vind. Aangesien nie al hierdie resultate uit `n amptelike en gerespekteerde bron kom nie, is dit belangrik om te weet hoe om `n goeie sjabloon te kies. Dit is `n paar derdeparty-webwerwe wat jy kan besoek:

Stoor Word Sjablonen: hierdie professionele webwerf bied baie kwaliteit sjablonen vir Microsoft Word.

Word Templates Online: Nog `n goeie bron vir Word templates. Alhoewel hierdie bladsy slegs `n paar opsies bied.

iWorkCommunity: `n goeie kalender sjabloon vir Pages. Hierdie sjabloon is egter vir ouer weergawes van Pages (voor `09).

Die App Store het verskeie templates vir Pages. Ongelukkig is nie almal gratis beskikbaar nie.

Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 11

Vul die spasies in die sjabloon in. Sodra jy `n geskikte sjabloon in jou woordverwerker gekry het of een van jou gunsteling afgelaai het, moet jy net die nodige inligting invul. Die meeste van die templates sal duidelik gemerkte areas bevat om name, ure, besprekingsonderwerpe, afdelingstitels, ens. Te skryf. Vul al die relevante velde in om die agenda te voltooi. Nadat u dit voltooi het, hersien dit dan vinnig vir foute. So prakties soos hulle kan wees, is die templates vir agendas nie vrygestel van spelling, grammatika en ander foute nie.

Moenie enige veld leeg laat nie. Byvoorbeeld, niks lyk minder professioneel as om `n inskrywing te hê wat sê: "Skryf hier." As daar, vir een of ander rede, dele van die sjabloon is wat u nie wil gebruik nie, moet u dit verwyder, in plaas daarvan om dit leeg te laat.

Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 12

Maak klein veranderinge om jou agenda te laat voldoen aan jou behoeftes. Die templates vir die vergadering agendas kan ongelooflik prakties wees, maar daar is geen rede waarom jy moet hou by die brief aan die styl en vooropgestelde formaat van een nie. U kan die inhoud en styl van die sjabloon verander volgens u voorkeure om te verseker dat u agenda voldoen aan die standaarde wat u en u maatskappy vir die vergadering ingestel het.

Byvoorbeeld, as jy wil die voorkoms van `n bepaalde patroon, maar sy kop is so lank dat afleiding genereer, voel vry om die oortollige artikels van dit te verwyder op grond van jou voorkeur, solank as wat jy dit doen op `n manier wat nie formaat nie ruïneer Dokumenteer of beïnvloed die voorkoms van die agenda.

Deel 2
Beste praktyke vir die gebruik van `n agenda

Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 13

Program eers die belangrikste kwessies. By die beplanning van `n vergadering is dit gewoonlik `n goeie beleid om die belangrikste kwessies aan die begin te plaas. Dit waarborg twee belangrike dinge. Eerstens, dat almal hierdie kwessies kan bespreek wanneer hulle by hul maksimum geestelike kapasiteit en met minder moegheid aan die begin van die vergadering is. Tweedens, as die vergadering vroegtydig eindig of dat sommige deelnemers voor die einde van die vergadering moet verlaat, sal die belangrikste sake reeds bespreek word.

Vergaderings kom nie altyd soos jy beplan nie. As `n paar klein en onbelangrike kwessies aan die einde van `n vergadering uitgelaat word, kan jy dit op jou eie regmaak of `n ander vergadering vir `n ander geleentheid skeduleer. As jy egter nie die belangrikste probleme kan oplos nie, sal jou vergadering nie daarin slaag om `n deel van sy doel te bereik nie, wat frustrerend en verleentheid vir jou kan wees. Oor die algemeen sal die probleem met die belangrikste probleme aan die begin van die program plaasvind.

Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 14

Hou by jou agenda-program, maar wees buigsaam. By die beplanning en bestuur van `n vergadering, is een van die grootste gevare wat jy in ag moet neem, dat die vergadering aan die toegewese tyd voldoen. Gewoonlik, werknemers Hulle hou lang ontmoetings en goeie rede af omdat hulle baie vervelig kan wees en hulle verhinder om hul werk te doen. Om te verseker dat die vergadering binne die program bly, moet u die klok nagaan en, as u die geleentheid het, op `n opgevoede wyse met die volgende punte voortgaan deur iets soos `Ons moet voortgaan met die volgende onderwerp as ons betyds klaar wil maak`.

Vergaderings gaan egter dikwels nie soos verwag nie, dus moet jy voorberei om te vergoed as `n onderwerp langer word as wat jy beplan het. Wees buigsaam terwyl jy probeer om soveel moontlik grond in die beperkte tyd wat jy het, te dek. Byvoorbeeld, as `n deel van die vergadering verleng word, moet jy die bespreking van ander onderwerpe verkort of die relatief onbelangrike dele uitskakel om seker te maak dat jy betyds klaar is.

Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 15

Begin om vooraf jou agenda te skryf. Alhoewel agendas nie noodwendig so belangrik is as ander vorme van besigheidsdokumente (soos verslae, sigblaaie, skyfies, ens.), Wil jy nog steeds joune so professioneel en netjies moontlik wees, veral as jy beplan om dit te deel met jou kollegas tydens die vergadering. Om te verseker dat u genoeg tyd het om `n kwaliteit dokument te produseer, moet u so gou as moontlik redes vir u agenda skryf.

Vooraf sal u ook die voordeel hê om kommentaar oor u agenda te ontvang voordat die vergadering gehou word. Deur `n konsep van u agenda met u mede-werkers of u studieleiers te deel en u mening te vra, kan u die foute help oplos en vermiste besonderhede byvoeg wat u nie aan die begin oorweeg het nie. As jy wag tot die laaste oomblik om die agenda te skryf, het jy dalk nie tyd om hierdie kommentaar te versoek nie.

Terwyl jy `n dag vantevore agenda`s vir konvensionele en alledaagse vergaderings kan skryf, kan belangrike vergaderings weke van voorbereiding vereis.

Prent getiteld Skryf `n agenda vir `n vergadering Stap 16

Deel die agenda met die deelnemers voor die vergadering. Om te verseker dat almal by die vergadering aankom, weet al die onderwerpe wat bespreek sal word, moet u vooraf die agenda deel. Afhangende van die beleid van die maatskappy waar u werk, kan dit beteken dat u talle kopieë druk en dit persoonlik lewer of dit per pos as aanhangsel stuur. Ongeag die medium wat jy kies om jou agenda te versprei, maak seker dat jy nie tegniese foute het voordat jy dit stuur nie.

Afhangende van die belangrikheid van die vergadering, sal u waarskynlik die agenda vir die deelnemers minstens een of twee uur van vooraf wil gee. In die geval van die belangrikste vergaderings, kan dit nodig wees om die agenda met `n dag of meer van vooraf te stuur.

Aangesien mense gewoonlik besig en vergeetlik is, is dit raadsaam om `n paar addisionele afskrifte van die agenda by die vergadering te neem as iemand hulle vergeet.

wenke

`N uitstekende hulpmiddel om `n vergadering te hê produktief is `n oproep "OARR" (Doelwitte, Agenda, Rolle en Verantwoordelikhede). Eerstens moet die vergadering `n doel. As jy `n vergadering organiseer net om inligting te verskaf, moenie mense se tyd mors om dit te doen nie. Stuur vir hulle `n nuusbrief. Die doel moet `n aktiewe komponent hê en, indien moontlik, `n produk wat moet wys: "Bepaal die kwartaallikse doelwitte vir die span". die agenda is `n lys van die onderwerpe wat jy sal speel om daardie doel te bereik, met `n tydsbeperking om nie te veel uit te brei nie. Byvoorbeeld: 1. Hersien die status van die laaste kwartaallikse doelwitte (15 minute), 2. Ronde tafel waar voorstelle vir die doelwitte gegee word (20 minute), 3. Kies 5 hoofdoelwitte (10 minute), ens. In die geval van rolle en verantwoordelikhede, bepaal wie die vergadering sal voorsit, wie sal die aantekeninge maak en wie die optrede sal uitoefen wat as gevolg van die vergadering uitgevoer moet word.
Afhangende van wat jou kollegas verkies, is dit dalk die moeite werd om `n sperdatum te hou vir mense om idees voor te stel om by die agenda te voeg. Stel `n datum en tydsbeperking vas en hou daarby. Laat jouself toe om veranderinge aan te bring wat die agenda verbeter, of wat net gebeurtenisse insluit wat die oorspronklike agenda ongeldig maak.
As iemand dit nie by die vergadering kan maak nie, oorweeg dit om `n afdeling aan die bokant van die agenda te skep wat mense in staat stel om hulself vooraf te verskoon of `n spasie daarvoor te verlaat en bloot diegene wat tydens die vergadering afwesig is, aan te kondig.
As jou maatskappy `n spesiale patroon vir die agendas het, gebruik dit as `n sjabloon. In sommige plekke is dit belangrik om by hierdie patroon te hou.

Deel op sosiale netwerke:

Verwante