Hoe om `n minuut van `n vergadering te maak

U het pas die pos van sekretaris in die komitee waaraan u behoort, toegewys. Baie geluk! Maar weet jy hoe om te vat, voor te berei en `n minuut in te dien? Of jy die wetgewingbybel volg Robert se Reëls van Orde of neem die notule in `n minder formele omgewing, dan sal ons die belangrike metodes om te volg, aanbied.

conținut

Stappe
Deel 1
Deel 2
Deel 3
Deel 4
Wenke
Waarskuwings

stappe

Deel 1

Berei betyds voor

Leer meer oor die beleidsvergaderings van jou organisasie. As die sekretaresse verwag word om formele notules te neem, moet u uitvind of die groep die riglyne van die boek volg Robert se Bestellingsreëls of `n ander. In meer informele instellings, vra wat jy in die notule moet insluit of hoe dit gebruik gaan word.
As die persoon in beheer van die notule, moet u nie noodwendig u kennis maak met al die reëls van die boek nie. Die verkryging van `n afskrif (of die president se leen) kan egter nuttig wees om sekere spesifieke vrae te beantwoord.
Ken jou rol goed. Sekere minute sekretarisse neem nie deel aan die vergadering nie, terwyl ander die notule neem en terselfdertyd bydra. In beide gevalle moet die sekretaresse nie iemand met `n baie belangrike rol wees nie, byvoorbeeld van president of promotor.

Stel vooraf `n sjabloon op. Die notules van elke vergadering sal byna dieselfde inligting bevat. Met `n sjabloon het u `n konstante formaat vir maklike verwysing. Laat ruimte vir die volgende inligting ten minste.

Naam van die organisasie

Soort vergadering Is `n gereelde weeklikse of jaarlikse vergadering `n vergadering van `n klein komitee of een wat vir `n spesiale doel belê word?

Datum, tyd en plek. Los ruimte vir die begin en eindtyd (oproep en uitstel).

Naam van die president of leier van die vergadering en naam van die sekretaris (of plaasvervangers).

Lys van huidige en afwesig. Dit sal die bywoningslys wees. Kyk of daar `n kworum teenwoordig is (die aantal mense wat verkiesings moet hou).

Laat ruimte vir jou handtekening. As die persoon in beheer van die notule moet u altyd u werk onderteken. Dit is moontlik dat `n ander handtekening nodig is om die notules goed te keur. Dit sal afhang van die beleid van u organisasie.

`n dagboek, as hulle jou een gee. As die president of fasiliteerder van die vergadering u nie gevra het om die agenda te skets nie, word aanvaar dat u een kan gee as u dit vra. Met `n verwysing sal u help om die vergadering notas te organiseer.

Neem `n notebook of `n skootrekenaar. Maak seker jy voel gemaklik met wat jy bring. As jy die notule gereeld gaan skryf, moet jy `n notaboek vir hierdie doel toewys of `n gids op jou rekenaar skep.

As u die notule tydens `n vorige vergadering geneem het en dit nog nie goedgekeur is nie, moet u dit ook saambring.

Terwyl `n bandopnemer jou kan help om die minute later uit te skryf, vervang dit nie die notasopname nie. As jy die vergadering opteken, maak seker dat almal hier toestemming gee en nie in die versoeking kom om `n transkripsie woord vir woord te maak nie.

Leer om skryf met afkortings Dit sal jou aantekeninge versnel, maar dit is nie nodig om al die woorde wat gepraat word om die notule te neem, neer te skryf nie. Trouens, jy moet dit vermy.

As jy gevra word om aantekeninge in die openbaar aan die publiek te neem, gebruik `n plafonprojektor of `n skouspel van aanbiedings. Maak seker dat jy die notas tuis kan neem sonder smet, sodat jy dit op die rekenaar kan skryf.

Deel 2

Neem die vergadering notas

Versprei die bywoningsblad. Sodra almal teenwoordig is, stuur `n vel papier (meer vir langer vergaderings) met ruimte vir almal om hul naam en persoonlike inligting te skryf. U kan dit na die vergadering gebruik om die assistent-afdeling in u sjabloon in te vul of direk by die voltooide minute aan te heg.

As jy nie baie van die teenwoordiges ken nie, skets eerder `n tafel van sitplekke en vul dit in wanneer jy almal vra om hulself voor te stel. Hou dit handig terwyl jy aantekeninge van die vergadering neem sodat jy na sekere persone kan verwys wanneer nodig (soos ons later sal noem).

Dit vul die meeste van die werksmag. Terwyl u wag op die vergadering om te begin, skryf die naam van die organisasie, die datum en plek van die vergadering en die soort vergadering (byvoorbeeld: weeklikse vergadering, direksievergadering, vergadering van `n spesiale komitee, ens.) Neer. Wanneer die vergadering begin, skryf die aanvangstyd af.

As jy nie `n sjabloon het nie, skryf daardie inligting bo-aan jou vergaderingnotas neer.

As die vergadering vir `n spesiale doel of op `n spesiale tyd belê is, hou dit die kennisgewing aan die aangemelde lede gestuur. U moet dit heg aan die notule nadat u dit getransskribeer het.

Teken die resultaat van die eerste beweging op. Die meeste formele vergaderings sal begin met `n mosie om die dag se agenda te neem, dus hierdie stap sal as voorbeeld gebruik word. As die vergadering met `n ander tipe beweging begin, moet jy net dieselfde relevante inligting opneem:

Die presiese woorde van die begin van die mosie: "Ek stel voor." Gewoonlik sal hulle wees: "Ek stel voor dat die agenda aanvaar word."

Naam van die outeur (persoon wat die mosie voorstel).

Die uitslag van die stemme: indien die stemming suksesvol is, skryf "goedgekeurde mosie". Andersins, skryf "mosie verwerp".

U het die reg om lang skriftelike moties te versoek indien u dit nie akkuraat kan neerskryf nie. As dit `n herhalende probleem is, vra tussen vergaderings en vergaderings as `n amptelike beleid gemaak kan word vir bewegings wat beter is as `n sekere aantal woorde.

As u die agenda geskets het, kan u die skrywer van hierdie mosie benewens die sekretaris van die notule wees. Geen probleem nie, solank as wat jy objektief bly, deur jou eie handelinge op te let.

Teken ander bewegings op wat in die vergadering gegee word. Luister noukeurig na alle gesprekke, maar (tensy anders gesê!) Moet dit nie neerskryf nie. Wanneer `n nuwe mosie geneem word, skryf die relevante inligting neer.

Onthou: elke mosie moet die presiese naam van die mosie, die naam van die outeur en die uitslag van die stemming insluit.

Sommige bewegings word gesekondeer voordat hulle stem. As iemand "Secondo la moción" of iets soortgelyks sê, skryf die naam van die persoon wat dit ondersteun, neer.

As jy nie die naam van die outeur ken nie of die mosie moet herhaal nie, onderbreek die vergadering hoflik om te vra. Die registrasie van die inligting presies is baie belangrik om `n klein onderbreking te regverdig.

As jy `n mosie wysig, verander net die naam van die beweging in jou aantekeninge. Tensy die wysiging kontroversieel is en baie debat genereer, is dit nie nodig om `n wysiging te registreer nie.

Luister na die verslae en versoek kopieë. Elke keer as `n verslag, `n nuusbrief of iets soortgelyks hardop gelees word, skryf die naam van die verslag en die persoon wat dit lees (of die naam van die subkomitee wat dit voorberei het) neer. As daar `n mosie aangeheg is, registreer dit soos jy sou met enige ander vergadering.

Die mees praktiese ding is om aan die einde van die vergadering `n afskrif te vra. Maak `n nota om die leser of die vergaderingleier (president) vir `n afskrif te vra. U moet `n afskrif van elke verslag aan die notule heg nadat u dit getransskribeer het.

As daar geen kopieë beskikbaar is nie, registreer dan die oorspronklike plek waar u die dokument het. U moet moontlik hierdie inligting na die vergadering uitvind.

Indien `n lid `n mondelinge verslag maak (in plaas van `n dokument te lees), skryf `n kort en objektiewe opsomming van die verslag. Moenie spesifieke besonderhede neerskryf of die spreker woord vir woord aanhaal nie.

Noteer die aksies wat geneem of toegewys word. Dit sluit beide die verifikasies in van die optrede wat aan die vorige vergadering en die nuwes toevertrou is. Was iemand gevra om `n brief te skryf? Skryf jou naam en instruksies neer.

Afhangende van die formaliteit van die vergadering, kan baie van hierdie aksies binne die algemene term "bewegings" val. Vir minder formele vergaderings moet u baie aandag gee aan enige besluit wat nie so duidelik gemaak is nie.

Noem kortliks die logika agter `n besluit, indien enige.

Teken alle prosedure probleme en foute op. Elke keer as `n prosedure beswaar gemaak word, skryf al die besware en die grondslag daarvan neer, asook al die uitspraak wat deur die president gegee word.

Maak seker dat u enige verwysing na Robert se bestellingsreëls, die reëls van die organisasie of die protokol van die maatskappy.

Slegs indien gevra, teken die opsommings van die gesprekke op. Amptelik, die minuut is die rekord van wat is gedoen het, nie wat dit was nie het hy gesê. Maak egter al die spesifieke bestellings wat u organisasie versoek.

As jy `n gesprek gaan opneem, wees so objektief as moontlik. Dit sluit spesifieke punte in, nie opinies nie en verminder die gebruik van byvoeglike naamwoorde en bywoorde. Jou doel sal wees om feite te skryf om droog en saai te wees!

Verwys nie na mense op naam tydens die opsomming van `n gesprek nie. Veral tydens verhitte argumente wat mag beledig.

Die einde van die vergadering sluit af. Noteer die tyd van die uitstel van die vergadering. Onthou om die afskrifte van die verslae op te haal of iemand te herinner om dit aan u te gee.

Lees jou aantekeninge hierbo sodat jy kan sien of daar iets ontbreek of as jy dit nodig het. As jy iemand iets moet vra, doen dit voordat hy vertrek.

Deel 3

Transkribeer die notule

Begin die proses so gou as moontlik. Die beste ding sal wees om die amptelike notule onmiddellik na die vergadering af te skryf, toe alles wat gebeur het, vars in jou geheue is.

Skryf die aantekeninge van die vergadering op `n rekenaar. Miskien het jy dit al gedoen as jy `n skootrekenaar in die vergadering gebruik het. Stoor jou notas en maak `n nuwe dokument vir die notule, sodat jy jou notas en die notule van aangesig tot aangesig kan vergelyk.

Organiseer jou notas in bestelde paragrawe. Elke mosie, besluit of vraag van nuwe prosedure moet in sy eie paragraaf wees. Terwyl jy hulle organiseer, maak seker die volgende:

Gebruik die korrekte spelling en grammatika. Indien nodig, gebruik die speltoetser.

Gebruik dieselfde werkwoord deur die hele dokument. Gebruik die verlede of die huidige tyd, maar gebruik dit nie afwisselend in dieselfde dokument nie.

Wees so objektief as moontlik. U mening moet nooit van die notule afgetrek word nie. Jy moet `n objektiewe rekord skep vir almal om te gebruik.

Gebruik `n eenvoudige en akkurate taal. U moet alle vae taal vervang met presiese frases. U moet die blomme beskrywings heeltemal uitskakel.

Dit sluit slegs die aksies in wat geneem is, nie die gesprekke nie. Tensy spesifiek gevra om hulle neer te skryf, moet jy konsentreer op wat is hy het, nie in wat is nie het hy gesê.

Sluit die aantal bladsye in vir `n maklike verwysing.

Versprei `n konsep van jou notule aan die lede. Stuur `n afskrif aan elke lid met die persoonlike inligting wat in die registrasievorm voorsien word. As u nie u persoonlike inligting het nie, kan die leier van die vergadering met hulle kommunikeer.

Versoek die goedkeuring van die notule van die vergadering. U mag gevra word om die notule hardop te lees by die volgende vergadering en aan te bied vir goedkeuring. Indien die mosie goedgekeur word, dui dit aan dat die notule aanvaar is.

As die konsep gekorrigeer is voor goedkeuring, maak die veranderinge in die dokument en dui aan aan die einde van die dokument wat dit gewysig is. Moenie die spesifieke regstellings beskryf nie.

Indien `n mosie voorgestel word om die notule te korrigeer nadat dit aanvaar is, sluit die presiese naam van die mosie in die betrokke notules in en of die mosie goedgekeur is of nie.

Deel 4

Met vergadering minute templates

Gaan na `n webwerf van notule templates. Doxtes het `n wye verskeidenheid nuttige minuut templates om van te kies, sowel as die amptelike webwerf van Microsoft Office. Hierdie kant-en-klare sjablonen bespaar u die tyd om die notules te organiseer en sal u help om foute te vermy.

Neem tyd om elke webwerf te soek. Gebruik jou soekgereedskap en soek onder jou opsies sodat jy weet watter een vir jou die beste is.

As jy `n spesifieke tipe sjabloon nodig het (byvoorbeeld algemene of standaard), soek onder die webwerwe vir jou spesifieke behoeftes en laai dit deur op die knoppies "aflaai" of "gebruik sjabloon" te klik. Maak seker jy hou dit op `n maklike plek sodat jy nie verlore raak nie.

Maak die lêer oop. Noudat jy dit afgelaai het, pak die lêer los en maak dit oop in Microsoft Word of Excel. Sodat u dit kan gebruik met die beste gehalte en gemak, gebruik die nuutste weergawe van Microsoft Word. Deur op datum te bly, sal alles net vergemaklik word en kan u die nuwe funksies gebruik.

Voeg die maatskappy se logo en die kopiereg teken in die koptekst. Verwyder die steekproeflogo, maar maak seker dat u eers die gebruiksvoorwaardes van die webwerf lees wat u die sjabloon aflaai. Jy hoef nie onnodige regsprobleme te kry nie, reg?

Verander die titel Merk in die titel afdeling die woorde "vergadering / groep" en skryf die werklike titel van die notule van die vergadering.

Verander die tema (opsioneel). Om die minuut sjabloon beter en professioneler te laat lyk, oorweeg dit om kleure te verander of `n standaard tema te kies. Dit is eenvoudig: soek die blad "Bladuitleg" en dan die "Kleure en temas" -afdeling. Daar kan jy die aanbieding van jou sjabloon aanpas. U kan dit ooreenstem met die kleure van u maatskappy se logo.

Noem die gedeeltes van die sjabloon. Daar word aanvaar dat daar verskeie veldtitels dwarsdeur die sjabloon sal wees. Miskien het jy meer nodig, minder of dalk hou jy nie van hoe hulle getiteld is nie. Pas hulle aan volgens die behoeftes van die vergaderings.

Stoor die sjabloon op u skootrekenaar sodat u dit na die vergaderings kan neem en die notule kan neem. As u Microsoft Office bly gebruik, sal alles vinniger en makliker wees, en u kan die vergadering op `n meer georganiseerde en akkurate manier hou as voorheen. Nog `n opsie is om die sjabloon te druk en die notas met die hand te skryf, maar maak seker dat die spasie van die velde genoeg is om soveel inligting in te sluit as wat nodig is.

Los die sjabloon vas Baie geluk! U het die minute in die sjabloon voltooi. Jou produktiwiteit en akkuraatheid tydens die vergaderings sal eksponensieel verhoog met `n sjabloon as `n riglyn om die inligting te organiseer. Soos met enige projek, lees die besonderhede van jou sjabloon om te sien of daar iets ontbreek of as iets nie duidelik is nie. Sodra jy seker is dat alles in orde is, sal die sjabloon gereed wees vir gebruik en jy sal gereed wees vir die vergaderings om te kom.

wenke

Skryf die notules onmiddellik nadat die vergadering verby is. Ideaal as die feite vars bly in u geheue. Dit sal ook belangrik wees vir deelnemers om so spoedig moontlik na die vergadering `n afskrif van die opdragte wat hulle toevertrou is, te verkry.
Sit so naby as moontlik aan die president van die vergadering. So jy kan luister na alles en vra vir verduideliking sonder om jou stem te verhoog.
Vra ander om hul bewegings te skryf, sodat jy hulle nie op die plek moet registreer nie.
Hou die notule geliasseer op `n veilige plek.
Wees nie bang om enige tyd te onderbreek of om verduidelijkings te vra nie.
Die notule is baie belangrik. Hierdie is gered en kan baie jare later `n verwysing wees. As dit byvoorbeeld `n wettige probleem is, kan iemand se reputasie daarvan afhang.
Lees sekere gedeeltes van Robert se orde van orde, veral die afdeling wat handel oor die sekretaresse.
Sien die feite terwyl hulle ontvou. As dieselfde onderwerp twee keer genoem word, moenie dit groepeer nie.

waarskuwings

Moenie te veel besonderhede in die notule insluit nie. Selfs as hulle jou vra om die gesprekke op te neem, probeer om dit so kort en bondig moontlik te maak. Teken eenvoudig die belangrikste punte aan, anders kom jy oorweldig en vul die notules met onnodige besonderhede in.
Die interpretasies en persoonlike gevoelens van die persoon in beheer van die notule moet nie vir enige rede in die register weerspieël word nie.
As deel van die vergadering vertroulik is tussen `n prokureur en sy kliënt, geen registreer niks van daardie deel nie. In plaas daarvan skryf hy: "Die raad het berig dat die gesprek vertroulik was tussen die prokureur en die kliënt. Die gesprek is nie aangeteken nie. "
As jy gevra word om `n vertroulike gesprek aan te teken, byvoorbeeld, tussen `n prokureur en jou kliënt, neem Nog `n minuut en hou dit los van die notule van die algemene vergadering. Merk dit as vertroulik en maak dit duidelik wie toegang het tot dit.

Wys meer ... (14)

Deel op sosiale netwerke:

Verwante