Hoe om jou e-pos professioneel te bestuur

Moenie dink jy is anoniem nie. As u aanstootlike korrespondensie stuur, mag u dink dat niemand die sender kan ontdek nie omdat u `n vals adres gebruik. Dink weer. `N E-pos bevat onsigbare inligting oor die sender. Daardie inligting is in die kop. Alle e-posprogramme kan die koptekst inligting vertoon. Dit is soos volg:

Vermy die stuur van e-pos aan die verkeerde mense. Huidige e-posprogramme wil verskepings vergemaklik. Dit beteken dat wanneer u begin met die tik van die adres van `n ontvanger wat u reeds gestuur het, die veld Om: alleen gevul kan word. Wees versigtig, maak seker dat die ontvanger die verlangde is. Ook, as jy iets slegs oor iemand gaan skryf, sal jy sekerlik hul naam op jou gedagtes hê. Moenie die pos na daardie persoon stuur nie.

Moenie `n e-pos adres vir alles gebruik nie. Het verskeie e-pos adresse: vir privaat gebruik, vir openbare gebruik, vir poslyste, en om aanlyn te koop. Die meeste verskaffers gee jou tot `n halfdosyn e-pos rekeninge. U kan ook webadresse vir persoonlike rekeninge gebruik. Beide Gmail en Yahoo! hulle bied goeie dienste. U kan toegang tot daardie rekeninge vanaf enige plek, met dien verstande dat u toegang tot die internet het.

Onthou om al u e-pos rekeninge na te gaan. Dit kan `n roetine word, veral van die huis af. Om die tyd te verminder wat u kan gebruik ePrompter (eprompter.com), wat tot 16 verskillende wagwoordrekeninge kan kontroleer. Die beste van alles, ePrompter is gratis. Daar is ook ander programme wat dit ook gratis doen, soos Active Email Monitor (emailmon.com).

Moenie kliek nie Stuur te vinnig. Lees al die e-posse voordat u dit stuur! Selfs as jy nie werk soek nie, moet jy versigtig wees. Mense sal onbewustelik jou foute oordeel. Niemand is perfek nie, maar jy kan 99% van hierdie probleme vind as jy die teks herlees. En moenie afhanklik wees van die speltoetser wat slegs tikfoute vind nie, maar sal nie woorde opspoor wat iets anders kan beteken nie (huis in plaas van jag, het in plaas van buis). Ook sal jy nie ontbrekende woorde in die teks kry nie. Moenie deur onkundig verbygaan nie.

Stel `n timer Jy kan dit doen in Outlook deur die toevoeging van `n reël om die verskeping vertraag, verkieslik tussen 1 en 5 minute, waartydens pos sal wees in die uitset skinkbord en kan verwyder word. Jy sal verhoed dat die druk op die verkeerde knoppie en per ongeluk `n e-pos stuur na terminaal middel, plus gee jou `n minuut om te heroorweeg en te elimineer hierdie litanie van beledigings blomme geskryf in `n oomblik van woede uit die bereik van jou baas.

Onthou die aanhangsel. Soos dit ookal vir almal gebeur, is dit ook nie `n ernstige probleem nie. As jy egter hierdie fout voortdurend maak, sal jy mense maak (dalk belangrike mense) dink jy gaan mal. Miskien twyfel hulle selfs in die toekoms met jou sake doen. As jy gereed is om jou pos te stuur, dink: Wat vergeet ek?

Gebruik jou eie domeinnaam. Maak jou maatskappy goed. As jy `n webrekening of die naam van jou internetverskaffer in jou besigheid gebruik, sal jy nie professioneel lyk nie.