Hoe om jou maniere te verbeter wanneer jy e-posse stuur

Vermy om jou boodskappe te prioritiseer. Dit is irriterend en pretensieus om aan te neem dat u aansoek per pos belangriker is as enige ander, veral in `n werkkonteks. Wees beleefd genoeg om die ontvanger van jou kredietpos te gee om self die boodskap te prioritiseer. Gebruik die gewoonte om elke e-pos te merk as "Dringende!" of "Hoë Prioriteit!" of jou e-posse sal uiteindelik behandel word soos die kind wat gesê het die wolf het gekom en sal geïgnoreer word.

Wees versigtig met die soek na kwitansies. Alhoewel daar sekere gevalle is wanneer `n vereiste kwitansie nodig is om rekord of as bewys te hou, is dit die meeste van die tyd net irriterend en dwing die leser om addisionele aksies uit te voer, behalwe om u e-pos te hanteer. As iets regtig so dringend is, of as jy seker moet maak dat die ander persoon jou boodskap ontvang, haal die telefoon op en bel dit.

Gebruik die onderwerplyn korrek. `N Goed geskrewe onderwerp bied `n nuttige opsomming van die inhoud van die e-pos, wat die leser vinnig inlig. Die inkassies is gewoonlik versadig. `N Goeie onderwerplyn help die ontvanger om die prioriteit van jou pos te bepaal. Dit help jou ook om te voorkom dat jou e-pos uitgevee word voordat hulle dit gelees het. Aangesien die probleem die eerste ding is wat die ontvanger sien, hou dit vry van foute, bondig en vermy generiese lyne soos "hallo", "Wat is aan die gang," of die naam van wie die pos sal ontvang (dit kan deur anti-spam filters geblokkeer word).

Wees konsekwent Sommige formate gebruik leë lyne in plaas van indringing vir nuwe paragrawe. Sommige gebruik dubbele spasie tussen sinne. Kies as jy jou getalle gaan spel of syfers gebruik - moenie tussen hulle in dieselfde e-pos wissel nie. As `n woord of notasie een keer gekapitaliseer word, moet dit elke keer as dit verskyn.

Sê hallo vir jou ontvanger Die letters begin natuurlik met die groet "Geagte (ontvanger se naam)". Aan die ander kant is e-posse gewoonlik minder formeel, en met `n "hallo" dit is genoeg Afhangende van die doel van die e-pos, byvoorbeeld, as dit `n brief is wat werk aanvra, kan jy die tradisionele vorm gebruik. Goedheid maak nooit seer nie.

Hou jou e-pos bondig, samehangend en gefokus. Dit is moeiliker om briewe op `n rekenaarskerm te lees as op `n stuk papier, so hou die e-posse kort en kom tot die punt toe. Alhoewel daar nie `n lang pos ideaal is nie, hou die sinne kort, ongeveer 8-12 woorde en laat `n spasie tussen die paragrawe.

Gebruik die korrekte grammatika en spelling. `N E-pos vol spelfoute, swak gekonstrueerde sinne en verkeerde leestekens (of erger, afwesig) kan moeg wees om te lees en die boodskap stuur dat jou tyd meer waardevol is as jou ontvanger. Gebruik jou standaardtaal, toets en gebruik speltoetsers soos jy sou in enige geskrewe medium.

Vermy oordrewe formate. As u lettertipes en kleure verander, bullet lyste of HTML-kode gebruik, kan `n e-pos lyk vreemd of nie maklik om te lees nie, selfs al lyk die formaat goed op u rekenaar. Hou dit eenvoudig.

Program antwoorde op e-posse. In teenstelling met tradisionele pos, kom e-posse dadelik op, en wie dit stuur, weet dit. Mense verwag gewoonlik `n vinnige reaksie, en hoewel dit lekker is om hierdie verwagtinge te bereik, neem dit baie tyd. Dit is `n goeie idee om tye te skeduleer om e-posse te lees en te reageer, wat jou meer produktief maak. Gee u kollegas aan, deur middel van `n e-pos handtekening of reaksie dat die dringende items per telefoon of van aangesig tot aangesig hanteer moet word en andersins sal u op die persoon wat u aangemeld het, reageer. Mense sal vinnig leer hoe jou metode werk.

Bepaal wie jy moet reageer. E-posse wat u slegs oor die algemeen stuur, vereis dat u slegs op die sender moet reageer, maar vir e-posse wat aan baie mense gestuur word, moet u moontlik die opsie kies "Antwoord aan almal" om jou antwoord aan almal te stuur. Wees verstandig "Antwoord aan almal" die hele tyd skep oorvloedige antwoorde en laat boodskappe verval in die inkassies van baie mense. Oorweeg die gevolge van die ontvangs van `n e-pos, reageer op almal en die boodskap bereik 20 mense wat op hul beurt besluit om te reageer op almal - kan vinnig honderde en duisende e-posse word en almal sal verplig voel om "antwoord almal" om almal op hoogte te hou, want niemand weet vir wie die boodskap gerig is en vir wie nie.

Dink twee keer voordat jy net antwoord om dankie te sê. Sommige mense wil nie `n e-pos hê wat sê nie "Dankie". Dit verg ekstra energie om oop te maak en te lees slegs wat jy reeds weet. `N Nuwe manier is om `n lyn in te sluit wat sê "NTN" - "Geen dank nodig nie" (Daar is geen rede om te bedank nie).

Wees versigtig as jy die e-pos waarna jy reageer, noem. Oor die algemeen, behalwe vir werk of formele e-posse, moet die aanhaling uit die teks van `n e-pos wat u ontvang, versigtig gedoen word. Nie alle mense wat e-posse stuur, verwag disseksies en kritiseer of herhaal wat hulle jou gestuur het nie. Dit kan eintlik aanstootlik wees as dit nie versigtig gedoen word nie. As die e-pos wat u reageer is informeel of baie kort, is die verwagte reaksie informeel en sonder afsprake, maar as dit formele is, word `n formele reaksie verwag.

Maak seker dat jy die inligting insluit waaraan jy reageer. Baie mense en maatskappye skryf elke dag honderde e-posse op en reageer. Vermy die stuur van `n onverskillige pos net om te sê "ja". Sluit die vraag in wat jou ontvanger jou gevra het om hulle te laat weet wat jy beantwoord.

Voltooi jou e-pos op `n hoflike manier. Sluit aan met `n verklaring as "Beste wense," "Sterkte," of "Dankie by voorbaat vir jou hulp," Jy kan `n ernstige e-pos versag en selfs `n gunstiger antwoord kry.

Teken met jou naam. Om dit te doen is hoflik en persoonlik. Skryf net jou naam aan die einde van elke e-pos, of gebruik jou aansoek om `n outomatiese handtekening te skep met jou naam, titel en kontakbesonderhede.

Beperk die aanhangsels. Moenie `n aanhangsel byvoeg nie, tensy dit regtig nodig is. Hou hulle so klein as moontlik. Die meeste e-pos programme kan aanhegsels van tot 1 MB stuur en ontvang. Enigiets wat swaarder is as dit kan vir jou of jou ontvanger `n oorlas wees, en selfs klein lêers kan lank neem om oop te maak as die verbinding is. stadig. As u `n groter lêer moet stuur, check dit uit of gebruik aanlyn dienste wat u sal help om meer groot lêers soos YouSendIt.com te stuur. As jy meer bladsye moet stuur, soos `n vergaderingplan of groot teks regstellings, stuur `n faks of brief.

Moenie die lêers saamvat nie, tensy dit nodig is as die aanhangsel te groot is om te stuur. Anders kan jy die tyd van jou ontvanger mors, en dit kan hom moeilik maak om jou aanhangsel oop te maak. Baie mobiele toestelle kan nie hierdie lêers uitpak nie. Daarbenewens is dit oortollig omdat baie van die algemene lêers soos .xlsx, doc.dx, .pptx (MS Excel, Word en Powerpoint) al in `n saamgeperste formaat is.

Moenie geldige e-posse ignoreer nie. As iemand jou `n geldige vraag in `n e-pos vra, beantwoord hulle, selfs al is die antwoord nie wat hulle wil hoor nie. As jy dit aan iemand anders moet stuur, gebruik dan die veld CC: sodat die sender weet wat gebeur. Dit is frustrerend om geïgnoreer te word. As die persoon op die telefoon of voor jou was, is dit waarskynlik dat jy nie sal weet of jy `n vraag gestel is nie, moenie dit per e-pos doen nie.

Wees versigtig vir wie jy in die antwoorde kopieer. As jy op `n boodskap reageer en dan iemand in die CC-veld kopieer: `n derde persoon wat die e-pos oorspronklik gestuur het, het dit nie ingesluit nie. Maak seker dat die persoon wat die boodskap het, nie daardeur gepla word nie. Hierdie inligting mag gewees het "net vir jou oë". Dit is veral belangrik as die een wat die pos stuur, u toesighouer is. Wees versigtig met die gebruik van CCO:. Dit kan verkeerd gaan as hierdie persoon terug antwoord sonder om te sien dat sy kopie was "verborge".

Dink voordat jy iets stuur. Moenie e-posse stuur as jy sensitief is nie. Voel vry om die onderwerp en epos-teks te skryf en stoor dit dan. Voeg net die ontvangers by en stuur dit nadat jy tyd gehad het om te dink oor wat jy gaan stuur - jy kan dalk gedagtes verander en beter wees. Beter nog, tel die telefoon op of gaan met die persoon van aangesig tot aangesig. Dit is baie moeilik om die toon van `n e-pos te oordeel, selfs met die gebruik van emoticons. Die stem van `n persoon vertel jou meer oor sy voorneme as sy skryfwerk.

Moenie alles in hoofletters skryf nie. Dit is onnodig en kan jou ontvanger irriteer, wat jou `n kwaad antwoord gee. Om alles in hoofletters te skryf word beskou as die ekwivalent van "skree".

Wees versigtig wanneer u afkortings en emosies gebruik. Dit kan aanvaarbaar wees in `n informele e-pos as een wat jy na jou vriend stuur. In `n formele brief aan mense mag dit egter onvanpas lyk, en jy mag dalk voel dat jy lomp is.