Hoe om pos in Microsoft Word te kombineer

Die posfusie is `n kragtige instrument om gelyktydig `n gepersonaliseerde brief of e-pos aan verskeie verskillende persone te stuur. U kan dit ook gebruik om koeverte of etikette te skep met die inligting van elke ontvanger. Die pos voeg data van `n ander bron, soos Excel, bymekaar, en gebruik dan daardie data om plekhouers te vervang deur die boodskap met die ooreenstemmende inligting van elke individu wat u gaan skryf. U kan dit gebruik om vinnig gepersonaliseerde boodskappe vir honderde mense gelyktydig te skep.

conținut

Stappe
Deel 1
Deel 2
Deel 3

stappe

Deel 1

Voeg die ontvangers by

Prent getiteld Mail Merge in Microsoft Word Step 1

Verstaan wat dit is waarmee jy die "Mail Merge" funksie kan doen. Die funksie "Mail Merge" is `n funksie wat ontwerp is om letters en e-posse in grootmaat te skep, sowel as koeverte en etikette met verskillende inligting vir elk van die boodskappe. U kan `n ontvangers databasis laai of dit handmatig invoer en dan plekhouers of `velde` gebruik om outomaties die inligting van elke ontvanger in u eie kopie te voltooi.

Prent genaamd Mail Merge in Microsoft Word Step 2

Skep `n ontvanger-sigblad (opsioneel). U kan elkeen van die ontvangers handmatig invoer tydens die posfusieproses. Dit is goed as u slegs boodskappe aan `n handjievol mense wil stuur, maar u sal sien dat dit baie makliker is om `n sigblad of databasis voor te berei. begin.

Klik hier vir instruksies oor hoe om `n sigblad in Excel te skep.

Klik hier om instruksies te sien oor hoe om `n databasis in Access te skep.

Beeld getiteld Mail Merge in Microsoft Word Step 3

Klik op die "Korrespondensie" oortjie om die "Mail Merge" gereedskap oop te maak. As jy Word 2003 of `n vorige weergawe gaan gebruik, klik op die "Tools" menu en kies "Letters and Correspondence" → "Show Toolbar vir Mail Merge".

Prent getiteld Mail Merge in Microsoft Word Step 4

Klik op die knoppie "Begin pos saamvoeg `en kies `n formaat. U kan `Mail Merge` gebruik om e-posse, briewe, koeverte, etikette en gidse te skep. U kan ook "Normale Woorddokument" kies as u nie seker is watter een moet gebruik word nie.

As u `Enveloppen` kies, word die venster `Envelop opsies` vertoon, waardeur u die gewenste formaat vir die enveloppen en die grootte van die fisiese enveloppen kan kies.

As u `Labels` kies, verskyn die venster `Etiket Opsies`, waarmee u die tipe papier op die etiket en die grootte van elkeen kan kies.

Prent-titel Mail Merge in Microsoft Word Stap 5

Kliek op `Kies ontvangers` en kies hoe u ontvangers by die posfusie wil voeg. Die ontvangers deel is die mees kragtige pos kombinasie, aangesien dit jou toelaat om die plekhouers of "velde" in die brief te vervang met die persoonlike inligting van elke ontvanger. U kan die ontvangers handmatig invoer, `n databasis of sigbladlêer oplaai, of u Outlook-kontakte oplaai.

As u `Nuwe lys` kies, verskyn `n nuwe venster wat u toelaat om die inligting van elke ontvanger handmatig in te voer. Dit is handig as u nie toegang het tot `n sigblad met die inligting van u ontvangers nie, maar dit is ook die stadigste manier om die data in te voer. U kan kliek op Kolomme aanpas ... om gepasmaakte velde te maak vir die data wat u invoer.

As u `Gebruik `n bestaande lys kies`, kan u deur u rekenaarlêers blaai om verskillende tipes databasisse en sigblaaie te vind, insluitend die wat in Excel of Access geskep is. U kan ook op `n nuwe bron klik en koppel aan `n aanlyn SQL-bediener.

As u `Kies uit Outlook-kontakte` kies, sal u Outlook-kontakte gelaai word en u kan die blokkie verwyder vir die kontakte wat u nie wil insluit nie.

Deel 2

Skep die dokument

Prent-titel Mail Merge in Microsoft Word Stap 6

Begin om jou dokument te skep soos u normaalweg sou wou. Sodra jy die ontvangers ingeskryf het, kan jy begin om jou dokument te skep. Jy kan dit van nuuts af af gebruik of enige sjabloon gebruik. Dit is belangrik om eers die ontvangers in te voer sodat u die toepaslike velde kan gebruik wanneer u die dokument skep.

Prentvoortgesette possamevoeging in Microsoft Word Stap 7

Klik op die knoppie Groetlyn om `n persoonlike groet te skep. As jy wil sien hoe die groetjie sal lyk op elke kopie van die posfusie, kan jy die voorskou van die venster wat verskyn, gebruik.

Beeld getiteld Mail Merge in Microsoft Word Stap 8

Klik op die knoppie Geïntegreerde veld invoegen en kies die veld wat u in die dokument wil plaas. Hierdie velde sal dan vervang word met die data wat verkry is van die ontvanger databasis op die oomblik dat die dokumente genereer word.

As u byvoorbeeld die naam en die naam van die dokument wil wys, moet u "Naam" kies, druk die spasiebalk en klik op die knoppie Gecombineerde veld nog een keer en kies "Naam".

As `n ander voorbeeld, kan u die adresblokkie gebruik om koeverte te skep met die adres van elke gedrukte ontvanger. Skryf jou eie adres in die terugkeer-area in die koevert-sjabloon en voeg dan `Adresblok` by die ontvanger se area in die sjabloon.

U kan enige veld kies wat data van die ontvanger bevat. Maak seker dat dit van toepassing is op alle ontvangers in die lys, aangesien leë velde baie duidelik sal wees wanneer u die dokument lees.

Prent-titel Mail Merge in Microsoft Word Stap 9

Klik op die knoppie Merk kombinasie velde om die ingevoegde velde uit te lig. Dit sal dit makliker maak om te sien hoe die velde sal lyk as jy dit wysig.

Prent-titel Mail Merge in Microsoft Word Stap 10

Klik op die Resultate Voorskou-knoppie om te sien hoe die finale produk sal lyk. Die skerm sal verander om die dokument met die korrespondensie te vertoon, gekombineer met die inligting van die eerste ontvanger.

Deel 3

Voltooi die posfusie

Prent getiteld Mail Merge in Microsoft Word Stap 11

Soek vir foute. Klik op die knoppie Soek foute om alle dokumente met gekombineerde e-pos te skandeer om te verseker dat alle ontvangers geldige data vir elk van die velde het. Hulle sal u inlig oor enige ongeldige data sodat u die probleem kan oplos voordat u verder gaan.

Prent-titel Mail Merge in Microsoft Word Stap 12

Beëindig die kombinasie proses. Sodra u die foute nagegaan het, kan u die samesmeltingsproses voltooi en die individuele dokumente skep. As jy op die knoppie Voltooi en kombineer, sal jy drie opsies hê:

Wysig individuele dokumente. U kan kies watter inskrywings u hierdie handeling wil toepas. Sodra jy dit doen, sal `n nuwe dokument geskep word, wat `n nuwe bladsy vir elke inskrywing sal hê. Dan kan u die dokument hersien en handleiding uitgawes maak op elke bladsy.

Druk dokumente af U kan kies watter inskrywings u hierdie handeling wil toepas. Sodra u dit doen, sal die dokumente na die afdrukwachtrij gestuur word en individueel gedruk word.

Stuur e-posse U kan die onderwerpreeks ook definieer en kies die veld wat die e-posadresse van die ontvangers bevat. U kan e-pos in grootmaat stuur met behulp van Outlook. Hou in gedagte dat hierdie opsie die boodskap dadelik sal stuur, dus maak seker dat alles goed is!

Deel op sosiale netwerke:

Verwante