Hoe om `n besigheids-e-pos te skryf aan iemand wat jy nie ken nie

As jy in die sakewêreld werk, sal jy waarskynlik gereeld `n e-pos moet skryf aan iemand wat jy nie ken nie. Alhoewel dit `n bietjie ongemaklik kan wees, is dit deel van die professionele lewe. Daar is `n paar etiese reëls wat u moet respekteer wanneer u `n professionele e-pos aan `n vreemdeling stuur.

conținut

Stappe
Deel 1begin die e-pos
Deel 2skryf die e-pos
Deel 3voltooi die e-pos

stappe

Deel 1
Begin die e-pos

Prent getiteld Skryf `n Besigheids-e-pos aan iemand wat jy nie ken nie Stap 1

Ondersoek. Daar is `n verskeidenheid inligting wat jy moet weet voordat jy `n e-pos aan `n vreemdeling skryf. Voordat jy begin skryf, kyk na die webwerf van die maatskappy waar die ontvanger werk.

As jy nie die e-pos adres van die ontvanger ken nie, kan jy dit vind deur op die maatskappy se webwerf te blaai. As die e-pos nie ingesluit is nie, wees versigtig wanneer u die persoon per e-pos kontak. Miskien moet jy kies om `n fisiese brief te stuur.
As jy van plan was om `n vraag in die e-pos te stel, kyk of die webwerf hierdie vrae aanspreek. Jy moet nie die indruk gee dat jy onverskillig is nie. Jy moet ook nie bekend maak dat jy nie die tyd geneem het om die webwerf noukeurig te lees nie.
Maak seker dat jy in kontak kom met die regte persoon. Baie mense begin `n e-pos met iets soos "Ek is nie seker jy is die regte persoon nie, maar ...". Dit word as onprofessioneel beskou en `n gebrek aan respek vir die ontvanger se tyd. As jy nie weet wie om te kontak nie, stuur nie die e-pos totdat jy daardie inligting uitvind nie.

Prent getiteld Skryf `n besigheids-e-pos aan iemand wat jy nie ken nie Stap 2

Skryf `n beskrywende vakreël. Die onderwerplyn moet die presiese redes waarom jy die e-pos gestuur het, oordra. Baie keer word e-posse van vreemdelinge geïgnoreer en geïgnoreer. `N Soliede onderwerplyn verminder die waarskynlikheid dat jou e-pos geïgnoreer sal word.

Gebruik `n paar woorde om te sê waaroor e-pos handel. Gebruik al die besonderhede wat jy in 4 of 5 woorde kan insluit. Byvoorbeeld, "Byeenkoms by 10 a. m. om oor die nuwe rekenaars te praat" dit is beter as "Vergadering vanoggend".

Vae vaklyne (soos "hallo"), soms word hulle per ongeluk as strooipos erken en na die strooipos van die ontvanger gestuur.

Gebruik `n professionele e-pos, aangesien dit langs die onderwerplyn verskyn. Gebruik `n e-pos wat jou volle naam gebruik in plaas van een wat `n karakter se naam of `n vae frase gebruik.

Moenie die hele onderwerpreël in hoofletters skryf nie, selfs al is die e-pos dringend. Dit lyk asof jy skree, wat as vyandigheid geïnterpreteer kan word.

Beeld getiteld Skryf `n Besigheids-e-pos aan iemand wat jy nie ken nie Stap 3

Bepaal hoe om die ontvanger te benader. As jy `n vreemdeling aanspreek, kan dit moeilik wees, aangesien jy dalk nie weet hoe jy verkies word om geroep te word nie. Daar is egter enkele etiketreëls wat u kan help om vals stappe te voorkom.

As jy nie die naam van die persoon ken nie, vermy oormatige frase soos "Aan wie dit ooreenstem" of "Geagte Meneer / Mevrou". Moenie ook te gemaklik wees nie. "Hoe gaan dit?" Dit is baie onprofessioneel vir `n besigheids-e-pos. Miskien is dit beter om die e-pos met `n eenvoudige te begin "hallo".

As jy die naam van die persoon ken, maak seker dat jy dit korrek skryf. Kontroleer die spelling `n paar keer, aangesien dit maklik is om foute te maak as jy nog nooit `n e-pos aan daardie persoon geskryf het nie.

gebruik "Mnr" en "Me" gevolg slegs deur die persoon se naam. Byvoorbeeld, as jy Julia Cortes aanspreek, begin die e-pos met "Geagte Mev. Cortés" in plaas van "Geagte Mev Julia Cortés".

Moenie aannames maak oor die huwelikstatus van `n vrou nie. As jy jou huwelikstatus ken, is dit steeds die beste om dit te vermy om dit in `n e-pos te beklemtoon, aangesien dit irrelevant in die sakewêreld is. Gebruik net "Me" en gebruik nooit "Me" of "Me" tensy dieselfde ontvanger hierdie groete gebruik.

As iemand `n PhD het, is dit gepas om te gebruik "Dr." deur daardie persoon aan te spreek.

Prent getiteld Skryf `n besigheids-e-pos aan iemand wat jy nie ken nie Stap 4

Identifiseer jouself en die maatskappy wat jy verteenwoordig. Onthou, wanneer u `n besigheids-e-pos stuur, verteenwoordig u die plek waar u werk. Identifiseer jouself en die maatskappy in die eerste sin. Byvoorbeeld, `n e-pos kan begin "Geagte Mev. Cortes: My naam is Carlos Ramos en ek werk in die bemarkingsgebied van Wilson Technologies".

Deel 2
Skryf die e-pos

Beeld getiteld Skryf `n besigheids-e-pos aan iemand wat jy nie ken nie Stap 5

Hou dit kort en reguit. Deur direkte te wees en die doel duidelik te identifiseer, bied u `n professionele beeld aan wat die leser ernstig sal neem. Dit verhoog ook die waarskynlikheid dat die e-pos betyds gelees en beantwoord sal word, aangesien mense geneig is om antwoorde op lang e-posse uit te stel.

Nadat u jouself en die maatskappy geïdentifiseer het, moet die volgende sin die doel van die e-pos verduidelik. Dit is beter om bloot te stel wat jy wil hê in twee sinne.
Wees positief Selfs as jy skryf om `n klag of saak uit te druk, wees hoflik en respekvol deur die e-pos. Moenie siek voel van base, ander maatskappye of werknemers nie, want hierdie houding laat `n slegte indruk van jou.
Alhoewel dit gewoon is om `n bietjie basiese inligting oor jouself in die omslagbriewe in te sluit, as jy in die naam van `n maatskappy skryf, moenie daardie inligting byvoeg nie. Plaas eenvoudig jou naam en jou posisie in die maatskappy voordat jy verder gaan na die doel van die e-pos.

Prent getiteld Skryf `n Besigheids-e-pos aan iemand wat jy nie ken nie Stap 6

Gebruik `n eenvoudige en direkte prosa. `N Besigheids-e-pos moet so maklik wees om te lees as moontlik. Dit beteken dat jy `n duidelike en maklik verstaanbare taal moet gebruik.

Gebruik die aktiewe stem in plaas van die passiewe stem. Byvoorbeeld, moenie skryf nie "`N Omsendbrief is gestuur deur my baas, Jaime Corzo". Skryf eerder "My baas, Jaime Corzo, het `n omsendbrief gestuur".

Vermy jargon en technicalities, alhoewel hierdie terme in die maatskappy gebruik word. Kies om eenvoudige Spaanse en algemene frases te gebruik.

Gebruik kort sinne Verwyder voegwoorde wanneer moontlik en verdeel lang sinne. Byvoorbeeld, "Ons het geen reaksie aangaande die omsendbrief ontvang nie en ons het besluit om op te volg om seker te maak dat u die inligting verstaan het". Hierdie sin kan beter uitgedruk word op die volgende manier: "Ons het geen reaksie aangaande die omsendbrief ontvang nie. Ons het gekies om op te volg om seker te maak dat u die inligting verstaan het".

Gebruik gepaste grammatika, spelling en punktuasie. Kontroleer die spelling en korrigeer alle e-posse voordat u dit stuur.

Prent getiteld Skryf `n Besigheids-e-pos aan iemand wat jy nie ken nie Stap 7

U moet weet wat om te voorkom wanneer u `n e-pos stuur. Daar is `n paar reëls van etiket oor wat deur `n e-pos oorgedra moet word. Verstaan wat jy moet vermy wanneer jy `n e-pos stuur voordat jy iemand kontak.

Daar is geen probleem met aanhangsels as u `n e-pos stuur oor die inligting wat spesifiek aangevra is nie, maar stuur nie aanhegsels aan vreemdelinge sonder om dit aan te dui nie.

Vermy die stuur van baie groot aanhangsels. As u hierdie inligting noodwendig moet stuur, stuur `n e-pos vooraf aan die ontvanger om hom te waarsku.

Moenie `n baie groot handtekening gebruik nie. Ideaal gesproke moet u handtekening slegs u naam, u posadres, u e-posadres en u telefoonnommer insluit. As jy wil, is dit ook gepas om die titel van jou werk in te sluit.

Moenie illustrasies of fondse insluit nie. Dit is geneig om die herinnering van e-pos te versadig en onprofessioneel te lyk in `n besigheidsomgewing.

Deel 3
Voltooi die e-pos

Prent getiteld Skryf `n besigheids-e-pos aan iemand wat jy nie ken nie Stap 8

Gee die ontvanger instruksies oor hoe om te reageer. Aan die einde van die e-pos gee dit aan die ontvanger instruksies oor hoe hy kan opvolg.

Spesifiseer asseblief `n tydraamwerk waarin u `n antwoord wil hê. Byvoorbeeld, "As jy môreaand my kan antwoord, wil ek jou oneindig bedank".
Sluit sekere kontakinligting in, soos benodig. Jy kan sê "U kan my in hierdie e-pos bereik" Of versoek `n oproep en sluit jou nommer in.
Wees spesifiek oor wat jy van die ontvanger wil hê. Moenie eenvoudig sê nie "Ek hoop gou van u te hoor". In plaas daarvan, sê "Ek hoop spoedig van u te hoor om die logistiek van die oorgang na `n nuwe rekenaarstelsel te bespreek".

Prent getiteld Skryf `n besigheids-e-pos aan iemand wat jy nie ken nie Stap 9

Voeg `n goeie afskeid. Voor jou naam moet daar `n soort afskeid wees. Kies `n gepaste afskeid in die besigheidsomgewing vir e-pos.

Moenie `n script byvoeg nie en sluit jou naam in. Dit lyk ook toevallig, sowel as afskeidings soos "Sien jou" en "Ons praat later". Dit is ook beter om emoticons te vermy (soos smiley gesigte).

In `n besigheids e-pos, iets soos "Beste groete" of "vriendelik" Dit is gepas, aangesien dit vriendelik is sonder om professionele te bied. "opreg" Dit is nog `n goeie opsie, maar dit klink dalk baie konserwatief.

"Dankie" en "Baie dankie" Dit is ook gepas, maar dit moet vermy word as jy nie die ontvanger vra om `n spesifieke taak of plig uit te voer nie.

Prent getiteld Skryf `n besigheids-e-pos aan iemand wat jy nie ken nie Stap 10

Opvolg Die sakewêreld is hekties. As u nie `n antwoord van die ontvanger ontvang in `n gepaste tydraamwerk nie, kan u `n opvolg-e-pos stuur.

As iemand nie reageer nie, is dit waarskynlik nie opsetlik nie. Die e-posse is misplaas en dikwels, selfs as u die korrekte protokol volg, eindig hulle per ongeluk in `n strooiposfilter.

`N Opvolg-e-pos moet `n regstreekse reaksie wees op `n e-pos wat jy reeds gestuur het. Wees lekker, begin met iets soos "Ek weet dat hy waarskynlik baie besig is, maar ek wou net seker maak hy het my e-pos gekry". Stuur dan kortliks na die onderwerp van die oorspronklike boodskap.

Deel op sosiale netwerke:

Verwante