Hoe om `n dokumentbestuurstelsel te skep wat van nuuts af begin

Dokumentbestuur is een van die hoof take van `n administrateur. Wat hulle ook al sê, die papierlose kantoor is nog steeds `n mite. Hier bied ons `n paar idees aan oor hoe om `n goeie verwysingsisteem vanaf die begin af te bestuur.

conținut

Stappe
Wenke

stappe

Prent getiteld Skep `n dokumentbestuurstelsel vanaf die grond op stap 1

Definieer watter soort dokumente dit is.

Is hulle vertroulike of regsdokumente?
Het hulle `n vinnige verwysing nodig, of kan hulle in argiewe gestoor word?
Is dit nodig vir historiese markstudies?
Is hulle dokumente met `n vervaldatum, sodat hulle 12 maande lank aktief is en dan verval (byvoorbeeld waarborge)?
Kan jy `n stelsel administreer of benodig jy twee (of meer)?

Prent getiteld Skep `n dokumentbestuurstelsel vanaf die grond tot stap 2

Bepaal vir watter kantoor die dokumentasie relevant is. Raadpleeg die mense in die kantoor omdat hulle idees het om `n doeltreffende stelsel te ontwerp of dinge voor te stel wat vermy moet word.

Pakhuise en rekeninge ontvangbaar

Menslike hulpbronne

onderhoud

Administrasie en finansies

Verkope en dienste

Registrasie en lisensies

wetlike

bemarking

Mediese area

Historiese en biografiese gebied

Ingenieurswese, navorsing en ontwikkeling

Ens

Prent getiteld Skep `n dokumentbestuurstelsel vanaf die grond op stap 3

Bepaal hoe die materiaal gestoor gaan word. Digitale kopieë kan maklik geargiveer word, maar oorspronklike dokumente moet behoorlik gestoor word.

Vertikale lêers op `n rak of kas

Vertikale lêers of liasseerkaste met laaie

Skuifdeure of laai stelsels vir groter behoeftes

Lockers of soortgelyke

Portefeuljes, bokse of koeverte

Sal dit `n gestruktureerde stelsel of `n buigsame een wees? Groot stelsels word beter gestruktureer.

Dit kan `n gesentraliseerde stelsel of verskillende lêersentrums wees.

Prent getiteld Skep `n dokumentbestuurstelsel vanaf die grond op stap 4

Oorweeg die voor- en nadele van elkeen.

Byvoorbeeld: Vertikale lêers het `n beperkte bergingskapasiteit, maar hulle is maklik toeganklik aangesien hulle geraadpleeg kan word asof `n boek uit `n rak geneem is. Boxes met lêers stoor meer, maar dit is makliker vir vraestelle om los te raak en hul bestelling te verloor.

Enveloppies is goed vir "spaar en vergeet" in die persoonlike dokumente lêer. Die stelsel kan egter ingewikkeld en rommelig wees indien die koeverte nie behoorlik ingedien en in orde is nie.

Prent getiteld Skep `n dokumentbestuurstelsel vanaf die grond tot stap 5

Nadat u die presiese behoeftes van elke afdeling bepaal het, begin met die keuse van u metode vir argivering. U kan kies om alfabeties of chronologies te argiveer. U kan dit ook doen volgens tipe dokument, per streek of per lêer per entiteit.

Dit kan `n kombinasie van metodes wees, maar oorweeg die doel van bestuur. Wil u die dokumente in orde en gestoor het of moet u aktiewe inligting hê wat u kan raadpleeg?

Prent getiteld Skep `n dokumentbestuurstelsel vanaf die grond tot stap 6

Kies die metode wat administrasie en konsultasie fasiliteer. Oorweeg om hierdie drie dinge te installeer:

Afskrifte van die klassifikasie metode op elke rak of op die kas, sodat mense dit kan lees en vinnig weet waar die dinge is.

`N Maatstaf wat die administratiewe personeel of ander afdelings aantoon waar hulle kan vind wat hulle benodig. Hierdie metode is die een wat vir groot lêers aangedui word.

`N Geskiedenisblad per lêer, aangeheg aan die koevert of gids, wat wys wie die lêer geneem het en wanneer en wanneer dit teruggestuur is. Indien nodig, laat `n spasie plaas om vas te stel wat met die inhoud van die lêer gedoen is, byvoorbeeld as afskrifte geneem is of as dokumente bygevoeg of verwyder is.

Prent getiteld Skep `n dokumentbestuurstelsel vanaf die grond op stap 7

Wees konsekwent sodat die stelsel meer toeganklik is. Die doelwit is om `n stelsel te installeer wat alleen toegedien word, aangesien daar tye kan wees wanneer u afwesig is vir vakansies of om gesondheidsredes en `n ander persoon sal dit moet bestuur.

Prent getiteld Skep `n dokumentbestuurstelsel vanaf die grond op stap 8

Nadat u die mees praktiese metode volgens die behoeftes gekies het,

Verkry alle argiefmateriaal soos stapelaar, pons, ens, dopgehou, lêer bokse en bergingstoerusting.

Berei die plek voor waar die lêers gestoor gaan word.

Versamel al die vraestelle van dieselfde tipe en klassifiseer hulle in die volgorde waarin hulle behoort te wees.

Maak indien nodig digitale kopieë en lê dit in die ooreenstemmende toestelle en lêers. Beskerm hulle en stoor dit as leesalleen lêers om ongelukke te vermy.

Lê die vraestelle in die ooreenstemmende vouers, bokse of koeverte en stoor dit.

Let op waar u dit vir die indeks argiveer indien nodig.

Prent getiteld Skep `n dokumentbestuurstelsel vanaf die grond tot stap 9

Onderhoud is `n permanente taak. Oorweeg verskeie maniere om die volgende algemene probleme aan te spreek:

Die lêers is te groot of beskadig, in welke geval u `n ander gids of boks kan kry.

Die inligting word nie meer opgedateer nie, dus die vraestelle kan geargiveer en gestoor word. As hulle nie meer in die toekoms sal gebruik nie, en as dit toegelaat word om wegdoen te word, sit hulle in die versnippermasjien en herwin die papier.

As daar beskadigde vraestelle is, kopieer die oorspronklike en laat `n afskrif in die lêer plaas en plaas die oorspronklike op `n veilige plek net in geval. In sommige gevalle is die integriteit van die oorspronklike baie belangrik. Benoem die afskrif as sodanig en teken aan wanneer dit gemerk is. Soms is hierdie sertifisering nodig.

Hou `n indeks op datum en verfyn die stelsel indien nodig. Maak seker dat mense die veranderings bekend ken.

Verifieer dat die lêers teruggestuur word onder dieselfde omstandighede as wat hulle uitgekom het. Dit gebeur nie dikwels nie, maar dit is goed om seker te maak dat die dokumente in goeie toestand terugbesorg word.

Voer `n maandelikse oudit uit om seker te maak dat alle lêers in plek is, in volgorde en voltooi. Dit is `n geleentheid om die bestaan van enige van die bogenoemde probleme te hersien.

Prent getiteld Skep `n dokumentbestuurstelsel vanaf die grond tot stap 10

Vir grootskaalse stelsels word, as deel van die stelsel, aanbeveel dat personeel die argiefdepartement, per telefoon of per e-pos, in kennis stel voordat hulle na vraestelle soek. Op hierdie manier kan jou span die dokumente gereed hê voordat hulle hulle soek.

Dit is baie voordelig aangesien die aangevraagde afleweringstyd gespaar word of personeel se tyd van u nie-argiefafdeling geneem word. Dit maak die stelsel ook meer soepel omdat mense weet dat hulle maklik toegang tot die vraestelle het, veral as dit iets dringends betref.

Prent getiteld Skep `n dokumentbestuurstelsel vanaf die grond op stap 11

Baie geluk Jou stelsel is aktief, ordelik, toeganklik en almal kan dit gebruik.

wenke

Hou konstante kontak met mense wat die stelsel gebruik en maak seker dit werk glad.
Maak seker dat wanneer jy nie goed werk nie.
Hou die stelsel georganiseer en vermy dus oorlaai.

Deel op sosiale netwerke:

Verwante