Hoe om dokumente te argiveer

Argivering beteken die stoor of bewaring van inligting. Organisasies verander elke dag papierdokumente in digitale lêers om hul duur te verhoog. Dit het bygedra tot die enorme hoeveelheid inligting wat vandag deur rekenaars gegenereer word, maar dit beteken net dat argiefdokumente in belang sal groei. As jy weet hoe om dit te doen, kan jy ruimte vir jou rekenaar vrystel om huidige dokumente doeltreffender te bestuur.

conținut

Stappe
Wenke
Waarskuwings
Dinge wat jy nodig het

stappe

Argiveer die dokumente in `n zip-lêer. Zip-lêers, baie nuttig met belangrike lêers wat selde nodig is, verminder die spasie wat deur dokumente op u hardeskyf beset word.

Kies eenvoudig die lêers wat u wil omskep in die zip-formaat.
Regskliek met die muis en kies die opsie "Stuur na".
Stuur die lêers na "Gecomprimeerde gids (in zip)".
Kontroleer of die lêers eintlik daar is deur dubbelklik op die zip-lêer. As dit is, dan kan jy die oorspronklike lêers uitvee.

Skuif jou dokumente na verwyderbare bergingsmedia. Die gewildste opsies vir digitale lêers is eksterne tape dryf, eksterne hardeskywe of USB dryf.

Maak `n rugsteun op `n CD of DVD as jy `n CD- of DVD-brander het. Rugsteunkopieë is `n ander manier om te argiveer, alhoewel jy hierdie metode waarskynlik met sy ander naam ken (brand `n skyf). Byvoorbeeld, Windows gebruik `n LFS-lêerstelsel en `n formaat met meesterstartrekord. Dit het beter met ander toestelle om lêers na `n CD of DVD te kopieer.

Vir die LFS-lêerstelsel, plaas `n opneembare CD of DVD in jou rekenaar se CD of DVD-brander.

Wanneer die dialoogkassie verskyn, klik "Bring lêers na data skyf".

Gee `n naam op die skyf en klik dan "volgende".

Wag vir `n leë skyfmap om te verskyn. Dit beteken dat die skyf geformateer en gereed is om lêers te kopieer.

Open die gids met die dokumente wat u wil argiveer en sleep die lêers na die leë skyfmap.

In die formaat "Met meester boot rekord", plaas `n opneembare CD of DVD in `n rekenaar se CD of DVD-brander.

Wanneer die dialoogkassie verskyn, klik "Bring lêers na data skyf".

Gee `n naam op die skyf en klik "Wys opsies vir formaat".

Kies die opsie "Met meester begin rekord" en klik "volgende".

Wag vir `n leë skyfmap om te verskyn. Dit beteken dat die skyf geformateer en gereed is om lêers te kopieer.

Open die gids met die dokumente wat u wil argiveer en sleep hierdie lêers na die leë skyfmap.

Stuur die dokumente na `n eksterne berging.

Behalwe as `n plek om dokumente te argiveer, beskerm veilige afgeleë stoorplek inligting van rampe soos brand- en hardeskyf-mislukkings.

Met so baie maatskappye wat hierdie diens aanbied, moet u direk kontak met hulle opneem om spesifieke besonderhede te kry oor die manier waarop hulle funksioneer en weet watter waarborge die argief van dokumente op afstand insluit.

Dit maak gebruik van sagteware om digitaal te argiveer.

Een van die bekendste metodes om die voorkoms van `n dokument te behou, is deur `n PDF-lêer te skep. Hierdie sagteware wat deur Adobe aangebied word, bekend as Adobe Acrobat, fasiliteer die omskakeling van dokumente na PDF-formaat van verskeie sagtewareprogramme. Daar is ook verskeie gratis programme wat hierdie lêers skep.

Die feit dat die spesifieke besonderhede openbaar is, beteken dat die volgende weergawes van die Adobe-sagteware vorige weergawes van die dokumente kan lees.

Daarbenewens is PDF-lesers maklik beskikbaar omdat dit gratis van `n Adobe-webwerf afgelaai kan word.

Bly op hoogte van die tegnologie vir die argief van dokumente. Met die vinnige evolusie van tegnologie, wat vandag is, kan môre verouderd wees. Dit kan `n probleem wees as jy argiefbewyse na `n nuwe stelsel verskuif.

wenke

Maak die argiefgids dokumenteer sodat ander mense en u die lêers wat hulle nodig het, oor tyd kan vind. Hierdie proses kan net so eenvoudig wees as die lêers of dopgehou met die naam van die inhoud en die datums wat die lêers insluit. Byvoorbeeld, as u die dokumente van `n maatskappy lê, kan u `n gids noem "Lêers van die maatskappy gedurende die eerste kwartaal van 1997". In groter stelsels sal lêers waarskynlik metadata gebruik vir katalogisering.
Nog `n rede vir die indiening van dokumente is dat daar soms wettige vereistes is wat vereis dat u die inligting stoor.

waarskuwings

Een risiko is dat die lêers beskadig sal word. Maak dus seker dat u `n behoorlik getoetste stelsel gebruik om u inligting te rugsteun.
Dikwels word multimedia-data geassosieer met spesifieke hardeware of sagteware en mag dit nie buite eie stelsels toeganklik wees nie.
As u nie `n stelsel gereed het om dokumente te argiveer nie, kan lêers per ongeluk verlore raak, veral as dit per ongeluk verwyder word.

Dinge wat jy nodig het

Verwyderbare bergingstelsel, as jy die dokumente in `n ander medium wil argiveer.

Deel op sosiale netwerke:

Verwante