Hoe om te lê

Inlêinligting is noodsaaklik om `n besigheid of kantoor te bestuur. Enige organisasie of individu kan voordeel trek uit die ontwikkeling van `n gekodifiseerde en konsekwente stelsel vir die argivering van dokumente, hetsy op die rekenaar of in `n lêer. Deur gebruik te maak van gestruktureerde metodes om dokumente te argiveer, spaar jy tyd en ruimte.

stappe

Metode 1

2

Kodeer jou stelsel om dokumente te argiveer. U sal `n gestandaardiseerde proses benodig vir al die mense wat die dokumente lê om dit te volg. Skryf hierdie stel instruksies sodat die dokumente toeganklik kan wees vir elkeen wat dit benodig.

3

Stempel die datum met `n stempel op alles wat jy lêer. Wanneer u deur die deur ingaan, moet u die datum bo-op, op dieselfde plek in elke dokument, skryf of stempel. Neem die tyd om die datums in die vorige lêers te skryf om eenvormigheid te hê.

4

Koop baie dopgehou. Skei u dokumente in projekte of onderafdelings van projekte. Miskien moet u hierdie stelsel `n bietjie later aanpas om projekte met groot hoeveelhede data te akkommodeer.

5

Gebruik `n ander lêer vir projekte in proses en vir voltooide projekte. As die lêer baie vlakke het, kan u die boonste gedeelte vir projekte in proses en die onderste gedeelte vir voltooide projekte gebruik.

6

Omskryf die dopgehou volgens kleur. Die dopgehou is beskikbaar in `n verskeidenheid kleure. Koop `n ander kleur vir elke tipe projek waarin jy werk. Byvoorbeeld, alle finansiële lêers kan blou wees, terwyl ontwerplêers pienk kan wees.

7

Benoem die dopgehou. Baie dopgehou vir lêers kom met plastiese etikette. Gebruik hulle om seker te maak jy kan jou lêer oopmaak en vind wat jy dadelik nodig het.

8

Stoor die nuwe dokumente aan die voorkant van die ry. Hou hulle in chronologiese volgorde deur die oudste lêers in die rug te plaas. Dit sal jou tyd spaar wanneer jy `n dokument moet kry.

9

Dit gebruik `n weeklikse stelsel om dokumente te argiveer. As jy baie dokumente het, kry jy ten minste sewe dopgehou wat jy volgens die dae van die week kan gebruik. Plaas die dokumente wat u in die dagstelsel moet voltooi sodat u kan organiseer wat u elke dag benodig.

10

Moenie jou lessenaar as `n stelsel gebruik om dokumente te argiveer nie. Omdat u dopgehou het vir projekte in proses, moet u die belangrike dokumente in hierdie dokumente stoor. Jy sal minder lêers verloor as hulle op die regte plek is.

11

Maak ontslae van die lêers wat nie nodig is nie. Een deel van `n goeie stelsel vir die indiening van dokumente is om diegene wat nie noodsaaklik is, weg te gooi of te vernietig nie. Dit sal die grootte van jou lêers verminder en jou toelaat om ander dokumente makliker te vind.

12

Maak `n numeriese of gekodeerde lêerstelsel indien u kantoor kodes gebruik. Dit kan `n goeie manier wees om werkspesifieke inligting te gebruik om dokumente meer akkuraat te argiveer.

13

Oorweeg dit om oor te skakel na `n stelsel vir digitale argief as jy min fisiese dokumente het, maar genoeg digitale lêers. Sommige dokumente, soos kwitansies, word geskep om oor tyd te vervaag, daarom is dit die beste om hulle te stoor in `n stelsel om dokumente digitaal te argiveer.

14

Stoor alle soorte dokumente saam. In plaas van afsonderlike afdelings vir skywe, USB-stokke, dopgehou of brosjures, hou alle soorte dokumente saam solank hulle deel van dieselfde projek of subprojek is.

Metode 2

2

Vestig die Friends-stelsel om `n daaglikse rugsteun van u hele rekenaar of die inligting op u webwerf te maak. Vir besighede wat daagliks `n groot hoeveelheid inligting registreer, word aanbeveel dat hulle elke uur die rugsteun doen.

3

Koop `n skandeerder wat aan jou rekenaar gekoppel is. Scan elke belangrike dokument wanneer dit in die pos kom om `n digitale rugsteun en `n stelsel vir die argief van dokumente te skep. Vir groot projekte wat digitale dokumente argief, koop `n dokument skandeerder met `n dokument feeder en sagteware om dokumente outomaties te argiveer om tyd te bespaar.

4

Beskerm jou rugsteun met `n wagwoord. Onthou dat dit veiliger is om jou wagwoord op `n stukkie papier te skryf en in jou beursie of op jou lessenaar te hou as om dit op `n dokument op die rekenaar te stoor. `N Digitale dief is minder geneig om jou kantoor aan te val, in plaas van om jou rekenaar aan te val.

5

Besluit of jy sagteware wil gebruik of nie. As u al u lêers direk wil beheer, moet u eenvoudig dopgehou en subgidse op u rekenaar se hardeskyf stel. As jy `n dokumentbestuurstelsel wil gebruik, koop `n sagteware om dokumente te argiveer en `n skanderingprogram met optiese karakterherkenning (OCR).

6

Skep `n standaard aanstellingsstelsel. Noem elke dokument op dieselfde manier, insluitende die onderwerp, datum en ander relevante inligting. Byvoorbeeld, ontvangste moet die naam van die winkel, die datum en die produkte wat jy gekoop het, hê.

7

Omskryf jou dopgehou en subgidse. U moet u dokumente op datums, onderwerpe of projekte skei as u u dokumente lê wanneer u `n paar dopgehou gebruik, in plaas van `n dokumentbestuurstelsel. Skep `n nuwe subset van dopgehou om dopgehou wat te veel dokumente bevat, te organiseer.

8

Vermy die versoeking om lêers op die lessenaar van die rekenaar te stoor. Sodra jy die lêers afgelaai het, noem dit volgens jou stelsel en lê dit dadelik in om dit maklik te benader.

9

Ondersoek en gebruik sommige inheemse programme. Apple rekenaars sluit kleur etikette vir dikwels gebruikte lêers in. Beide Apple-rekenaars en diegene met Windows-stelsels het dikwels `n stelsel wat outomaties kopieë kopieër en soek funksies het.