Hoe om `n lêerstelsel in die kantoor te vestig

Min dinge is belangriker vir `n funksionerende kantoor as `n liasseringstelsel wat werk. Jy jy is die enigste een wat toegang tot lêers het of as jy hulle met ander te deel, moet die lêerstelsel wat jy kies word georganiseer sodat almal kan kry wat hulle soek. As die lêer stelsel is moeilik om te gebruik, sal jy bly met al jou papiere uit vrees vir die verlies van onder meer lêers en binnekort sal jy `n stapel papiere wat jou lessenaar hê.

conținut

Stappe
Wenke
Waarskuwings

stappe

Prent getiteld Stel `n kantoor lêerstelsel in Stap 1

Besluit watter lêerstelsel jy sal gebruik. Maak nie saak wat dit is nie, die enigste ding wat moet saak maak, is dat dit sin maak sodat jy presies weet waar elke blad is. U opsies is:

In alfabetiese volgorde. Dit is die beste stelsel wanneer die meeste lêers kliënt- of pasiëntname sal wees.
Per vak of kategorie. Die meeste lêerstelsels word georganiseer volgens vak of kategorie, wat goed werk as dit goed gedoen is, maar dit kan baie verwarrend wees as dit nie goed gedoen is nie.
In numeriese of chronologiese volgorde. Hierdie stelsel is handig as u lêers bevat wat hoofsaaklik bestaan uit genommerde inligting of datums, soos aankooporders of kwitansies.

Prent getiteld Stel `n kantoor lêerstelsel in Stap 2

Vul jou lêerskaste met hangmouers. Die hangende dopgehou sal nie van hul plek verwyder word nie en dien as hegstukke vir die manila koeverte wat jy uit die laai sal haal.

Prent getiteld Stel `n kantoor lêerstelsel in Stap 3

Organiseer jou vraestelle in stapels volgens kategorieë. As `n hoop meer as 5 cm hoog is, verdeel dit in subkategorieë. As die battery te dun is, kombineer dit met `n ander battery en verander die naam daarvan. Die name van die stapels moet maklik wees om te bepaal in watter stapel elke stuk papier gaan.

Prent getiteld Stel `n kantoor lêerstelsel in Stap 4

Plaas elke stapel in `n manila-gids en merk dit duidelik. Dit is beter om dopgehou te gebruik met oortjies wat in die middel is en nie versteur nie, want dit maak die lêers meer bestel.

Prent getiteld Stel `n kantoor lêerstelsel in Stap 5

Plaas die manila dopgehou in die hangende dopgehou. Vir die meeste lêers kan jy `n hangmap gebruik, maar as dit dik lêers of lêers is wat jy in subkategorieë moet verdeel, gebruik hardmap-dopgehou. U kan dopgehou sorteer soos u wil, maar die meeste organiseer hulle in alfabetiese volgorde.

Prent getiteld Stel `n kantoor lêerstelsel in Stap 6

Benoem die hangende dopgehou met dieselfde name as die manila-dopgehou. Plaas al die plastiek-oortjies aan die linkerkant van die gids, tensy jy `n sylêerskap gebruik. Vir kantlêkaste, wat van links na regs loop wanneer die laai oopgemaak word in plaas van terug na voor, plaas die oortjies aan die regterkant.

Prent getiteld Stel `n kantoor lêerstelsel in Stap 7

Plaas verskeie manila-dopgehou en hangende dopgehou naby die lêers sodat jy vinnig `n gids kan byvoeg as jy `n lêer kry wat nie in die gids waarin dit voorkom nie. Vermy vouers wat te dik of te dun is. Jy kan ook die dopgehou hernoem en die lêers herverdeel as jy die behoefte sien om alles weer te kategoriseer.

Prent getiteld Stel `n kantoor lêerstelsel in Stap 8

Verwyder aan die einde van die jaar alle dopgehou, merk nuwe dopgehou met dieselfde kategorie name en plaas die lêers in hulle. Gaan na die dopgehou om te sien of jy iets moet oordra en die res in jou lêer plaas.

wenke

As u wil hê dat u lêers gekleur moet word, kan u u rekenaar gebruik en etikette van verskillende kleure afdruk. Maar as al jou dopgehou het kleur en dan besluit wat jy nodig het om `n ander te voeg, dit sal nie goed lyk as jy nie reeds gekleurde etikette of as jy moet die etiket hand skryf. Dit is beter om dinge eenvoudig te hou.

waarskuwings

Jy skep nooit `n stapel "verskillende lêers" vir dinge wat jy nie kan kategoriseer of al jou lêers sal daar eindig nie.
Sodra u `n lêerstelsel het, moet u daardie stelsel handhaaf. Neem aan die einde van die dag al die vraestelle wat jy op jou lessenaar het en lê dit. Weerstaan die versoeking om al die vraestelle in `n boks te plaas om later in te dien, aangesien jy net die blokkie sal invul en dit sal `n ander lêer word.

Deel op sosiale netwerke:

Verwante