Hoe om dokumente op `n Mac te bestuur

In staat wees om hulle te herstel. Merk en herstel, die tweede sleutel faktor in dokument bestuur op `n Mac. Om seker te maak dat jy daardie lêers sal vind wanneer jy dit nodig het, is dit noodsaaklik dat jy `n simbool skep. Wel, vir Mac-gebruikers, is die "kolligte" eenvoudig genoeg om iets te vind - die titels, die datum van die skepping van die lêers, ens. Daarbenewens help die `metadata` baie. Die `metadata` bevat baie van die inligting in die dokument, soos die onderwerp, outeur, tipe, tyd, grootte of ISBN, ens. U kan die metinformasie gebruik om na verwysings te soek met die dokumentbestuursprogrammatuur. Deur sulke sagteware en `metadata` te gebruik, kan u u lêers volgens onderwerp, tipe, grootte, datum en selfs deur sleutelwoorde in die inhoud vind! So maklik soos die gebruik van die kolligte!

Waarborg die sekuriteit van u lêers. Hoe voorkom jy dat jou persoonlike lêers op enige webwerf gepaai of gepubliseer word? Daar is twee metodes hiervoor. U kan die voorregte verander in die gebruiksvoorwaardes van die lêer of u kan dit doen in die sekuriteitsmap van die dokumentbestuursprogrammatuur, wat u slegs met u persoonlike wagwoord kan oopmaak.

Verspreidingsmetode. Ons moet die verspreiding in ag neem, want vir vandag se besigheid of projekte kan ons nie ons skeppings op die Mac hou nie. Ons moet die dokumente aan ander mense publiseer of stuur. In die algemeen is daar drie verskillende metodes: 1) drukwerk- 2) netwerk- 3) gedrukte kopie. En die mees gerieflike, vinnige en omgewingsvriendelike manier om jou dokument te deel, is deur die netwerk. Daar is baie bekende en gratis dokumentuitruildienste op die internet, soos Google Doc en Slideshare.com. Verder is dit ook nodig om lêers binne `n plaaslike netwerk of in dieselfde kantoor te deel. Gewoonlik is goeie dokumentbestuursoftware verenigbaar met alle middele en metodes van uitvoer.