Hoe om `n organisasie se sekretaresse te wees

In `n studenteraad, `n politieke groep of `n spesiale organisasie is dit belangrik om `n sekretaresse te hê. Die sekretaresse is byna die belangrikste persoon in die kantoor aangesien hy verantwoordelik is vir die organisasie, assimilasie en verspreiding van die inligting binne die organisasie. Hulle moet georganiseer word, hardwerkend, intelligent wees en uitstekende skryfvaardighede hê.

conținut

Stappe
Wenke

stappe

Prent getiteld `n organisasie wees` class=

Besluit of dit die regte werk vir jou is. Sommige mense dink dat dit baie makliker is om `n sekretaris te wees as `n tesourier of president, maar baie veterane kan jou vertel dat sekretaresse werk baie moeiliker is.

Indien moontlik, ontmoet die sekretaresse wat verlaat of sal verlig word. Vra hom om u die notule van die vorige vergaderings te gee, om u te voorsien van die verslae, korrespondensie, administratiewe bestellings, ens. Met `n bietjie geluk sal hierdie dokumente georganiseer en gereed wees vir u wanneer u aankom, indien nie, lees die volgende stap.

Kry `n kabinet of `n portefeulje. Dit moet deur u organisasie verskaf word, maar as dit nie die geval is nie, is dit goed om `n gebruikte en in uitstekende omstandighede te koop om onnodige uitgawes van u kant of deur die organisasie te verminder. Daar is baie vulstelsels wat gebruik kan word vir administratiewe dokumente soos vergadering minute, amptelike dokumente, ens. - ondersoek watter stelsel die beste en goedkoopste is om te gebruik. As u lêers ontvang wat nie georganiseer is nie, moet u dit regstel vir die volgende sekretaresse of sodat hulle gereed is om u posisie te verlaat.

Leer dat goeie organisatoriese vaardighede is wat `n sekretaresse goed maak vir sy werk. As u organisasie se kantoor nie goed gestruktureer is nie, moet u dadelik iets doen. Gebruik die kantoor om al die relevante dokumente te hou en probeer om dieselfde vullingstelsel te gebruik wat u gebruik het om u kabinet te organiseer.

Wanneer die dokumente georganiseer word, begin van die klein en eindig met die groot. Begin deur al die relevante dokumente in `n kas of portefeulje te vul en organiseer dan die hele kantoor op dieselfde skaal, op groter skaal. Dit maak die kantoor maklik om te dra en gemoedsrus vir u en u opvolger te bring.

Het goeie kontakte en gebruik dit verstandig. `N Vriendelike en professionele gedrag is baie belangrik vir die sekretaresse van `n organisasie. U sal baie vinnig leer dat sekretarisse `n komplekse netwerk van vriende en kontakte toebedeel wat hulle dag na dag lei.

wenke

Werk altyd op `n professionele wyse.
Een van die belangrikste funksies van `n sekretaresse is om met lede en die algemene publiek te kommunikeer.
Hou lede op hoogte van aktiwiteite, gebeure en planne en maak seker dat die publiek bewus is van opkomende gebeurtenisse.
Wanneer u goeie notules van vergaderings uitvoer en dit binne `n sekere tyd verskaf (`n minuut vir `n vergadering van 1 uur moet maksimum 1 tot 2 bladsye hê, moet dit binne die volgende 5 besigheidsdae aan die groep gestuur word) om te verseker dat Die lede van die organisasie is in dieselfde mate en kan binnekort doeltreffende aksies neem.
Moenie die hulpbronne van u maatskappy of u organisasie gebruik nie (byvoorbeeld: Skryfbehoeftes, e-pos bediener, rekenaar, ens.) Vir persoonlike aktiwiteite. Selfs as jy `n vrywilliger is, skuld die organisasie niks en dit is in `n baie slegte smaak.
Onthou dat wanneer organisasies en gebeure gereël word, die organisering van ander mense die moeilikste kan wees.
Beplan vooruit. Die rol van `n sekretaresse is om die gebeure van die maatskappy en organisasie te koördineer. Hulle kan eenvoudig nie `n gebeurtenis hou met `n laaste-minuut-skedule nie. As jy iets last minute moet beplan, kan jy `n minder formele geleentheid doen om die druk op jou gaste en jouself te verminder.
As jy `n gebeurtenis organiseer, het altyd `n plan B asof jy geweet het wat kan gebeur. Dit is veral belangrik as jy `n geleentheid organiseer waar kos bedien of wag vir die sprekers om te arriveer. Daar is niks erger as om `n gebeurtenis by te woon waar `n kolossale ramp plaasvind nie. As die voedseldiens nie sal aankom nie, moet u vooraf die plaaslike pizzeria kontak en hulle van u plan in kennis stel. Let wel: Hierdie pizzeria moet op u kontaklys wees.
Hierdie parameters is afkomstig van Robert McConnell se handleiding "Rules of Order", een van die beste handleidings tot dusver bekend. Dit is belangrik dat u hierdie waardevolle hulpbronne kan soek, wat u gratis op die internet kan vind.

Deel op sosiale netwerke:

Verwante