Hoe om jou baas te oortuig om werksvergaderings te verkort

Niemand is geïnspireer deur vergaderings wat te veel strek as dit vol slaperigheid is nie. Dit is skaars `n produktiewe manier om enige werk se agenda vordering te maak. Vergaderings kan egter op hierdie manier eindig wanneer die kultuur van die maatskappy of die werkplek subtiel geneig is om aan te neem dat lang vergaderings resultate beteken. Alhoewel lang byeenkomste by geleentheid nodig is, sal baie graag `n goeie sny hê om werknemers se moraal te herstel, kreatiwiteit te verhoog en doeltreffendheid te verbeter. Meestal hang dit af van die baas om die inisiatief te neem om die lang en verwarrende vergaderings te herlei. Hoe kan jy jou baas laat sien dat jy vergaderings op `n subtiele manier moet verkort?

conținut

Stappe
Wenke
Waarskuwings

stappe

Beeld getiteld Oorreed jou baas om vergaderings te verkort. Stap 1

Bestel jou gedagtes voordat jy met jou baas gaan. Jy moet seker wees dat jy nie die enigste is wat lang en saai vergaderings vind nie. Sommige mense het `n aanleg tot die afkeer van enige soort vergadering en dit is `n belemmering van hul eie klas. Vergaderings moet produktiewe, interaktiewe en genotvolle maniere wees om mense bymekaar te bring. As dit nie gebeur nie, maar in werklikheid net tyd spandeer, dan het jy waarskynlik redes om dit te verkort.

Meet die reaksie van u medewerkers noukeurig volgens die vergaderings en evalueer dit vir `n paar weke om seker te wees dat dit nie net u is wat dink dat die vergaderings baie lank is nie.
Let op die reaksies voor en na die vergadering. Maak jou eie waarnemings. Kom mense gereeld laat aan? Is mense op die regte tyd, maar beland hulle frivolities terwyl hulle wag vir die voorkoms van die baas of die aanbieder? Sien jy dat mense rond die tafel fladder nadat die vergadering verby is of die deelnemers gretig hul oë op die horlosies hou en die deur skiet op die oomblik dat die vergadering sluit? En die mees kragtige getuienis, sê mense dat hulle nie die lang vergaderings wat hulle onderwerp word, verdra nie?
Kyk vir `n vermorsde tyd, nie net voor en na die vergadering nie, maar ook tydens. Gaan sommige vergaderings ongemaklik tot by die punt waar die moderator nie beheer het nie en die gesprekke verlaat dikwels die sentrale tema? Moenie mense wat geen belangstelling in die uitslag het nie, frivolities voeg wat baie tyd verg? Is daar `n tangensiële of grootmoedige gesprek?

Beeld getiteld Deal with a boss wat jou beskuldig van die benodigde mikrobestuur van stap 1

Doen `n studie oor hoe vergaderings doeltreffend gemaak kan word. Miskien sal `n paar goeie voorbeelde van goeie ontmoetingsstrategieë jou help om `n geldige punt aan te bied wanneer jy jou baas wil oortuig om korter vergaderings te hê. Dit kan in die agtergrond bestudeer word van die beste maniere om `n vergadering te hou. Die strategieë kan verskil afhangende van die bedryf, werkplekpraktyke en die vereistes van die werkspanne, maar daar is basiese elemente om `n vergadering doeltreffender en minder tydrowend te maak:

Konsentreer op maniere om vergaderings te verminder wat tyd spandeer en hoe om korter vergaderings in plaas van langes te hê. Hierdie benadering kan `n goeie manier wees om betrokke te raak by `n baas wat voorkeur gee aan gereelde vergaderings. U kan voorstel dat slegs een of twee van hierdie vergaderings lank wees, terwyl die res net in die hande kom of `n assessering maak.

Hou in ag as die vergaderings slegs gehou word as gevolg van `n tradisionele probleem. Dit kan `n ware struikelblok wees, want dit gee die indruk van iets heilig. Dit is egter sinvol om daarop te let dat `n vergadering lank net tradisioneel gemaak is, want dit kan die eerste keer wees dat iemand dit opgemerk het of die moed het om dit te sê.

Selfs as jy nie voorgee om meer te weet as jou baas nie, kan dit soms nuttig wees om die koste van die hou van lang vergaderings te analiseer. Praat met medewerkers oor hoeveel dit kos vir lang vergaderings in terme van tyd en nakomingsdatums. Kyk hoeveel van die bespreking is irrelevant of net `n verskoning om te sosialiseer. Hy let selfs op die tyd wat bestee word om die vergadering te begin en af te handel. Wat jou baas betref, kan die tyd wat jy in vergaderings spandeer, aansienlik wees. Byvoorbeeld, die Uitvoerende Tydgebruiksprojek het getoon dat uitvoerende hoofde sowat `n derde van die tyd spandeer in vergaderings. Dit is gemiddeld sowat 18 uur per week, nie telefoonoproepe, sakelunches en die tyd wat spandeer word vir voorbereiding vir vergaderings nie. Om hierdie koste te verlig kan help om jou baas te oortuig om te begin soek na maniere om die vergaderingstyd te verminder.

Mediteer op wie regtig in vergaderings moet wees. Weereens kan die tradisie bepaal dat meer mense as wat eintlik benodig word, in die vergadering beland. Hoe meer mense, hoe langer `n vergadering is.

Sosialisering by die werk word dikwels onder die dekmantel van vergaderings weggesteek. Die administrasie-guru, die destydse Peter Drucker, het dit eens gesê `Of jy woon `n vergadering by, of jy werk, niemand kan albei terselfdertyd nie.` Miskien moet jy `n studie doen oor maniere om die span wat nie vergaderings behels nie, te skakel, maar bevredig steeds die begeerte om te vergader, soos snacks en drankjies om 12:00 op die middag. Dit is baie beter om sosialisering by sy naam te noem, in plaas daarvan om dit onder die voorkant van `n kantoorvergadering te verberg.

Beeld getiteld Deal with a boss wat jou beskuldig van die benodigde mikro bestuur van stap 6

Dink aan idees om die tyd van die vergaderings te verminder en aan jou baas voor te lê. U sal meer oortuigend wees as u u baas aanstel met interessante oplossings om kortere vergaderings te bereik as as u net kla oor die onderbreking van u daaglikse meditasie vir die duur van die vergaderings. Gebruik die resultate van die vorige stapstudie sodat jy idees kan aanpas en werkplekbyeenkomste effektiewer en minder tydrowend kan maak. U kan ook spesifieke idees aanpas by u werkplek. Sommige idees wat u nuttig kan vind, sluit in:

Vra net die deelnemers om by te woon, veral omdat baie van die deelnemers nie bydra nie weens onkunde van die gebied of gebrek aan belangstelling.

Hersien die bruikbaarheid van gereelde vergaderings wat gebruik geword het (dit is "daardie tyd van die week") in plaas van motiveer en nuttig te wees. Beveel die skrapping of minimalisering aan.

Vermy vergaderings wat eenvoudig `n besluit wat reeds gemaak is, onderskryf. As dit gaan oor die deel van inligting, doen dit met behulp van e-posse of nuusbriewe.

Hou `n maandelikse bywerkingsvergadering met almal in die werkplek om afsonderlike vergaderings afsonderlik te konsolideer - tensy die opdaterings sensitief is, ongeag rang of tak, is `n opdatering `n opdatering.

Skedule definitiewe skedules vir vergaderings en begin altyd betyds. Maak dit bekend dat diegene wat laat arriveer belangrike inligting misloop en na die vergadering verlore inligting moet opvang. Daarbenewens sal die geskeduleerde duur van die vergadering gehandhaaf word met behulp van `n timer. Wanneer die tyd verby is, sal dit wees.

Skep gevestigde agendas of doellyste vir vergaderings, indien hulle nie reeds in gebruik is nie. Dit laat die vergadering deelnemers oor die doel dink, in plaas daarvan om oor die feit van die vergadering te dink. Nadat u `n agenda gemaak het, moet hulle vra oor die punte wat bespreek word om te sien of hulle regtig `n vergadering nodig het. `N Ander gebruik vir `n agenda of lys is om net een vergadering te hê wanneer hulle `n vaste punt bereik. Voor dit moet daar nie `n ander rede vir `n vergadering wees nie. Wag egter nie lank nie, `n agenda kan te lank duur en verwarring bevorder.

Moenie toelaat dat die deelnemers van die vergadering gaan sit nie. As jy regtig buite die grense wil dink, stel die "sit nie" -beleid. As niemand gemaklik raak nie, sal hulle aangemoedig word om te werk en vorentoe beweeg.

Probeer om `n gereelde vergadering te kanselleer om te sien of iemand dit mis, of as dit die werklas affekteer.

Beeld getiteld Oorreed jou baas om vergaderings te verkort. Stap 4

Oorweeg die maniere waarop jou baas in die vergaderingproses kan misluk of verbeter. Let op die negatiewe en positiewe elemente van jou baas se styl by vergaderings. Een van die sleutels om op te doen, is om op jou sterk punte te konsentreer, ontdek hoe jy kan help om hulle meer te laat skyn terwyl jy jou swakhede subtiel benadeel. Byvoorbeeld, jou baas kan oortuig wees dat dit perfek reg is om in `n vergadering te improviseer, maar as gevolg van die gebrek aan `n agenda, sal die vergaderings neig om af te breek. Jou baas blyk egter baie goed om in die hart van die saak te gaan deur die bydraes van ander. Dit laat jou toe om `n manier te vind om `n agenda vir alle deelnemers aan te bied om die kwessies aan die gang te hou. Dit sal help om elkeen `n vergadering te beheer (en dus nie die baas te blameer nie). En jy kan dalk voorstel dat die langer vergaderings verdeel word in `n reeks kort vergaderings wat op `n enkele onderwerp fokus, wat jou baas ook op die onderwerp kan fokus. U kan dit aan u baas bied as iets wat sal verseker dat slegs mense wat `n relevante, bruikbare of inspirerende bydrae het, individuele byeenkomste sal bywoon, in plaas van assistente wat die hele vergadering van sy doel aflei.

Beeld getiteld Oorreed jou baas om vergaderings te verkort. Stap 5

Versoek `n kort gesprek met jou baas. Maak seker dat jou baas `n bietjie vrye tyd beskikbaar het sodat hulle effektief kan praat. As dit beteken dat jy `n spasie op jou kalender het, skryf dit neer. En as jy wil hê iemand moet jou vergesel, wees versigtig. Tensy jy seker is dat hy of sy waardevolle insette het, moet jy onthou dat jou baas onmoontlik voel en kan dit as `n "sameswering" of `n persoonlike kritiek beskou. Aan die ander kant kan die maatskappy van `n ander lid van die span in `n omgewing wat die spanbenadering waardeer, beskou word as die bevestiging van `n gemeenskaplike ooreenkoms aangaande `n probleem wat opgelos moet word.

Beeld getiteld Oorreed jou baas om vergaderings te verkort. Stap 6

Wees beleefd, respek en reg. Dit kan uitdagend wees om `n onderwerp aan te raak waar jou baas die gesag en die laaste woord moet wees, maar die swak hart het niks gewen nie, so wees voorbereid. Begin deur te verduidelik dat hoewel jy die geleentheid kry om saam met ander te bespreek in die werkplek te waardeer, is bekommerd dat die kultuur van die vergadering kyk vir baie lank vergaderings (probeer waar moontlik om `n taal wat nie die "skuld behels gebruik "aan jou baas). Verduidelik kortliks hoe dit jou en sommige mede-werkers waarmee jy gepraat het, beïnvloed. Druk jou begeerte om korter vergaderings te hê sodat jy en jou kollegas meer tyd het om die werk te voltooi. Wees op hierdie stadium beleefd en vra jou baas as jy belangstel om `n paar idees te hoor wat jy nagevors het oor maniere om vergaderings meer dinamies en kort te maak. Neem jou baas se reaksie in ag.

Onthou altyd jou posisie in verhouding tot jou baas. Dit is moeilik om mense goed te begelei en sommige bestuurders voel maklik bedreig as hulle sien dat die personeel dink hulle kan hul werk beter doen. U het baie gedoen deur respek en respek in u inisiatief te toon. Wees regtig, formeel en bedagsaam. Bo alles, jy verstaan dat jou baas dieselfde mag voel as jy nie, maar voel verplig om een of ander rede om voort te gaan dinge wat weg-jy kan `n oplossing geïnisieer deur werknemers, wat uiteindelik vir beide kan werk aan te bied te doen .

Berei voor vir die vrae. Moenie die vrae as `n aanval sien nie, al is dit die bedoeling van hulle. Kyk eerder na hulle as `n geleentheid om al die idees in diepte te ondersoek, as deel van jou oorreding. En terwyl dit moontlik is, is jou baas is van mening dat `n paar van die oplossings kom uit hom so lank as wat jy daarin slaag, is die waarskynlikheid dat dit aangeneem sal hoër wees, so praat nie baie en nooit onderbreek. Dit is die algemene hoflikheid wat enige persoon verdien.

Probeer soveel as moontlik om op die voordele van kort vergaderings te fokus. Versamel `n lys op papier as jy nie kan onthou nie - indien nodig kan jy altyd aanbied om die lys na jou baas te verlaat om daaroor te besin. Trouens, as jy bewus is dat jou baas verkies om dinge voor te lees en dan te bespreek, maak seker dat jy `n paar voorstelle op papier het om die transito van jou idees te vergemaklik. In hierdie geval kan jy altyd voorstel om die gesprek te hervat nadat jou baas die geleentheid gehad het om jou inligting te lees.

Sedert u werkgewer oortuig is, is u bestuurder, en lees oor hoe om `n suksesvolle entrepreneur te kan wees. `N Lesing soos dit is nooit `n mors nie!

Beeld getiteld Deal with a boss wat jou beskuldig van die benodigde mikrobestuur van stap 3

Stel vir jou baas dat jy die doeltreffendheid van `n verbeterde ontmoeting as `n persoonlike projek neem. As daar iets is wat jou baas sal saamstem, sal goeie idees wees, neem die inisiatief om alles te doen wat jy kan. Dit sal jou baas se las verminder, bewys jou bereidwilligheid om jou idees uit te voer en jou toe te laat om vordering te monitor.

Neem enige voorstel van jou baas oor die vermindering van die tye van die vergadering en neem hulle uit. Idees met die baas se goedkeuring is gereed vir u aansoek en u moet hulle prioriteit gee. Ondersteun jou baas en wys jou bereidwilligheid om dit openlik te doen.

Bied `n uiteensetting van `n vergadering beleid of `n proefbenadering wat die idees bevat wat jou baas met jou ooreengekom het. Die goeie ding om dit te doen, is dat jy vryheid kry om kreatief te wees tydens jou ontwikkeling, want dit is slegs `n skets en in elk geval stem jou baas saam. Dit laat jou toe om vet te wees en stel `n ander idee voor wat nie tydens die gesprek met jou baas ondersoek kon word nie. Verduidelik dat enigiets wat jy ontwikkel, kort en nuttig sal wees en al die personeel oorweeg. Wanneer u dit voorberei, verskaf `n duidelike stel reëls vir vergaderings met behulp van die metode om dinge eenvoudig te hou. Maak `n lys van die reëls van die vergadering en skryf dit kort, bondige sinne, met behulp van eenvoudige en beskrywende taal.

As deel van u voorstel, stel voor dat u voortgaan om met personeel te praat om hul voorstelle aan te spreek. Wees egter versigtig, want jy wil nie die indruk gee aan jou baas dat dit `n reuse-projek word nie. Laat jou baas sien dat dit nie baie tyd sal neem nie en sal jou of ander werknemers nie verteer nie. Byvoorbeeld, jy kan sê dat jy `n aanlyn opname sal gebruik wat anonieme resultate gee om inligting van mede-werkers op `n nie-ontwrigtende manier te kry. Versterk hierdie idee deur te sê dat u beter idees sal soek oor kort werknemervergaderings, en toon dat hulle ook saamstem.

Kyk na die vele moontlike ontmoetingsalternatiewe. Dit is eindeloos en hang weer af van die behoeftes van die werkplek, maar sommige idees sluit in: telefoonoproepe of Skype, terugvoering deur middel van aanlyn opnames, om pret te hê na werkure, opdaterings per e-pos te stuur of intranet, gebruik plakkate, maak plakkate, ens. As jy `n bydrae vir `n idee nodig het, is `n manier om `n vergadering te vermy, `n leë leisteen in `n oop kantoor vir brainstorming te laat, sodat werknemers kan kom en gaan soos hulle die dag wil. Dit laai die vergadering tyd af en is goed vir meer gereserveerde werknemers wie se idees ongesiens kan gaan.

Beeld getiteld Oorreed jou baas om vergaderings te verkort. Stap 8

Volg op met `n nota wat bevestig wat jy doen en wat jy dink sal volg. Dit sal help om die vasberadenheid vir korter vergaderings te versterk en om meer kreatiewe maniere te vind om inligting binne die werkplek te deel. Dit verseker ook dat u pogings die seën van u baas het.

Beeld getiteld Oorreed jou baas om vergaderings te verkort. Stap 9

Volg die resultate van die maatreëls om die vergaderings te verkort. Om jou baas te help sien dat vergaderings korter is en as gevolg daarvan produktiwiteit en kreatiwiteit bevoordeel het, bied hy die resultate op. Hou inligting oor die aantal vergaderings wat voor en na gehou word, asook inligting oor die duur en vlak van bevrediging van deelnemers en werknemers in die algemeen. Maak gebruik van opname gereedskap en kaarte of grafieke om hierdie inligting maklik te versamel. Weereens, dit beteken nie dat dit `n las is nie, doen net wat nodig is om te bewys dat minder vergaderings almal voordeel trek. Versamel genoeg relevante inligting kan `n paar weke of maande neem, afhangende van die tipe werk wat u sentrum doen. Hou jou baas ingelig sodat hy weet dat jy hom nie verwaarloos nie.

Vra werknemers om `n opname te voltooi wat verband hou met hul vlak van doeltreffendheid nadat die vergaderings verkort is. Jy hoef nie elkeen na elke vergadering te ondersoek nie. In plaas daarvan, versamel `n ewekansige steekproef om resultate te genereer.

Vra vir voorstelle oor hoe om die proses te verbeter. Hou aan om vir voorstelle en idees van werknemers te vra. Die voorgestelde idees voor die implementering van die beleid mag verander met verloop van tyd-byvoorbeeld die idee van in staat is om vergaderings in 15 minute af te sluit kan gelyk het `n goeie idee vooraf, maar miskien het jy ontdek wat eintlik nodig het 30 minute om werklik iets te bereik.

Beeld getiteld Oorreed jou baas om vergaderings te verkort. Stap 10

Bied die resultate en enige relevante inligting aan jou baas om jou eksperiment te versterk om die vergaderings te verkort. Dit wys hoe kort vergaderings die personeelmoord verbeter het, verhoogde doeltreffendheid en nuwe maniere gestimuleer het om te fokus op die deel van idees en inligting. Alhoewel dit mondeling bespreek word, is die maklikste benadering, kan jy al die relevante inligting in `n lys of grafiek versamel vir `n vinnige lees (hou dit duidelik en kort). Dit skep ook `n dokumentasie (soos "riglyne effektiewe vergaderings van ons werkplek") en visuele aanmanings (soos `n plakkaat wat verklaar "Die 3 Reëls van `n effektiewe vergadering") wat nodig is om te help verseker dat korter vergaderings sal voortgaan om te wees die pad vorentoe. Ten slotte, verstaan dat die verandering van die kultuur van die maatskappy tyd neem, maar met die baas se ondersteuning en bewys van die voordele, sal dit binnekort verander.

wenke

As jy met jou baas praat, as jy spesifieke voorbeelde van besigheidsverlies as gevolg van uitgebreide vergaderings het, wys hulle maar sonder om skuld te soek. Soek na bewyse soos versoeke van verlore kliënte omdat werknemers nie by hul lessenaars of werkers afgelei was na (of voor) die vergadering wat hulle `n sakegeleentheid gemis het nie.
Onthou dat selfs as jy 30 minute van die vergadering geblokkeer het en jou doel in 20 bereik het, vroeg vertrek en nie gaan sit om frivolities te praat nie.
Ontwerp `n spesifieke ontmoetingsplek (ontbreek afleidings soos telefone, selfone en rekenaars). As vergaderings in die kantoor, in pouses of in sommige werkskantore gehou word, oorweeg dit om `n kamer te identifiseer as die ontmoetingsplek (soos die direksie). Selfone, skootrekenaars en enige ander afleiding moet uit die kamer verwyder word om `n meer gefokusde vergadering toe te laat.
Oorweeg om plakkate vir direksies te skep wat herinnerings bevat aan dinge soos om die doel van die vergadering te ken en in die vasgestelde tyd te hou. Aangesien mense mettertyd hierdie soort herinnering begin gebruik, verander die kleur of styl van die plakkate altyd om hulle visueel te help.

waarskuwings

Wees versigtig as jou baas die soort persoon is wat baie vergaderings hou om belangrik en kragtig te lyk. U kan dit slegs vanuit die konteks analiseer, maar as u voel dat dit `n probleem is, moet u sorgvuldig beplan wanneer u korter vergaderings voorstel, aangesien dit as `n direkte aanval op u gesag beskou kan word. In elk geval, dit is nie gepas om hierdie rede te wees agter almal wat onproduktief word nie. U kan ook vind dat sommige medewerkers hierdie manier voel om vergaderings by te woon. Hou dus dit in gedagte wanneer u opnames doen.
As u uitvind dat produktiwiteit druppels of samewerking beïnvloed word as gevolg van die vermindering van die hoeveelheid tyd wat toegelaat word in vergaderings, voel u vertroue oor die hersiening van u plan. U moet baie pogings deurwerk voordat u dinge reg doen.

Deel op sosiale netwerke:

Verwante