Hoe om `n doeltreffende uitvoerende assistent te wees

So jy het reeds daardie verhewe posisie van uitvoerende assistent bereik. Om dit te doen en goed te doen, is twee verskillende dinge. Lees hierdie artikel om te leer hoe om meer doeltreffend te wees.

conținut

Stappe
Wenke
Waarskuwings

stappe

Prent getiteld Ace a Management Interview Stap 2

Kommunikeer jou bedoelings en toesprake op `n uitstekende manier. Vokaliseer alles op gepaste wyse. Jy is in die eerste reël, jy is die maatskappy! Herinner altyd alle eksterne mense om te bel, jy is die maatskappy. Vir interne oproepe is u `n uitbreiding van u baas en u verteenwoordig die departement.

Wanneer jy die telefoon beantwoord, praat dit van die keel, nie van die neus nie. Moenie met `n skerp of hoë stem praat nie. Stel jou voor of jy die stem van Fran Drescher van die televisie-komedie La Nanna (The Nanny) hoor wanneer sy die president van `n groot korporasie noem, dit is nie die eerste beste indruk nie!
Vir diegene wat nie hierdie komedie van die negentigerjare ken nie, het La Niñera, met die hoofrol Fran Drescher, `n uiters nasale en skerp stem gehad. Oefen `n paar minute met minicetetes totdat jy die verskil hoor en voel. As jou stem soos `n stem in jou keel klink en sag soos fluweel is, sal jy daarin slaag.

Beeld getiteld Toegang tot jou werkrekenaar vanaf Tuisblad Stap 1

Kommunikeer ook foonboodskappe korrek. Daar is niks verkeerd om `n uitputtende boodskap (tyd, datum, naam en telefoonnommer) in papiernotas te neem nie, as dit is wat u of u uitvoerende gesag verkies. Gebruik ligkleurige papier, skryf die naam van u uitvoerende beampte en die datum in die middel van die bokant van die bladsy en onder dit, `n kolom vir die naam van die persoon wat gebel het en die boodskap. Wanneer iemand roep, skryf die naam van die persoon, die foonnommer en die boodskap, druk dit uit en gee dit aan jou uitvoerende beampte. Natuurlik, as jou baas nie by jou lessenaar is wanneer die oproep inkom nie, gaan voort om oproeprekords by te voeg totdat jy na jou kantoor terugkeer. Gee die rekordblad aan jou baas om die boodskappe te begin kontroleer en terug te bel. Soos jou baas terugroep, sal hy die name van die mense wat hy gekontak het, oorsteek.

Periodiek (jy besluit wanneer), kry terug die rekordblad waarin jou baas die name van die mense wat jy gekontak het, gekruis het. Dateer die rekord op deur die name van die mense wat jy reeds genoem het, te skadu. Doen dit deur die hele reël te merk of te kies (naam, boodskap en die res), klik op "Format" en dan op "shading" en kies een van die ligte skakerings van grys toon en klik "OK" of gebruik die metode. om die teks oor te steek. Doen dit op u rekenaar na elke naam wat u baas gekruis het, en laat net die name van diegene wat nie oor is nie. Nou het jy `n paar skaduwee name op jou skerm, ander wat nie geskadu is nie en enige oproepe wat jy ingeskryf het.

Druk hierdie bladsy af en gee dit weer aan jou baas. Met die eerste oogopslag sal u baas die name van die mense wat geroep het, kan sien, insluitend diegene wat die terugbelsing ontvang het en diegene wat nog kontak moet maak. Jy sal dit die hele dag doen.

Prent getiteld Organiseer `n ongeorganiseerde baas Stap 2

Neem inisiatief en wees proaktief.

Gaan na die kantoor met `n pen en papier en vra om verskoning vir onderbreking. Sê vir jou baas: "Jammer om te onderbreek, maar dit is amper tyd vir middagete en ek het gewonder of jy wou hê ek moet `n paar toebroodjies vir jou saambring." Nou is wanneer jy jou papier en pen sal gebruik. Onthou om te vra wanneer die bestellings van die toebroodjies geneem word as hulle ketchup of mosterd wil hê en die tipe brood wat hulle wil hê, as hulle dit nog nie gespesifiseer het nie. Jou baas sal gelukkig vir jou `n $ 20-rekening gee en jou stuur om middagete te koop. Soms, as jy dit proaktief doen, as jy nog nie middagete gehad het nie, sal jou baas aanbied om vir jou kos te betaal as `n gebaar van dank en waardering.

Wanneer jy met die sak terugkom, moenie dit alleen op die lessenaar los nie en verlaat. Vind `n onbesette plek van vraestelle en plaas die toebroodjie en drink van elke persoon met servette op die lessenaar. Sê vir jou baas dat jy die wisselwissel saam met die kwitansie op sy lessenaar plaas en vra of daar enigiets anders wat jy vir hom kan doen. Sekerlik sal hulle jou bedank, hulle sal sê dat hulle niks anders nodig het nie en hulle sal hul toebroodjies begin eet. Neem die leë sak en gooi dit in jou asblik.

Prent getiteld Aanvaar terugvoer of regstellende aksie op die werk Stap 7

Hou `n positiewe houding en antisipeer altyd dinge voordat hulle gebeur. Is daar enigiets wat jou baas altyd doen wat jou `n idee kan gee van wat jy nodig het? Dit is `n vaardigheid van groot waarde wat jy kan ontwikkel as daar dinge is wat jou baas altyd doen. Hierdie dinge kan wees: skryf persoonlike briewe wat u uitvoerende beampte u vra om te doen, maak sekere spesiale planne op sekere plekke om middagete te hou wat u wil hê, of telefoonoproepe wat hy normaalweg u sal vra.

wenke

Werk aan jou spelling- en grammatikale vaardighede! Weet die verskille tussen "daar", "ay!" En "daar". Weet hoe om te gebruik "van wie" en "wie" sowel as "van" en "gee" [van die werkwoord om te gee]).
As jy nie minstens 50 woorde per minuut skryf nie, is dit belangrik dat jy die typingtest.com bladsy en oefening besoek. Jy sal op `n ander vlak wees as jy meer as 70 woorde per minuut kan skryf. Oefen en verbeter!
Volg altyd op vergaderings, besprekings oor lugdienste, motordienste, hotelle, ens.
As jy gaan middagete, hou altyd die telefoonlyne bedek sodat die mense wat bel, sal besef dat daar werklik mense is wat belangstel in hul sake.
Gebruik die Microsoft Word-templates as `n voordelige hulpmiddel om flyers, aankondigings of uitnodigings te maak. Jy sal soos `n kenner lyk as jy dit doen.

waarskuwings

Moenie `n lui assistent wees nie en laat jou baas nie jou werk doen nie. Dit is waarvoor hulle jou aangestel het. Sodra hy weet dat jy doeltreffend en betroubaar is, kan hy ontspan en sy werk doen sonder om bekommerd te wees as dit regtig gedoen word.
Sommige base weet nie hoe om base te wees nie en dit kan irriterend wees. Maar weet die verskil tussen `n baas wat reg is en `n ander wat onbeskof is. Die direkte baas sal presies weet wat hy wil en gee jou duidelike instruksies om die werk makliker te maak. Dit is moeilik om aan `n onbeskofte of arrogante baas te koppel, omdat hulle persoonlikheids- en ego-probleme het wat jy nie sal kan verander nie, dus moet jy aanpas en leer om dit met hulle te verbind.
Wees lief vir ALLE wanneer jy die telefoon beantwoord. Jy weet nooit wie aan die ander kant van die lyn sal wees nie. So as jy `n slegte dag het, moet jy die slegte bui aan die een kant laat of iemand anders die oproepe neem totdat jy kalmeer.

Deel op sosiale netwerke:

Verwante