Hoe om `n oproep van jou baas te beantwoord

Soms kan inkomende oproepe van jou baas jou `n gevoel van angs veroorsaak, veral as jou baas geneig is om jou senuweeagtig en onseker te maak. Die beste manier om jou baas se oproepe te hanteer, is om altyd die professionele etiket op die telefoon te oefen en wees bereid om kommissies en vrae rakende die werk te ontvang.

conținut

Stappe
Deel 1
Deel 2
Deel 3
Wenke

stappe

Deel 1

Oefen die professionele etiket op die foon

Beeld getiteld Antwoord `n oproep van jou baas Stap 1

Beantwoord die oproep nadat die telefoon twee of drie keer bel. Op hierdie manier sal jy produktief en besig wees. As u baie gou antwoord, mag dit voorkom asof u nie baie besig is nie, en as u te lank wag om te antwoord, blyk dit dat u nie die persoon prioriteit gee nie.

In `n professionele omgewing moet jy dit doen, maak nie saak wie jou bel nie. Moenie hierdie of enige ander aspek van die etiket op die foon bespreek nie, aangesien jy jou baas in die beller-ID sien, want alle kollegas, kliënte en verskaffers sal meer ontvanklik wees as jy `n vriendelike en professionele gedrag het. Ook weet jy nie seker of jou baas jou van `n ander lyn kan bel nie.

Beeld getiteld Beantwoord `n oproep van jou baas Stap 2

Gebruik `n professionele groetjie Wanneer jy die telefoon beantwoord, streef daarna om lekker en professioneel te klink. Byvoorbeeld, as die inkomende oproepe gewoonlik van jou kollegas is, of as jy weet dat jou baas die een is wat bel, sê: "Carlos Peres praat. Hoe kan ek jou help? "

As jy werk in `n groot organisasie waar daar verskeie afdelings is, kan jy die naam van die departement in groet insluit: "Carlos Peres de Ventas praat. Hoe kan ek jou help? "

Wanneer u `n oproep van `n buitelyn beantwoord, moet u die naam van die maatskappy noem, selfs as u vermoed dat u baas kan wees wat bel. Byvoorbeeld, jy kan sê: "Goeie middag! ABC toestelle. My naam is Carlos Peres. Hoe kan ek jou help? "

Beeld getiteld Beantwoord `n oproep van jou baas Stap 3

Sluk die kos of spoeg die kougom uit. Jy kan dit beter doen voordat jy die telefoon beantwoord, maar as jy nie tyd het om dit te doen nie, is die volgende opsie om die aksie op die mees diskrete en stille manier te voltooi. As jy met kos of kougom in jou mond praat, klink jy onprofessioneel en bellers vind dit gewoonlik.

Beeld getiteld Beantwoord `n oproep van jou baas Stap 4

Praat duidelik en direk in die mikrofoon. Op hierdie manier vermy jy misverstande met jou baas, wat probleme in die toekoms kan veroorsaak. Ook, jou baas kan gefrustreerd voel as hy probleme ondervind om met jou te kommunikeer weens die gedempte, swak gehalte klank.

Jy moet ook probeer om te glimlag as jy op die telefoon antwoord en praat. Die meeste mense, insluitende jou baas, kan die glimlag deur toon en stem hoor. Dit kan `n goeie indruk op jou baas maak, veral as jy werk in `n bedryf wat verband hou met verkope en kliëntediens.

Beeld getiteld Beantwoord `n oproep van jou baas Stap 5

Gee al die aandag aan jou baas. As jy met jou baas op die telefoon praat, wees seker dat jy aandag gee. Hou op om vir `n oomblik te werk, al is dit `n opdrag wat u baas gevra het, en wees bereid om te luister na wat hy sê.

As `n algemene reël, vermy reageer op eksterne afleidings wanneer jou baas met jou praat. Byvoorbeeld, as `n vennoot u kantoor binnekom, wys asseblief met `n vriendelike gebaar aan die telefoon wat u in die hand het om aan te dui dat u nie op daardie stadium kan praat nie.

Deel 2

Praat met jou baas

Beeld getiteld Beantwoord `n oproep van jou baas Stap 6

Neem aantekeninge wanneer jy met jou baas praat. Op hierdie manier sal jy voorbereid wees as jou baas belangrike inligting verskaf, soos skedules, datums, aanwysings of instruksies om `n spesifieke taak uit te voer. Daarbenewens kan u enige vrae wat u moet vra, neerskryf.

Jy kan `n notaboek en `n pen op die lessenaar of in die boonste laai hou, waar jy dit maklik kan bereik. As u `n notaboek byderhand het, kan u aantekeninge tydens geskeduleerde en onverwagte oproepe neem.
As jy nie `n notaboek beskikbaar het nie, maar jy is voor die rekenaar, kan jy die notaboek of `n woordverwerker oopmaak om notas te maak. Hou in gedagte dat jou baas sal hoor as jy hard kliek. Jy moet veral jou baas wys dat jy aktief na hom luister en nie gevra word of die sleutelbordklikke eintlik verband hou met die gesprek nie.

Beeld getiteld Beantwoord `n oproep van jou baas Stap 7

Bly kalm. Neem `n paar diep asem en drink `n bietjie water, indien nodig, om kalm te bly. Die simptome van angs kan oor die telefoon gehoor word, veral as jy moeilik asemhaal, of jou stem klink wankelrige en senuweeagtig. As jy kalm bly, sal jy voel en klink, veiliger en meer beheer.

As jy weet dat jou baas jou gaan bel, probeer om te gaan stap om die energie wat deur die senuwees veroorsaak word, vry te laat. Selfs `n wandeling rondom jou kantoor of jou departement kan jou help. Maak seker dat jy betyds van die tyd terugkom om die oproep te ontvang.

As jy dadelik voor of tydens die oproep moet kalmeer, probeer asem diep. Asem in jou neus so stil as wat jy kan vir vier of vyf sekondes - hou jou asem vir drie sekondes en asem dan stil vir nog vier of vyf sekondes. Toenemende suurstof sal spanning verlig en jou verstand skoonmaak.

Beeld getiteld Beantwoord `n oproep van jou baas Stap 8

Hy luister aktief al die tyd. Omdat die gesprek nie persoonlik is nie, is dit belangrik dat jy alles verstaan wat jy duidelik sê. Moenie bang wees om jou baas te vra om dinge wat jy nie die eerste keer goed gehoor of verstaan het, te herhaal of verduidelik nie.

Trouens, dit is raadsaam om u te vra om `n verduideliking of die besonderhede van tyd tot tyd te bevestig, al het u die instruksies duidelik verstaan. Om dit te doen, kan jy net die instruksies opsom met u eie woorde voordat u ophang. As jy wys dat jy aktief luister, sal jou baas seker wees dat jy aandag aan hom gegee het en jou houding in die algemeen is professioneel.

Beeld getiteld Beantwoord `n oproep van jou baas Stap 9

Beantwoord kortliks en kom tot die punt toe. Op hierdie manier sal jy wys dat jy voorbereid is en toelaat dat jou baas die rede vir die oproep bereik sonder baie afleiding. In die meeste gevalle sal jou baas besig wees en sal jy waarskynlik net inligting benodig wat verband hou met die rede vir jou oproep. Tensy u spesifiek vir al die besonderhede vra, probeer om hulle presies te vertel wat u wil hê.

Dit beteken natuurlik nie dat jy nie die nodige verduidelikings moet vra nie. Dit is waarskynlik dat jou baas besig is, maar oor die algemeen sal dit beter wees om nog 60 sekondes te gebruik om die vraag te vra, as om baie ure later te spandeer om die foute reg te stel. As u meer vrae het en nie meer tyd het nie, kan u vra of u `n maat kan gebruik of as daar `n handleiding is wat u kan raadpleeg om u twyfel te verduidelik.

Beeld getiteld Beantwoord `n oproep van jou baas Stap 10

Sitplek tydens die gesprek. Om dit te doen, kan jy sekere affirmasies soos "ja", "eens", "ek verstaan" en "ek sien" sê. Hierdie frases dui aan dat jy aktief luister.

Uiteraard moet u hierdie frases korrek in die gesprek plaas. Wag vir `n pouse na ontvangs van `n instruksie of verduideliking om hierdie bevestigings te maak.

Beeld getiteld Beantwoord `n oproep van jou baas Stap 11

Hou die hele gesprek positief. As jy `n positiewe en besette houding het, sal jy jou baas wys dat jy sekuriteit het, bevoeg is en nie bang is om werkuitdagings te ondervind nie. Byvoorbeeld, as jou baas jou bel om te praat oor `n probleem, vertel hom oor die besluite wat jy kan implementeer.

Selfs as jou baas jou werk of jou gedrag kritiseer, wees so ontvanklik as wat jy kan. Herken die kritiek deur dit met u eie woorde op te som en bespreek dan moontlike oplossings vir die probleem. U kan enige opregte bekommernis uitdruk wat u moet voortgaan, maar u moet vermy om verskonings te soek vir foute of probleme in die verlede.

Wanneer jy jou bekommernisse moet ophef of vorige probleme moet verduidelik, doen dit met gebede in die eerste persoon en nie in die tweede persoon nie. Op hierdie manier voorkom jy dat jou baas verdedigend word en reageer met woede of negatiwiteit. Byvoorbeeld, as jou baas jou bel om te praat oor `n projek wat jy nie betyds voltooi het nie, sê: "Ek het probleme gehad met die bymekaarbring van hulpbronne" in plaas van te sê: "Jy het my nie al die hulpbronne betyds gegee nie."

Beeld getiteld Beantwoord `n oproep van jou baas Stap 12

Dankie jou baas vir die tyd om jou te bel. Selfs as jou baas die een was wat geroep het en nie andersom nie, dankie vir die roeping is `n uitstekende manier om dankbaarheid vir jou tyd uit te spreek. Byvoorbeeld, jy kan sê: "Ek weet dit is `n besige dag, dankie dat jy die tyd geneem het om my te bel."

Jy kan dit doen op enige oproep wat jy van jou baas ontvang, maar dit is selfs belangriker as jy bel om `n projek te verduidelik, `n bekommernis uit te spreek of jou werk te kritiseer. Die idee is om jou te wys dat jy bereid is om die take wat aan jou toegewys is, te doen. Ook, as jy hom bedank vir sy tyd, erken jy dat sy oproep jou sal toelaat om `n goeie werk te doen.

Deel 3

Beantwoord `n oproep na-ure

Beeld getiteld Beantwoord `n oproep van jou baas Stap 13

Beantwoord die oproep as dit moontlik is. As jou baas jou buite werksure bel, moet jy hom antwoord so lank as wat dit nie inmeng met jou nie-werkprioriteite, veral as jy die afgelope ses maande hierdie werk begin het.

Die bereidwilligheid om na werk ure met jou baas te kommunikeer, sal jou toewyding aan die maatskappy en die posisie demonstreer.
As jy egter nie kan antwoord nie, moet jy so gou as moontlik kontak. Ideaal gesproke moet jy na die stemboodskappe luister en die oproep na `n paar minute terugbesorg. Afhangende van die maatskappy se kultuur en die tipe oproep, kan jy `n vinnige sms of e-pos stuur om die vertraging te verduidelik as jy nie kan bel nie.

Beeld getiteld Beantwoord `n oproep van jou baas Stap 14

Ontleed die kultuur van die maatskappy. In sommige maatskappye word daar van u verwag om kontak per telefoon en e-pos te hou, ongeag watter tyd of dag van die week dit is. Alhoewel dit onbillik lyk, moet jy dit as deel van die maatskappy se kultuur aanvaar as jy jou posisie wil behou.

As jy nie seker weet wat die protokol is nie, raadpleeg jou kollegas. U kan gesê word dat dit heeltemal aanvaarbaar is om `n reaksie vir `n paar uur uit te stel, of u kan vind dat almal onmiddellik reageer. Vind uit wat verwag word en vervul dit.

Beeld getiteld Beantwoord `n oproep van jou baas Stap 15

Handhaaf `n positiewe houding en handel volgens die situasie. Jy moet vriendelik en positief wees wanneer jy na jou baas luister, selfs tydens `n oproep na ure. Dit gesê, jy sal elke situasie individueel moet ontleed voordat jy besluit wat die korrekte antwoord is.

Byvoorbeeld, as jou baas jou `n algemene kritiek of `n reeks instruksies gee, maak notas tydens die gesprek, maar jy kan teruggaan na jou nie-werksaktiwiteite wanneer die oproep eindig. Oor die algemeen kan jy huiswerk vir normale werksure verlaat indien die saak nie dringend is nie.

Aan die ander kant, as jou baas jou oproep vir `n noodgeval, moet jy dadelik bywoon en volgens wat hy jou vra.

Beeld getiteld Beantwoord `n oproep van jou baas Stap 16

Evalueer jou werkstevredenheid in die algemeen. Dit is nie redelik dat u baas verwag dat u 24 uur per dag, 7 dae per week beskikbaar sal wees nie, maar daar is geen waarborg dat hy redelike verwagtinge het nie. As jy voortdurend na-ure bel en dit pla jou baie of maak jou angstig, miskien is dit tyd om na `n ander werk te soek.

Jy kan afskakel jou selfoon wanneer jy weet dat jou baas jy sal roep na-ure, maar as jy `n unie by die maatskappy waar jy werk, is die kanse is jy `n werknemer wat kan afgedank word te eniger tyd is. Jou baas kan jou ophou bel as hy verstaan dat jy nie na-ure sal reageer nie, maar hy kan jou ook brand.

wenke

Oefen oproepe van jou baas in `n privaat plek om meer gemaklik, veilig en voorbereid te voel wanneer jy die volgende keer bel. Praat ook met jou baas alleen of maak verskeie toetsoproepe met behulp van jou vriende en familie.
Kommunikeer met jou baas op `n manier wat die kultuur van die maatskappy weerspieël. Selfs as jou baas jou spesifiek noem om besigheid te bespreek, onthou dat privaat gesprekke met jou baas geleenthede is om `n blywende indruk te maak. Kyk na jou oproepe as positiewe interaksies wat jou toelaat om vorentoe te beweeg of erkenning in die toekoms te kry.

Wys meer ... (6)

Deel op sosiale netwerke:

Verwante