Hoe om professioneel telefonies te praat

E-pos, live chat, aanlyn data-versameling maatskappye en sosiale netwerke vervul hul spesifieke rol, maar die telefoon bly die voorkeur kommunikasie opsie vir baie wanneer dit kom by sake doen. Hoeveel keer het jy met iemand op die telefoon gepraat en jy het opgemerk hoe onprofessioneel dit was? Maak seker dat ander nie dieselfde oor jou sê nie. Hieronder sal ons jou vertel wat jy moet doen om oproepe professioneel te beantwoord.

stappe

2

Beantwoord die telefoon so vinnig as wat jy kan. Niemand hou daarvan om te wag nie. Deur vinnig te antwoord, toon die oproeper, wat baie waarskynlik `n kliënt is, dat jou maatskappy doeltreffend is. Dit wys jou ook dat jou oproep belangrik is.

3

Identifiseer jouself en die maatskappy. Byvoorbeeld, sê: "Dankie dat jy Pinturas Martínez Hnos bel. Laura praat met jou." Vra ook die ander persoon wie hulle is en waar hulle van bel, as hulle nie die besonderhede verskaf nie, veral as jou maatskappy `n streng beleid het met ongevraagde oproepe.

4

Vra die regte vrae. Versamel soveel moontlik inligting. Dit help om ongevraagde oproepe te identifiseer. Hou egter in gedagte dat vraende vrae dalk aantreklik mag wees, veral as jy `n paar moet vra. Jy hoef nie soos `n masjien te klink nie, dus gebruik `n kalm en gematigde toon.

5

Gestel iemand van jou maatskappy gaan na die gesprek luister. Die maatskappye wat inkomende oproepe beheer, dui dit gewoonlik aan met `n aanvanklike stemopname. As hulle dit nie doen nie, dink jy dat dit die geval is, kan jy jou mees professionele stem gebruik. As jy dit opteken, kan jy die geleentheid kry om na jou te luister en verbeteringe aan te bring, indien nodig.

2

Maak seker dat die persoon wat jy soek, wil reageer. As die oproeper vir `n spesifieke persoon vra, sê vir hulle jy gaan "seker maak dat dit beskikbaar is" voordat hulle in die wiele sit. Kontroleer dan dat jy albei beskikbaar is en gereed is om oor die telefoon te praat. As dit nie die geval is nie, moet u `n gedetailleerde boodskap neem.

3

Gebruik `n korrekte grammatika Sê altyd "Juan en ek" en nie "Yo en Juan" nie. Maak ook seker dat u die werkwoorde goed verbind. Daar is baie mense wat `n "s" byvoeg waar hulle nie moet gaan nie. Byvoorbeeld, baie mense sê "rok" in plaas van "rok". Wees versigtig sodat jy `n professionele indruk kan gee. Probeer ook om altyd `n respekvolle taal te gebruik wat voorkeur gee aan "jy" en nie "jy" nie.

4

Gee aandag aan jou stem. Dit is deur jou toon dat die oproeper jou ware bedoelings sal hoor. Of dit per telefoon of persoonlik is, stuur die stem meer as die woorde wat uit die mond kom. Die sleutel tot professionele praat oor die telefoon is om vir jouself te glimlag!

5

Gebruik die naam van die oproeper, wanneer jy kan. Hierdie praktyk gee `n persoonlike aanraking en wys dat jy luister: "Verskoon meneer Juan, maar Marcos is nie tans beskikbaar nie. Wil jy hê ek moet sorg vir jou of jou verkies om `n boodskap te neem? `

6

Identifiseer jouself eers wanneer jy `n ander persoon bel. Byvoorbeeld, sê: "Dora Muñoz praat met jou en ek is op soek na Luis Pineda". Maar wees kort, kom tot die punt sonder om onnodige besonderhede deur te gaan.

7

Beëindig die gesprek professioneel. Met opregtheid sê: "Dankie vir jou oproep en geniet `n lekker dag!".

2

Praat laer en met `n ewe toon. As die kliënt begin skree, praat dan stadiger en met `n stewige stem. `N Rustige houding (en nie geroer of verander nie) kan baie doen om iemand te kalmeer. Bly onveranderd deur die volume of toon van die kliënt, kan `n kwaad of versteurde persoon help om na sy sintuie terug te keer.

3

Verbind `n band deur empatie. Sit jouself in die skoene van die kliënt. Laat hom weet dat jy sy frustrasie en spyt verstaan. Deur dit net te doen, kan jy baie help om te kalmeer. Dit is `n manier om "mondelings saam te stem" en help die persoon agter die lyn wat verstaan ​​word.

4

Vermy om kwaad te word. As die kliënt jou mondelings verontwaardig raak of beledigings begaan, asem diep in en stel jou voor dat niks gebeur het nie. Om op dieselfde manier te reageer, sal niks oplos nie, en dit kan die situasie erger maak. Herinner die kliënt eerder dat jy hom wil help en dat jy die beste opsie is om die probleem op te los. Baie keer, sê dit sal die spanning versag.

5

Vermy dit aan jou bors te neem. Bly weg van die saak en moenie dit ter harte neem nie, selfs as die kliënt dit doen. Onthou dat die kliënt jou nie ken nie en net jou frustrasie met jou as verteenwoordiger wil aflaai. Met subtiliteit verander die gesprek na die oorspronklike probleem en hoe jy dit wil oplos, probeer ook om moontlike persoonlike opmerkings te ignoreer.

6

Onthou dat jy met `n mens in wisselwerking sal tree. Ons het almal slegte dae. Miskien het daardie persoon met sy gade getwis, `n boete gekry of `n ongeluk gehad. In `n mindere mate het dieselfde met ons almal gebeur. Probeer om jou dag te verbeter deur kalm en onbreekbaar te bly, want dit sal jou ook goed laat voel!