Hoe om `n klagbrief aan `n maatskappy te skryf

Om `n klagbrief te skryf is iets wat die meeste mense op een of ander stadium in hul lewens doen. Of jy ontevrede is met `n produk of diens van `n maatskappy, dit is gewoonlik moontlik om die probleem op `n wedersyds voordelige manier op te los deur middel van `n stewige, maar opgevoede klagtebrief. Om `n klagbrief te skryf moet nie ingewikkeld of vreesaanjaend wees nie. Al wat jy nodig het, is om die feite duidelik te stel en hoflik `n oplossing te vra. Hou lees vir gedetailleerde instruksies.

conținut

Stappe
Metode 1skryf die klagbrief
Metode 2bereik die korrekte toon en formaat
Metode 3opvolg
Wenke
Waarskuwings

stappe

Metode 1
Skryf die klagbrief

Beeld getiteld Skryf `n klagbrief aan `n maatskappy Stap 1

Stuur die brief aan die kliëntediensafdeling. Wanneer u `n klagbrief skryf, sal die beste kans op sukses wees om die brief aan die kliëntediensafdeling van die maatskappy te stuur. Die kliëntediensafdeling handel gewoonlik oor klagtes en dit is waarskynlik dat u brief effektief en effektief verwerk sal word.

Probeer die naam van die bestuurder of kliëntediens direkteur uit te vind en stuur die brief persoonlik. Begin jou brief met "Geagte Meneer, Mev. Of Me.", gevolg deur sy van. As jy nie die naam van die kliëntediensbestuurder kan kry nie, skryf eenvoudig "Geagte mnr of mev."
U kan probeer om die adres van die kliëntediensafdeling op die maatskappy se webwerf, in die maatskappy se promosie- of reklamemateriaal, op die verpakking of produketikette te vind.

Prentjie Skryf `n Klaarbrief aan `n Maatskappy Stap 2

Kry vinnig in die brief. Die eerste reël van die brief moet duidelik verduidelik waarom jy die brief skryf en wat is jou klag presies. Gee soveel relevante inligting as moontlik, benewens die betrokke model of reeksnommers.

Die ontvanger van die brief moet in staat wees om die hoofpunt van die brief oor vyf sekondes te identifiseer, dus vermy lang en ingewikkelde inleidings.

U kan meer besonderhede of verduidelikings verskaf oor die situasie in die paragraaf wat volg op die openingsgebed, maar die eerste reël moet u klagte so bondig moontlik noem.

Byvoorbeeld, die openingszin moet soos volg lees: "Ek skryf `n klag oor `n gebrekkige haardroër wat ek op 15 Julie by u maatskappy gekoop het by u winkel op Calle Primera, Ciudad de Ejemplo".

Prentjie Skryf `n Klaarbrief aan `n Maatskappy Stap 3

Verduidelik spesifiek watter resultaat of oplossing jou sal bevredig. As jy `n vervanging wil hê, `n geld terug, `n herstel of `n ander vorm van vergoeding, verduidelik dit duidelik in die tweede paragraaf. Dit sal jou help om `n algemene brief of `n algemene antwoord te ontvang en sal aan die ontvanger iets aan die werk gee.

Probeer om in u kommentaar so konstruktief as moontlik te wees, en stel `n manier voor om vorentoe te beweeg en u verhouding met die maatskappy te handhaaf. As u `n terugbetaling of `n ander vorm van vergoeding aanvra en terselfdertyd inlig dat u die besigheid elders gaan neem, sal dit hulle min aansporing gee om die probleem op te los.

As jy wil hê die maatskappy moet `n groter probleem regstel, verduidelik dit ook in jou brief, maar erken dat iets soos hierdie tyd sal neem.

Moenie `n regstappe in jou eerste kommunikasie bedreig nie. Dit kan die oplossing wees wat nodig is aan die einde, maar stuur eers `n klagtebrief en wag vir die antwoord.

Beeld getiteld Skryf `n klagbrief aan `n maatskappy Stap 4

Heg kopieë van dokumente as rugsteun aan. Dit kan insluit kwitansies, waarborge, afskrifte van tjeks gestuur en, indien toepaslik, foto`s of video`s. Alle dokumentasie moet in u brief ingesluit word.

Maak seker om te stuur "afskrifte" van die dokumente wat u wil insluit, nie die oorspronklike dokumente nie. Op hierdie manier is daar geen kans dat hierdie sleutel inligting verlore gaan of verlore gaan as jy die bewyse aan iemand anders moet verskaf nie.

Verduidelik ook in die hoofletter van die brief wat die materiaal is wat jy insluit. Byvoorbeeld: "Vind aangeheg `n afskrif van die oorspronklike kwitansie, saam met `n afskrif van die droogwaarborg en die reeksnommer inligting".

Prent Titel Skryf `n Klaarbrief aan `n Maatskappy Stap 5

Gee hulle `n tydsbeperking om die saak op te los. Dit is nuttig om `n presiese tydperk te verskaf waarin u die probleem wil oplos. Dit sal jou gemoedsrus gee en jou help om die saak tot `n vinnige gevolgtrekking te bring.

Om `n tydsbeperking toe te laat, sal u ook help om die moontlikheid te voorkom dat u brief verlore gaan of vergete word, wat tot meer ongemak en wrok tussen u en die maatskappy sou lei.

Maak seker dat die tydperk wat u verskaf, redelik is. Gewoonlik is `n week of twee genoeg, alhoewel dit wissel afhangende van wat jou vereistes is.

Beeld getiteld Skryf `n klagbrief aan `n maatskappy Stap 6

Beëindig die brief met respek. Dank die ontvanger vir hul hulp en laat hom weet hoe en wanneer hulle u kan kontak om die saak op te los. Dit sal jou werk baie makliker maak, wat tot `n meer doeltreffende uitkoms vir jou sal lei.

Teken die brief met "opreg", as u die naam van die persoon ken aan wie u skryf of "aandagtig", as u na haar verwys het as "Sr" of "Me". Vermy onpersoonlike sluiting soos "Beste wense" of "Groet jou".

Metode 2
Bereik die korrekte toon en formaat

Prentbrief Skryf `n Klaarbrief aan `n Maatskappy Stap 7

Wees beleefd. Jy mag kwaad wees en jy het die reg om kwaad te wees, maar om onbeskof te wees, sal slegs die ontvanger verdedig. Skryf in `n respekvolle toon en vermy dreigende, irriterende of sarkastiese opmerkings teen enige koste. Onthou dat die persoon wat jou brief sal lees nie direk verantwoordelik was vir alles wat gebeur het nie en sal meer reageer en bereid wees om `n hoflike en beleefde kliënt te help as `n kwaad en beskuldigde.

Onthou, die maatskappy wat jy skryf, wil jou nie doelbewus seer nie. Die meeste maatskappye stel belang in klantetevredenheid.
U sal baie groter sukses hê om die ontvanger te behandel as iemand wat u wil help, in plaas daarvan om te aanvaar dat dit vol kwaadwillige bedoelings is.
Moenie skryf as jy woedend is nie. Wag om jou brief te skryf totdat jy kalmeer. Of as jy wil, skryf die brief as jy kwaad is en laat dit vir `n dag of twee daar wees voordat jy dit stuur. In alle waarskynlikheid sal jy dinge op `n minder brandende manier wil herskryf.

Prentbrief Skryf `n Klaarbrief aan `n Maatskappy Stap 8

Wees bondig. Kliëntediensverteenwoordigers kan honderde briewe per dag ontvang, daarom is dit noodsaaklik dat jy vinnig op die punt staan, sodat hulle presies weet waaroor hulle gaan, sodra hulle begin lees. As jou brief te lank of gedetailleerd is, sal die leser geneig wees om na die inhoud te kyk en uiteindelik `n onduidelike idee van die presiese probleem of die gewenste resolusie te beëindig.

Vermy oorbodige besonderhede of afwyk met lang of raaklynige diatribes.

Probeer om jou brief op `n bladsy of minder as 200 woorde te hou.

Prentbrief Skryf `n Klaarbrief aan `n Maatskappy Stap 9

Wees outoritêr. Om gesaghebbend te wees in jou brief skep die regte toon en laat die maatskappy weet dat jou klag ernstig geneem moet word. Dit geld veral vir meer ernstige klagtes, wat finansiële implikasies kan hê.

Om gesaghebbend te wees, behels `n verskeidenheid dinge, soos die kwaliteit van die taalgebruik, jou kennis van die regte en verantwoordelikhede van die maatskappy, asook `n professionele aanbieding van die brief.

Al hierdie dinge gee jou geloofwaardigheid, wat `n positiewe uitwerking op die reaksie op jou brief moet hê.

Prentbrief Skryf `n Klaarbrief aan `n Maatskappy Stap 10

Skep `n duidelike en korrekte formaat vir u brief. Soos hierbo genoem, Formateer jou brief U kan op `n professionele manier positief beïnvloed hoe u klagtebrief ontvang word. Sluit jou naam, adres en datum in die regter boonste hoek in, gevolg deur die naam of titel van die persoon wat jy skryf, tesame met die maatskappy se adres, aan die linkerkant bo die hoofletter van die brief.

Skryf altyd jou brief op `n rekenaar. Dit maak dit makliker om te lees en duideliker in sy voorkoms. As jy jou brief met die hand moet skryf, maak seker dat jy duidelik en leesbaar skryf sonder om woorde of inkblots oor te steek.

Om jou handtekening te plaas, laat `n leë spasie hieronder "Groet jou" of "aandagtig", waar jy jou handtekening met die hand kan plaas. Onder hierdie spasie moet u naam geskryf word sodat dit maklik kan lees.

Hou die brief georganiseer en goed gespasieer, met paragrawe van `n soortgelyke benaderde grootte.

Prentbrief Skryf `n Klaarbrief aan `n Maatskappy Stap 11

Kontroleer spelling en grammatika Verkeerde spelling of grammatika kan negatief beïnvloed hoe u klagte ontvang word. Maak seker dat jy `n speltoets op die rekenaar doen voordat jy die brief druk of iemand anders lees voordat jy dit stuur.

Metode 3
Opvolg

Beeld getiteld Skryf `n klagbrief aan `n maatskappy Stap 12

Wag vir die tydsbeperking wat u voorsien het om te voldoen. Wees geduldig en kyk nie vir enige ander optrede totdat die tydsbeperking wat u in u aanvanklike brief verskaf het, uitloop nie. As hierdie datum verby is en jy niks gehoor het nie, kan jy opvolg met `n oproep of `n e-pos om te bevestig of die brief ontvang is. Dit is altyd beter om die voordeel van die twyfel aan die maatskappy te gee.

As u nog steeds geen inligting ontvang oor u brief of as u dit ontvang nie, maar die situasie nie tot u bevrediging hanteer is nie, kan u met `n klag aan iemand hoër in die bevelsketting vorder.

Prent Titel Skryf `n Klag Brief aan `n Maatskappy Stap 13

Gaan voort deur die ketting van opdrag. As jy nie suksesvol is met die hantering van die direkteur van kliëntediens nie, probeer om te vind wie die volgende persoon in die ketting van bevel is en daarheen kom. Elke keer as jy die leer opgaan, of van `n kliëntediensverteenwoordiger na `n toesighouer, dan aan die direkteur, die vise-president, die president, heg die kommunikasie wat jy in die vorige vlakke gehad het. Dit sal die situasie by die nuwe maatskappy se verteenwoordiger opdateer en sal waarskynlik veroorsaak dat die aangeleentheid opgelos word sonder litigasie.

Dit is beter om met die kliëntediensafdeling te begin voordat u opgetree het in plaas van direk bo. Dit is omdat die kliëntediensafdeling meer aangewend is om hierdie soort klagtes te hanteer, en enige brief wat aan die president gestuur word, sal waarskynlik na hierdie departement verwys word.

As dit so is, kan die werknemers van die Kliëntediensafdeling u dadelik ongunstig sien, aangesien u probeer het om dit oor te dra.

Hou in gedagte dat as jy `n brief aan die president of bestuurder skryf, dit baie duidelik, bondig en goed geskryf moet word, aangesien hulle nie vooraf kennis van die voorval sal hê nie.

Prentjie Skryf `n Klagbrief aan `n Maatskappy Stap 14

As jy regstappe wil neem, vind `n prokureur. Die prokureur sal weet hoe om voort te gaan. Hou in gedagte dat `n regstappe die laaste uitweg moet wees en dit as `n moontlikheid in u brief sal voorstel, sal `n negatiewe toon skep en terselfdertyd enige versoek om vergoeding wat u vra, afwyk. U kan teruggestuur word indien u bluf nie goed gaan nie.

wenke

Voordat jy skryf, neem tyd en reflekteer oor wat gebeur het. As jy aan alles dink en weet wat jy wil en hoe jy dit wil hê, sal jy gereed wees om die brief te skryf.
Daar is webwerwe vir kliënte waar u u klagtes kan aanbied, asook om te sien of ander mense in dieselfde situasie met die betrokke maatskappy was.
Maak seker dat u brief naam, adres, e-pos en telefoonnommer bevat (van u huis, u werk en u selfoon, indien moontlik). Wees ook seker om te vra vir u leser se inligting, sodat u albei enige vordering met u klag kan byhou.
Lees dit weer en weer en maak seker dat alles waar, opreg en verifieerbaar is.
Moenie geswore getuiebriewe stuur nie. Om die waarheid te sê, as jy dink dat jy hiervoor in die hof kan eindig, mag jy nie net die getuienis van `n getuie, maar ook jou naam, volhou nie. Onthou dat dit hof toe gaan duur wees. In die meeste gevalle is dit beter om `n informele ooreenkoms of ten minste deur arbitrasie te soek.
Moenie beledig nie Onthou, wat jy wil, is `n beloning of `n oplossing, en die belediger sal dit nie bereik nie. As jy sterker taal wil gebruik, vermy die gebruik van die passiewe stem en gebruik meer direkte en beskrywende woorde. Miskien is jy "geskok" of selfs "gewalg", sterker woorde as bloot "teleurgesteld".
Deur jou klagte skriftelik in te dien, het `n sterker effek as om `n e-pos, faks of kommentaar op die blog of die maatskappy se webwerf te stuur. Die meeste maatskappye behandel formele skriftelike klagtes met `n hoër prioriteit.
Hou afskrifte van alle korrespondensie en die datums van die briewe wat u gestuur het.
As u `n klagbrief oor `n spesifieke persoon skryf, beperk u brief aan die tekortkominge daarvan en moenie die hele organisasie diskrediteer nie. As u `n klagte oor `n maatskappybeleid skryf, moenie u ontvanger of die beleid beledig nie. Dit verduidelik eenvoudig jou probleem en hoe jy dit wil oplos.

waarskuwings

Dit is onwettig om `n brief te skryf wat dreigemente bevat van fisiese geweld, vernietiging van eiendom of optredes teen gesondheid of veiligheid. `N Bedreiging kan uitgelê word as teistering, `n aksie in `n hof toelaat en kan onderhewig wees aan strawwe wat wissel van boetes tot tyd in die gevangenis. Doen jouself `n guns en dink nie aan dreigemente nie. Moet dit nie skryf en stuur nie!

Deel op sosiale netwerke:

Verwante