Hoe om `n brief te skryf om `n terugbetaling te vra

As jy nie tevrede is met `n gebrekkige goedere, met die aflewering van `n verkeerde produk of met `n beskadigde produk nie en `n terugbetaling verlang, kan jy `n eisbrief skryf om die situasie op te los. Dikwels is `n direkte brief wat die probleem duidelik uitdruk en wat die maatskappy kan doen om dit reg te stel, baie doeltreffender as om aan `n kliëntediensverteenwoordiger te kla.

conținut

Stappe
Deel 1versamel die nodige inligting
Deel 2skryf die brief
Deel 3kry die resultate wat jy wil hê
Wenke

stappe

Deel 1
Versamel die nodige inligting

Bepaal jou doelwit Wat kan die maatskappy doen om die situasie reg te stel? Het u `n verpligting om dit reg te stel deur `n terugbetaling te gee, die produk te vervang met `n nuwe of `n ander diens te lewer? Maak seker dat u klagte regmatig is voordat u die brief skryf.

Maak seker om te kyk watter waarborg die betrokke produk het. Byvoorbeeld, as u die produk beskadig het, maar `n waarborg het, kan u steeds terugbetaal word of `n nuwe produk gegee word. Aan die ander kant, as jy verantwoordelik is vir die skade (byvoorbeeld as jy die produk op die vloer laat val het) en die produk nie `n waarborg het nie, moet jy dit as `n verlies beskou.
As die produk wat jy nie tevrede stel met die vereiste vergadering nie (soos in die geval van meubels), maak seker dat jy al die instruksies gevolg het. In sommige gevalle het u dalk net `n stap oorgeslaan en u nie gewapen nie. U kan ook die kliëntediensnommer skakel om hulp hieroor te vra.
As `n produk verkoop word, sal dit moeilik of amper onmoontlik wees om `n terugbetaling te kry, aangesien die kliënt alle risiko`s aanvaar wat die aankoop van `n produk van hierdie tipe mag behels.

Prent getiteld Bepaal bates in Rekeningkunde Stap 7

Vind uit wie om te kontak. Nadat jy vasgestel het dat `n eisbrief nodig is, moet jy uitvind wie dit moet rig. As daar `n spesifieke persoon of departement is wat spesialiseer in eise, moet u die brief aan hulle stuur sodat hulle u probleem vinnig kan aanspreek.

As jy `n terugbetaling van `n groot maatskappy wil aanvra, skakel eers kliëntediens en spreek jou probleem uit. As u nie u eis bevredigend kan aanspreek nie, vra vir die naam en posadres van die persoon of departement aan wie u die brief moet stuur.

As u `n kleiner maatskappy of winkel gaan hanteer, kyk vir u kontakinligting op die kwitansie of bestelling. Stuur die brief aan die persoon of adres wat op die kwitansie gelys is. As daar geen inligting op die kwitansie is nie, skakel die winkel of soek die webwerf om inligting oor terugbetalings en opbrengste te vind.

As jy op soek is na kontakinligting aanlyn, vind jy gewoonlik `n klantenservice nommer onderaan die bladsy of deur op die skakel te kliek wat sê "Kontak ons" of "Kontakinligting". Webwerwe het gewoonlik ook `n soekbalk bo, waar jy kan soek "kliëntediens" of "kontakbesonderhede".

Beeld getiteld Skryf `n brief Vra vir `n terugbetaling Stap 3

Versamel jou materiaal. Om die kanse dat u probleem op `n gepaste manier aangespreek word, te maksimeer, versamel soveel dokumentasie as moontlik om dit saam met die brief in te sluit.

Voorsien afskrifte van alle kwitansies, fakture, bestellings of ander ondersteunende dokumentasie. Die dokumente moet die aankoopdatum, die koste van die produk of diens en die betalingsinligting insluit.

As u reeds met `n kliëntediensverteenwoordiger gesels het en u probleem nie kon oplos nie, neem kennis van sy naam en die datum en tyd van die oproep. Dan kan jy hierdie inligting in die brief insluit as bewys dat jy die situasie self probeer oplos het, maar jy moes `n eisbrief gebruik.

Deel 2
Skryf die brief

Beeld getiteld Skryf `n brief Vra vir `n terugbetaling Stap 4

Lees voorbeeld letters. Deur monsters van klagtes te lees sal u `n idee gee van watter formaat u aan u gegee het en ook van die oorredende uitdrukkings wat u ten gunste kan gebruik.

U kan soek vir voorbeeldletters op die internet. Hieronder vind u `n voorbeeld, maar onthou dat dit slegs `n sjabloon is en dat u in u brief u spesifieke situasie moet uiteensit.

Afsender se adres en datum.
Aan wie dit ooreenstem:
Ek skryf oor die lamp wat ek deur u webwerf gekoop het. Ek het voorheen ander items deur jou webwerf gekoop en was altyd tevrede met jou onmiddellike verskeping en die kwaliteit van die produkte. By ontvangs van hierdie versoek het ek egter opgemerk dat die lamp nie ondersteuning gehad het nie en daarom kon ek dit nie reg installeer nie. Ek wil graag `n terugbetaling versoek van die totale bedrag of `n vervanging vir `n lamp wat werk. Ek het voorheen ander produkte deur hul webwerf gekoop en was tot dusver nog nooit tevrede nie. Ek stuur die aankoopbewys hierby aangeheg. Ek vertrou dat u hierdie saak so gou as moontlik sal hanteer. Baie dankie vir u tyd.
Die uwe,
Juan Peres

Beeld getiteld Skryf `n brief Vra vir `n terugbetaling Stap 5

Begin met die positiewe. Selfs as jy kwaad is, moet jy die brief met `n positiewe toon begin. U kan noem dat u `n lojale kliënt is of dat u hul dienste altyd waardeer het. Woede is geneig om teenproduktief te wees, terwyl die gelukkige dreigement om `n lojale kliënt te verloor dikwels motiveer om maatskappye aansprake te maak.

Een benadering kan dit wees "prys gegeurde kritiek" of prys hulle eerste en kla dan. Byvoorbeeld, jy kan die brief begin deur te sê: "As klant van jou lewenslange besigheid, is ek gewoonlik tevrede met jou dienste. Ongelukkig kan ek in hierdie geval nie dieselfde sê nie, aangesien die laaste diens wat ek ontvang het, uiters onbevredigend was".

As dit die eerste keer is dat jy sake doen met daardie maatskappy, kan jy begin met `n positiewe aspek van die produk of diens of jou entoesiasme beklemtoon. `N Voorbeeld kan wees "Hy was opgewonde om sy dienste te probeer" of "Verskeie vriende het my hul produk aanbeveel, maar uiteindelik was ek teleurgesteld".

Beeld getiteld Skryf `n brief Vra vir `n terugbetaling Stap 6

Spesifiseer die belangrike besonderhede. Hierdie stap is veral belangrik as jy `n brief aan `n groter maatskappy skryf waar dit moeilik kan wees om die betrokke transaksie te identifiseer. Belangrike inligting sluit in bestelnommers, identifikasie- of kliëntnommers, en die name van mense met wie jy gepraat het.

Hou alle kwitansies, e-posse en enige ander bewyse van jou interaksies, aangesien dit moontlik is dat die maatskappy hulle versoek tydens die proses om u eis aan te spreek. Elke keer as jy met `n kliëntediensverteenwoordiger praat, moet jy seker wees dat hulle hul naam vra en skryf dit neer sodat jy dit kan verwys as bewys van die stappe wat jy geneem het voordat jy die brief geskryf het.

Beeld getiteld Skryf `n brief Vra vir `n terugbetaling Stap 7

Druk u eis duidelik en bondig uit. Verskaf besonderhede oor jou ontevredenheid met die aankoop of met die ervaring in die algemeen. Skryf oor onverwagte probleme of skade aan die goedere.

Byvoorbeeld, in plaas van net te verklaar dat jy `n beskadigde item ontvang het, verduidelik presies wat die skade is en maak dit duidelik waarom jy nie vir hulle verantwoordelik is nie. Op hierdie manier kan u enige poging deur die maatskappy vermy om u te skuldig maak vir die skade.

Dit is `n voorbeeld beskrywing: "Toe ek die pakket wat die produk bevat, oopgemaak het, het ek gevind dat die stukkies gebreek is, aangesien die pakket nie polistireen of enige ander verpakkingsmateriaal bevat om die produk te beskerm tydens verskeping nie.".

As u eis is dat u nie `n produk of `n onvoltooide diens ontvang het nie, voeg enige detail by wat dit duidelik maak waarom dit die verantwoordelikheid van die maatskappy is. Byvoorbeeld, jy kan sê: "Ek het gesê dat ek tuis moet wees tussen 18:00 en 18:00, maar die werkers het nooit gekom nie en in elk geval is ek aangekla vir die diens. Ek moet nie betaal vir `n diens wat ek nooit ontvang het nie".

Prent getiteld Skryf `n brief Vra vir `n terugbetaling Stap 8

Spesifiseer wat jy wil hê Druk duidelik as jy `n terugbetaling wil hê, `n vervanging vir `n nuwe produk of iets wat jy as voldoende vergoeding beskou. Om jou verwagtinge duidelik te maak, sal die maatskappy laat weet wat dit kan doen om jou tevrede te stel.

By die skryf van briewe oor hul ontevredenheid met `n produk of diens, vergeet baie mense dat hulle spesifieke vergoeding moet aanvra. Onthou dat jou doel is om vergoeding te ontvang, nie net om te ontspan nie.

Beeld getiteld Skryf `n brief Vra vir `n terugbetaling Stap 9

Stel `n tydsduur waarbinne jy sal wag vir `n antwoord. Hou in gedagte dat sommige maatskappye langer kan neem om te reageer, veral as hulle kleiner maatskappye is wat nie `n spesifieke departement het om die eise te hanteer nie.

Sommige groter maatskappye het dalk `n beleid op hul webwerf wat aandui hoe lank jy moet wag om `n antwoord te ontvang. As jy egter nie hierdie inligting kan kry nie, kan jy kliëntediens of die eienaars van die maatskappy bel (as dit `n kleiner maatskappy is). As jy nie met iemand in kontak kan kom nie, is die gemiddelde wagtyd tussen 2 weke en `n maand.

Beeld getiteld Skryf `n brief Vra vir `n terugbetaling Stap 10

Sluit die brief af met die belangrikste punte. U moet die brief aflê deur kortliks te herhaal en u belangstelling te herbevestig om `n besluit te bereik wat bevredigend is vir beide partye. Hou die brief so direk en kort moontlik (`n bladsy is ideaal), aangesien maatskappye geneig is om te lank te ignoreer.

Gebruik die wet tot u voordeel. Een manier om die brief af te sluit, is om die maatskappy te herinner dat u as verbruiker regte het. Een van die mees erkende regte van die verbruiker is die reg om gehoor te word, wat beteken dat die maatskappy moet luister en kyk na jou kommer en belange. Om die maatskappy te herinner dat die wet aan u kant is, sal hulle aanmoedig om u eis op `n vinnige en bevredigende manier aan te spreek om `n moontlike regskonflik te vermy.

`N Moontlike gevolgtrekking is: "Aangesien ek `n nuwe item in swak toestand ontvang het, wat nie my skuld was nie, hoop ek om die totale bedrag terug te betaal. As verbruiker het ek die reg om te ontvang wat ek onder bedryfstoestande gekoop het. As dit nie gebeur nie, het ek die reg om vergoed te word vir die volle betaling.".

Prent getiteld Skryf `n brief Vra vir `n terugbetaling Stap 11

Maak seker dat jy al jou kontakinligting insluit. Dit is noodsaaklik om die brief te dateer en sluit `n sender se adres in, saam met rekeningnommers en enige ander nuttige inligting. As u nie genoeg inligting verskaf nie, sal die maatskappy u nie kan beantwoord nie.

Wanneer u die brief onderteken, skryf u telefoonnommer, e-posadres en posadres onder u naam. Op hierdie manier sal die maatskappy geen verskoning hê om nie met u te kommunikeer op die manier wat die gerieflikste is nie.

Beeld getiteld Skryf `n brief Vra vir `n terugbetaling Stap 12

Formateer die letter volgens die riglyne van die formele briewe. Formele briewe sluit in kontakinligting en `n formele groetjie en het `n professionele toon.

Skryf aan die einde van die brief "aandagtig", "Beste groete" of iets soortgelyks voor jy jou naam skryf.

Moenie enige postskrif insluit nie, aangesien dit gewoonlik net geskik is vir informele briewe. Daarbenewens moet u al die relevante inligting in die hoofletter van die brief ingesluit het, dus moet `n postskrif nie nodig wees nie.

Deel 3
Kry die resultate wat jy wil hê

Moenie veel tyd verlaat voordat jy die brief skryf nie. Hoe langer jy wag, hoe minder waarskynlik sal die maatskappy jou eis aanspreek. Skryf die brief en stuur dit sodra jy besluit dat jy ontevrede is met die transaksie of lewering van die produkte of dienste.

Prent getiteld Skryf `n brief Vra vir `n terugbetaling Stap 14

Hou `n afskrif van die brief en al die inligting wat u aan die maatskappy gestuur het. U kan hierdie kopie nagaan wanneer u met die maatskappy praat om op te volg.

As jy met `n gestandaardiseerde brief beantwoord word, moenie moedeloos word nie. In plaas daarvan, skakel die kliëntediens of die persoon met wie jy gepraat het voordat jy die brief geskryf het om hulle te laat weet dat jy nie tevrede is met `n gestandaardiseerde antwoord nie en dat jy wil hê dat hulle jou eis herwaardeer. Soms verwag maatskappye dat kliënte opgee nadat hulle `n gestandaardiseerde reaksie ontvang het, maar as jy voortgaan om te eis, sal hulle jou probleem meer ernstig opneem.

Prent getiteld Skryf `n brief Vra vir `n terugbetaling Stap 15

Bly hoflik en professioneel. As jy nie die resultaat kry wat jy dadelik wil hê nie, moenie jouself gefrustreerd laat raak nie. Om sarkasties of kwaad te wees, maak slegs die persoon met wie jy gekommunikeer het, minder bereid om jou te help om die probleem op te los.

wenke

As u nie `n antwoord ontvang gedurende die tydperk wat u in u brief aangedui het nie, skakel die maatskappy. Die meeste maatskappye sal u `n ontvangsbewys van u eis ontvang. As u egter nie 2 weke na `n maand `n antwoord ontvang nie, bel weer om seker te maak hulle het u brief ontvang.

Deel op sosiale netwerke:

Verwante