Hoe om `n proses te dokumenteer

Maatskappye dokumenteer dikwels prosesse om seker te maak dat elke werker weet hoe om dit korrek uit te voer of om te ontleed hoe dit verbeter kan word. As hulle jou vra om `n proses te dokumenteer of te besluit om dit op jou eie te doen, moet jy mense met ervaring en kennis oor die proses in die algemeen insluit. Hieronder sal ons twee soorte vloeidiagramme beskryf, maar as jy dink dat `n ander soort eenvoudige diagram of teksdokument meer geskik is vir jou proses, gebruik dit. Lees dan die algemene advies afdeling om `n idee te kry van die doel om `n proses te dokumenteer.

stappe

2

Verdeel die algemene prentjie in subprosesse. Subprosesse is die sleutel take wat tydens die proses uitgevoer word. As u nie vertroud is met die proses wat u gaan dokumenteer nie, raai ons aan om projekbestuurders en ander kundiges in die proses te onderhou sodat u `n goeie begrip van die verwante take het.

3

Besluit of die proses so eenvoudig is as vir `n teksdokument. As die proses altyd dieselfde is en slegs `n paar besluite of variasies behels, kan jy net die stappe in `n lys skryf. Maak gebruik van `n elektroniese teksdokument (soos `n Microsoft Word-lêer) of `n vel gevoerde papier.

4

Oorweeg om `n vloeidiagram te maak. `N Eenvoudige vloeidiagram is `n maklike manier om die proses visueel te wys (ons sal dit later beskryf). Daar is ook maniere om meer ingewikkelde vloeidiagramme te ontwikkel, maar dit is nie nodig vir die meeste prosesse nie. Neem slegs die instruksies in die gedeelte oor komplekse vloeidiagramme in ag, indien u proses meer as tien stappe het en daar is meer as drie mense wat verskillende stappe van die proses uitvoer.

5

Probeer om so kort as moontlik te wees. `N bladsy is ideaal, maar selfs vir ingewikkelde prosesse, probeer om dit tot 5 bladsye of minder te verminder. Slegs vir gespesialiseerde en komplekse take moet langer dokumente gebruik word en slegs indien die persone wat verantwoordelik is vir die uitvoering daarvan diegene sal wees wat die dokument sal gebruik.

6

Sluit visuele aan as hulle help om die proses makliker te lees. Sommige verstaan ​​meer as visuele voorstellings gesien word as wanneer teks gelees word, veral as hulle bestuurders, administrateurs of ander mense is wat dalk nie soveel regstreekse ervaring het in die proses wat jy gaan dokumenteer nie. Hulle kan diagramme, foto`s of skermkiekies wees, maar probeer eenvoudig en duidelik wees.

7

Verwys na mense volgens hul posisie, nie op naam nie. Die dokument kan langer as `n persoon in sy posisie duur. Moenie skryf nie "Stuur vergadering minute na Carol", eerder: "Stuur vergadering minute na die president". As u van mening is dat die naam nodig is vir lesers om te weet wie om te kontak, plaas die naam en die posisie van die persoon.

8

Dit maak die manier waarop prosesse met mekaar verband hou, duidelik. Byvoorbeeld, die prosesstuk "Organisasie van die bulletin" kan eindig met `n aantekening soos "Die finale uitslag word aan die uitgewery gestuur. Sien die dokument getiteld `Nuusbriefuitgawe` `. Die dokument getiteld "Die nuusbrief verander" kan begin met die aantekening "Die huidige is voorafgegaan deur `Organisasie van die bulletin` en eindig met `Dan word dit na die uitgewery gestuur. Sien die dokument getiteld `Publikasie van die bulletin` ".

9

Maak redigeerbare en toeganklike dokumente. Maak afskrifte vir diegene wat dit wil lees of bestudeer. Hou `n elektroniese meesterdokument in `n redigeer formaat sodat veranderinge gemaak kan word indien nodig.

10

Benoem die proses dokumente noukeurig. Skryf die datum van die skepping en die datum van die laaste uitgawe op `n sigbare plek in elke dokument as die bokant van die bladsy. As verskeie mense die dokument wil wysig, raai ons jou aan om die naam of voorletters langs die laaste uitgawe datum te plaas. Laastens, gee dit `n titel en lêernaam wat duidelik kommunikeer watter proses gedokumenteer sal word.

2

Organiseer die vloeidiagram van links na regs of bo na onder. Wanneer u `n vloeidiagram maak, moet u `n boks vir elke taak in die proses skep en verbind hulle met pyltjies om die volgorde waarin dit uitgevoer moet word, te wys. Begin aan die linkerkant of die bokant van die bladsy, asof jy moes skryf. Die volgorde van die stappe in hierdie volgorde sal dit makliker maak om te sien wat om te volg.

3

Begin met `n sirkel gemerk "Start". As jou vloeidiagram so klein is dat dit in `n ry of kolom gaan, benodig jy nie die sirkel nie, maar vir meer komplekse diagramme sal dit nuttig wees om `n sigbare sirkel met die naam "Start" te hê.

4

Trek `n reghoek en skryf die naam van die eerste taak daarin. Trek `n pyltjie uit die "Begin" sirkel na die boks wat die eerste taak bevat, byvoorbeeld: "Neem die kliënt se bestelling".

5

Trek `n pyltjie langs die taak of vraag. Daardie pyl gaan na die volgende boks, wat die tweede taak sal bevat. As jy `n besluit moet neem of `n vraag moet beantwoord voor die tweede taak, skryf dan die vraag in `n diamant.

6

Gaan die leser van die besluit diamante na die take, afhangende van die antwoord. Byvoorbeeld, laat ons sê dat die boks met die taak "Neem die kliënt se bestelling" lei tot `n diamant met die vraag "Het jy gevra om water?". Teken twee pyle wat uit die diamant kom. Skryf op `n pyltjie "ja" of "s" en rig die leser na die blokkie gemerk "Gee water aan die kliënt." Skryf `nee` of `n `op die volgende pyltjie en gaan na `n boks met die etiket` Gee kook na bestelling `.

2

Oorweeg die moontlikheid om sekere sagteware te gebruik. As u `n program gebruik om diagramme te skep, kan die resultaat meer bestel en makliker wees om te lees. Om `n elektroniese lêer te hê, fasiliteer ook die insluiting van veranderinge wat nodig is. Soek op die internet vir "proseskartering sagteware" en maak seker dat jy die een wat Rummler-Brache diagramme skep, aflaai of koop.

3

Maak `n lys van elke deelnemer in `n geordende kolom aan die linkerkant van die bladsy. Elke ry kan gemerk word met die departement, die span of die persoon se posisie. Elke deelnemer is verantwoordelik vir die take wat in hul horisontale ry geleë is wat regdeur die bladsy strek. Soms word dit `n "lane diagram" genoem.

4

Begin met die eerste taak. Begin die proses deur die eerste taak in `n boks naby die linkerkant van die bladsy te plaas, net regs van die deelnemer wat vir daardie taak verantwoordelik is. Byvoorbeeld, as die navorsingsafdeling die proses begin deur `n produkidee te skep, teken `n boks regs van die woord "Navorsing" en titreer dit Skep produk idee.

5

Hou normaalweg soos vir `n normale vloeidiagram, maar maak die take regs en kom in die regte ry. Byvoorbeeld, as die navorsingsafdeling u produkidee na die bemarking stuur wat onderhewig is aan die brandpunttoetse, teken `n pyl wat uit Skep produk idee na enige boks in die bemarkingsry, aan die regterkant van die vorige blokkie. Merk hierdie blokkie Fokale toetse.

6

Leer om die diamante en sirkels te gebruik. Die meeste vloeidiagramme gebruik vierkante, diamante, sirkels en pyle tussen hulle. Jy het die boks gesien wat na `n taak vernoem is. Maak gebruik van die diamant wanneer daar verskeie moontlike resultate is. Maak gebruik van die sirkels wanneer `n finale uitslag bereik word. Voortgaan met die vorige voorbeeld, teken `n pyl wat uitkom Fokale toetse na `n diamant wat die naam dra Produk goedgekeur? Teken `n pyl wat uit die diamant kom, gee dit `n titel geen en koppel dit aan `n kring wat geregtig is Einde van die proses- `n tweede pyl getiteld ja kan die leser na die volgende taak in die proses lei.

7

Wees konstant. Gebruik blokkies van `n soortgelyke grootte en nie meer as twee of drie kleure maklik om te onderskei die vloeidiagram is as leesbare as moontlik. Byvoorbeeld, alle bokse (take) mag `n blou agtergrond hê, terwyl al die diamante (vrae) geel mag wees.

8

Indien nodig, gaan na `n ander bladsy. Dit is beter om verskeie bladsye te gebruik as om die vloeidiagram te klein te maak om dit goed te lees. Gebruik duidelik gemerkte tabs of pyle om die voortsetting van die vloeidiagram duidelik te maak. Spoor byvoorbeeld `n gemerkte pyltjie A Gaan na die regterkant van die bladsy. Teken op die volgende bladsy `n pyltjie wat van die linkerkant van die bladsy af kom wat ook met die letter gemerk is A.

9

Wysig die vloeidiagram. Volg elke moontlike "roete" van die hele diagram sodat jy kan kontroleer of dit konsekwent is. Ideaal gesproke moet dit hersien word deur iemand wat die proses ken sodat jy moontlike foute en weggelaat stappe kan identifiseer. As u dit ten minste een keer hersien het en enige foute reggestel het, sal die dokument gereed wees om aangebied te word of aan die ander deelnemers gestuur te word. As die proses egter later verander, kan u die vloeidiagram verander en die opgedateerde dokument stuur aan diegene wat dit gebruik.

2

Neem moontlike duplikaat take in ag. As jou diagram of dokument twee identiese take bevat, ontleed of dit nuttig of ondoeltreffend is. Soms is dit goed om `n taak te herhaal sodat daar beter gehaltebeheer is (byvoorbeeld as twee departemente `n produk in twee verskillende stadiums inspekteer). Die eenvoudige take soos die regstel van tekste moet egter nie meer as een keer in die hele proses gedoen word nie. Dit stel voor dat een van die duplikaatstappe uit die prosesprosedure verwyder word.

3

Let op moontlike onnodige bewegings tussen departemente. Die dokument kan wys dat daardie persoon A en persoon B verskeie kere verantwoordelikheid vir die proses gee. Is dit moontlik om die aantal onnodige oordragte te verminder? As jy die proses kan herorganiseer, kan persoon A verskeie take in `n enkele periode doen en dan na persoon B oorplaas.