Hoe om `n gestandaardiseerde bedryfsprosedure te skryf

`N Gestandaardiseerde Operasionele Prosedure (SOP) is `n dokument wat bestaan uit stap-vir-stap instruksies wat verduidelik hoe om `n taak uit te voer. `N POE wat reeds bestaan, kan verander of opgedateer word, of jy kan selfs in die scenario wees wat jy van voor af moet skryf. Dit klink uitdagend, maar dit is regtig `n lys van dinge wat baie, baie, baie uitgebrei is. Gaan voort na stap 1 om dit te begin skryf.

conținut

Stappe
Deel 1
Deel 2
Deel 3
Wenke

stappe

Deel 1

Formateer die POE

Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 1

Kies die formaat Daar is geen regte of verkeerde manier om `n PEO te skryf nie. Jou maatskappy het egter waarskynlik `n PEO-nommer wat jy kan verwys na die riglyne rakende die formaat, wat jou voorkeure aandui. As dit die geval is, gebruik die vorige POE as `n sjabloon. As dit nog nie bestaan nie, het jy `n paar opsies:

`N eenvoudige formaat van stappe. Dit is vir roetine prosedures wat kort is, wat min resultate het en dit is konkreet. Afgesien van die nodige dokumentasie en veiligheidsgidse, is dit regtig net `n lys van eenvoudige sinne wat die leser vertel wat om te doen.
`N Hiërargiese formaat van stappe. Dit word gewoonlik gebruik vir lang prosedures, diegene wat meer as tien stappe het, wat behels sekere besluite wat gemaak moet word, wat verduidelikings en terminologie insluit. Dit is gewoonlik `n lys van die hoofstappe met subvlakke in `n baie spesifieke volgorde.
`N vloeidiagramformaat. As die prosedure meer soos `n kaart is en `n oneindige aantal resultate het, is `n vloeidiagram jou beste opsie. Dit is die formaat wat u moet kies wanneer die resultate nie altyd voorspelbaar is nie.

Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 2

Oorweeg die leser. Daar is drie hooffaktore om te oorweeg voordat jy die SOP begin skryf:

Vorige kennis van die leser. Ken jy die organisasie en sy prosedures? Ken jy sy terminologie? Die taal wat u gebruik, moet ooreenstem met die kennis en belegging van die leser.

Die taalvermoë van die leser. Is daar `n moontlikheid dat mense wat nie jou taal ken nie, na lees jou POE? As dit `n probleem is, is dit `n goeie idee om baie eksplisiete beelde en diagramme in te sluit.

Die aantal lesers. As baie mense jou POE (van verskillende take) lees, moet jy die dokument as `n gesprek opstel: gebruiker 1 voltooi `n aksie, gevolg deur gebruiker 2, ensovoorts tot die einde. Op dié manier kan elke leser sien hoe hy of sy `n integrale rat van die goedolied en saamgestelde masjien is.

Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 3

mening jou kennis Dit kom daarop neer: is jy die regte persoon om die prosedure te skryf? Weet jy wat die proses behels? Wat kan misluk? Hoe om dit te beveilig? As jy dit nie weet nie, is dit beter dat iemand anders dit doen. `N Swak geskrewe POE, of selfs erger, `n onakkurate een, sal nie net produktiwiteit verminder nie en lei tot organisatoriese mislukkings, maar kan ook onveilig wees en kan jou span en die omgewing nadelig beïnvloed. Kortom, dit is `n risiko wat jy nie moet neem nie.

As dit `n projek is wat aan u toegewys is en waarvan u verplig voel om te voltooi, moenie bang wees om hulp te vra van ander wat die prosedure elke dag voltooi nie. Om onderhoude te doen is `n normale deel van enige proses om `n SOP te skep.

Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 4

Besluit om die kort of lang formaat vir u POE te gebruik. As jy wil skryf of opdatering van `n POW vir `n groep individue wat die protokol weet, terminologie, ens, en dat slegs sou hulle voordeel trek uit `n kort POE en tot op die punt is dit meer as `n versyferde lys van stappe, kan jy die kort vorm gebruik.

Afgesien van die basiese doel en die relevante inligting (datum, skrywer, identifikasie nommer, ens.), Is dit slegs `n lys van stappe. As jy nie besonderhede of verduidelikings benodig nie, is dit die manier om dit te doen.

Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 5

Hou die doel van jou PEO in gedagte. Wat voor die hand liggend is, is dat dit `n prosedure vir jou organisasie is wat herhaalde aksies help herhaal. Maar is daar enige spesifieke rede waarom hierdie SOP besonder nuttig is? Moet dit veiligheid uitlig? Voldoeningsmaatreëls? Sal dit gebruik word vir daaglikse opleiding? Dit is `n paar redes waarom jou POE nodig is vir die sukses van jou span:

Om te verseker dat voldoeningsstandaarde nagekom word

Om produksie vereistes te maksimeer

Om te verseker dat die prosedure geen nadelige of omgewingsimpak het nie

Dit sal gebeur om die sekuriteit te waarborg

Om te verseker dat alles volgens die kalender gaan

Om vervaardigingsfoute te voorkom

Om as `n opleidingsdokument gebruik te word

As jy weet wat jou SOP moet beklemtoon, sal dit makliker wees om te struktureer wat jy rondom hierdie punte skryf. Dit sal ook makliker wees om te oorweeg hoe belangrik jou PEO is.

Deel 2

Skryf die POE

Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 6

Dit dek die nodige materiaal. Oor die algemeen bestaan tegniese PEOS uit vier elemente behalwe die prosedure as sodanig:Titel van bladsy. Dit sluit in 1) die titel van die prosedure, 2) `n identiteitsnommer van POE, 3) datum van uitreiking of hersiening, 4) die naam van die agentskap, afdeling of tak waarheen die POE geld en 5) die handtekeninge van die wat die SOP voorberei en goedgekeur het. Dit kan in die formaat wees wat jy wil, solank die inligting duidelik is.Inhoudsopgawe. Dit is slegs nodig as jou POE baie lank is, sodat dit maklik kan verwys word. Die standaardinhoud is die inhoud van die POE.Gehalteversekering of gehaltebeheer. `N Prosedure is nie `n goeie prosedure as dit nie hersien kan word nie. Dit verskaf die nodige materiaal en besonderhede sodat die leser kan verseker dat hulle die gewenste resultate behaal het. Dit mag of mag nie ander dokumente insluit nie, soos prestasie evalueringsmonsters.verwysing. Maak seker dat u alle aangehaalde of beduidende verwysings noem. As u verwys na ander SOP`s, moet u die nodige inligting in die aanhangsel heg.
Jou organisasie mag `n protokol anders as hierdie een hê. As daar ander SOP`s is waarna u kan verwys, moet u hierdie struktuur verlaat en voldoen aan wat reeds bestaan.

Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 7

Vir die prosedure self, maak seker dat u die volgende dek:

Omvang en toepaslikheid. Met ander woorde, dit beskryf die doel van die proses, sy grense en hoe dit gebruik word. Dit sluit standaarde, regulatoriese vereistes, rolle en verantwoordelikhede, insette en uitsette in.

Metodiek en prosedures.Dit is die kern van die saak, dit lys al die stappe met die nodige besonderhede, insluitend die nodige toerusting. Dit dek opeenvolgende prosedures en besluitnemingsfaktore. Verwys asseblief na die moontlikhede en moontlike interferensies of veiligheidsoorwegings.

Verduideliking van terminologie. Identifiseer akronieme, afkortings en al die frases wat nie in die gemeenskaplike taal is nie.

Gesondheid en veiligheid waarskuwings. Om in sy eie afdeling te verskyn en langs die trappe waar dit `n probleem is. Moenie hierdie gedeelte oor die hoof sien nie.

Toerusting en voorrade Volledige lys van wat nodig is en wanneer dit nodig is, waar om die toerusting, toerustingstandaarde, ens. Te vind.

Voorsorgmaatreëls en inmenging. Dit is basies die probleemoplossingsafdeling. Dit dek wat verkeerd kan gaan, wat moet gemonitor word en wat kan inmeng met die einde van die ideale produk.

Gee elk van hierdie onderwerpe `n eie afdeling (gewoonlik aangedui met nommers of letters) om te voorkom dat jou POE verbasend en verwarrend is en dit maklik kan verwys.

Dit is vir geen rede `n volledige lys nie, dit is net die punt van die ysberg van prosedures. U organisasie kan ander aspekte spesifiseer wat aandag benodig.

Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 8

Maak jou skryfstuk bondig en maklik om te lees. Die waarskynlikheid is dat die leser nie kies om dit vir plesier te lees nie. U moet dit kort en duidelik hou, anders sal u aandag verlore raak of u sal die dokument formidabel en moeilik verstaan. Hou gewoonlik die sinne so kort as moontlik.

Dit is `n slegte voorbeeld: Maak seker dat jy al die stof uit die lugbuise skoonmaak voordat jy dit begin gebruik.

Dit is `n goeie voorbeeld: Verwyder alle stof uit die lugbuise voordat dit gebruik word.

Oor die algemeen, gebruik nie die woord nie jou. Dit moet implisiet wees. Praat in `n aktiewe stem en begin jou sinne met aksiewerkwoorde.

Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 9

Indien nodig, ondervra die betrokke personeel in die proses oor hoe om die taak uit te voer. Die laaste ding wat jy wil doen is om `n POE te skryf wat onakkuraat is. U sal die veiligheid van u span, die doeltreffendheid daarvan, die tyd benadeel en u sal `n gevestigde proses sonder om aandag te gee, iets wat u kollegas as aanstootlik sal beskou. As jy nodig het, vra! Jy sal dit goed wil doen.

Natuurlik, as jy nie weet nie, vra verskillende mense, wat alle rolle en verantwoordelikhede dek. `N Spanlid mag nie `n standaardprosedure volg nie, of `n ander kan slegs by `n gedeelte van die proses betrokke wees.

Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 10

Skei groot paragrawe van teks met beelde en vloeidiagramme. As jy een of twee stappe het wat veral geïntimideer is, verskaf die leser `n soort tabel of diagram. Dit sal makliker wees om te lees en `n kort pouse te gee sodat alles sin maak. En dit sal meer volledig en beter geskryf lyk.

Moet dit nie net insluit om jou POE te stapel nie. Doen dit slegs indien nodig, of as jy `n gaping as gevolg van die taal wil vul.

Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 11

Maak seker dat elke bladsy kontrole notasie van die dokument het. Jou PEO is waarskynlik een van baie POE`s, daarom het jou organisasie dalk `n soort groter databasis om alles in `n verwysingstelsel te katalogiseer. Jou PEO is deel van hierdie verwysingstelsel en benodig dus `n soort kode wat gevind kan word. Dis waar die notasie in die spel kom.

Elke bladsy moet `n kort titel of identifikasienommer, `n hersieningsnommer, datum en # van # in die regter boonste hoek (vir die meeste formate). Jy mag of mag nie `n voetnoot benodig nie (of voeg dit in die voetnoot), afhangende van die voorkeure van die organisasie.

Deel 3

Verseker sukses en doeltreffendheid

Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 12

Toets die prosedure. As jy nie die prosedure wil probeer nie, het jy waarskynlik nie baie goed geskryf nie. Maak iemand met `n Beperkte kennis van die proses (of `n persoon wat die gemiddelde leser verteenwoordig) gebruik jou SOP as `n riglyn. Watter probleme het jy gevind? As daar enige is, gaan dit uit en maak die nodige verbeteringe.
Dit is beter dat verskeie mense die SOP probeer. Verskillende individue sal verskillende probleme hê, wat `n wye verskeidenheid antwoorde toelaat (hopelik is dit nuttig).
Maak seker dat jy die prosedure met iemand probeer wat dit nog nooit gedoen het nie. Enige persoon met voorkennis sal voortgaan
U kennis om die proses uit te voer en nie u werk nie, sonder om die doel te bereik.

Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 13

Maak diegene wat eintlik die prosedure doen, hersien die PEO. Aan die einde van die dag, Dit maak nie saak wat jou baas van die PEO dink nie. Diegene wat Dit maak regtig saak dat hulle die werk doen. Dus, voordat jy jou werk aan jou superiors lewer, wys dit aan diegene wat die proses sal doen (of aan diegene wat dit doen). Wat dink hulle hulle?

Laat hulle betrokke raak en voel dat hulle deel van die proses is, sal hulle aanvaar die PEO waaraan jy werk. En sekerlik sal hulle baie goeie idees hê.

Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 14

Het u adviseurs en die Quality Assurance-span die PEO hersien. Sodra die span jou goedkeuring gegee het, stuur dit aan jou adviseurs. Minder geneig om voorstelle oor die inhoud self, maar jy sal weet of dit voldoen aan die vereistes van die formaat, indien daar was iets wat jy oor die hoof gesien en volg die protokol om dit amptelik te maak en voeg dit by die stelsel.

Volg die PEO goedkeurings deur dokumentbestuurstelsels te gebruik om te verseker dat u die ouditroete vir goedkeurings volg. Dit hang af van elke organisasie. Eintlik wil jy hê dat alles aan die riglyne en regulasies voldoen.

Handtekeninge sal nodig wees en die meeste organisasies het tans geen probleem om elektroniese handtekeninge te aanvaar nie.

Prent getiteld Skryf `n standaard operasionele prosedure Stap 15

Sodra dit goedgekeur is, begin die implementering van die PEO. Dit kan die uitvoering van `n formele opleiding vir die betrokke personeel (bv, opleiding in die klaskamer, e-opleiding, ens) te betrek of jou proses eindig hang in die badkamer. Wat dit ookal is, kry dit geïmplementeer! Jy het daaraan gewerk. Dit is tyd om erken te word.

Maak seker dat jou POE op datum bly. As dit ooit verouder word, moet u dit opdateer, die opdaterings goedgekeur en gedokumenteer het, en die POE herverdeel soos nodig. Die veiligheid van jou span, produktiwiteit en sukses hang daarvan af.

wenke

Onthou om die aandeelhouers soveel as moontlik te betrek, sodat die gedokumenteerde proses die regte is.
Kontroleer die duidelikheid. Maak seker dat daar nie meer interpretasies is nie. Wys die prosedure aan iemand wat nie die proses ken nie en laat hulle jou vertel wat hulle dink dit beskryf - jy mag dalk verbaas wees.
Gebruik die vloeidiagramme en grafiese voorstellings sodat die leser die proses duidelik verstaan.
Gebruik eenvoudige Spaanse om die stappe te verduidelik.
Het verskeie mense jou dokument nagegaan voordat jy goedkeuring gekry het.
Maak seker dat u die POE geskiedenis vir elke weergawe verander.
Kyk of daar `n ou weergawe van die POE is voordat jy joune skryf. U kan slegs `n paar vinnige veranderinge maak. Tog, wees seker om dit te dokumenteer

Deel op sosiale netwerke:

Verwante