Hoe om `n doeltreffende en georganiseerde sekretaresse te wees

Hou jou gedagtes duidelik. Slaap genoeg vir jou verstand om skerp te bly en doeltreffend te dink. Drink `n koppie koffie of tee in die oggend as jy dit wil hê of as jy `n stimulus nodig het. Neem `n paar pouses en neem `n pouse om gereeld jou lessenaar te herorganiseer.

Ken die skedule. Vertroud jouself met jou baas se skedule, joune of die ander werknemers wat jy aan die begin van elke dag moet opvolg. Kyk so gereeld na daardie skedule, sodat jy tyd kan spaar wanneer jy afsprake maak en nie twee geleenthede gelyktydig skeduleer of ander foute maak nie.

Gaan na vergaderings met al die materiale. Stel jouself bekend in `n afspraaklys met die materiaal en `n paar duidelike aantekeninge van die vorige vergaderings, asook `n toestel of `n notaboek om `n paar minute te spaar en neem `n paar notas van die huidige vergadering. Vra jou baas `n paar vrae oor jou rol in die vergadering, met inbegrip van spesiale materiaal, soos vorms of brosjures wat jy gereed kan hê om tyd te bespaar wanneer jy voorberei of druk.

Oorweeg leerafkortings. Leer die verskillende tipes afkortings en maniere om jou skryfwerk te bespoedig as jy baie notas met die hand neem. Neem `n verloop van afkortings om die karakters te leer en jou spoed in jou werk te verbeter.

Sinkroniseer jou inligting Maak seker dat jy altyd notas en ander materiaal by jou het wanneer jy die kalenders, lyste en lêers op al jou toestelle sinkroniseer, wat bykans enige moderne aansoek die vermoë het om te doen.

Merk alles met kleure. Toestand `n stelsel van etikette met kleure om materiaal in `n oogopslag te identifiseer. Ken `n kleur toe aan elke projek, dag, werknemer of wat ookal jy wil werk. Gebruik gekleurde oortjies en highlighters of etikette om lêers, laaie en notaboeke te identifiseer om die korrekte inligting maklik te vind.

Maak jou posbus skoon. Hou dit skoon en belangrike inligting toeganklik deur onmiddellik `n e-pos in `n gids te plaas deur `n vlag te plaas of dit as ongelees te merk as u dit later moet hervat, of dit in te dien of te verwyder indien u seker is dat u dit nie meer nodig het nie.

Wees konstant. Hou materiaal van dieselfde tipe in `n bepaalde plek en dui aan notaboeke en dopgehou aan spesifieke projekte. Hou byvoorbeeld `n notaboek vir telefoonaanmanings wat altyd naby jou foon bly, sodat jy nooit `n persoon se naam en telefoonnommer op `n servet neerskryf nie. Hou die notas van die vergaderings op `n aparte plek van die ander aantekeninge sodat die inligting nie meng nie en dit is moeilik om later te vind.

Stoor papier en tyd. Vermy die druk om papier te stoor en kies vir vorms of ander aanlyn dokumente, sodat jy tyd en hulpbronne kan bespaar. Vul die vorms soveel moontlik elektronies in. Skandeer en stoor `n paar kopieë van papierlêers sodat dit altyd beskikbaar is en nie beskadig of verlore gaan nie. Dit sirkuleer sommige lêers, herinnerings en digitale agendas, in plaas van sommige papier weergawes waar moontlik.

Koop sommige items in hoeveelheid. Moenie toelaat dat die belangrike materiaal wat u gebruik uitloop sodat u georganiseer word nie, soos notaboeke, penne, koeverte en seëls, wanneer u die kantoorbestuurder of die koper aankoop of inlig wanneer u die laaste boks gebruik of die laaste houer van `n artikel, in plaas van wanneer alles verby is. Bestel `n paar groothandel items van `n maatskappy soos Quill om geld te spaar en hou dit vinnig uit.

Wees `n persoon wat aantekeninge noukeurig aanneem. Skryf notas op jou selfoon, skootrekenaar of notaboek vir elke vergadering, telefoonboodskap of belangrike gesprek. Plaas dit in elektroniese of fisiese dopgehou wat spesifiek gemerk is, sodat jy dit later kan hervat en `n paar rekords van verbale kommunikasie wat jy tydens `n besige dag kan vergeet, plaas.

Wees doeltreffend en vriendelik per telefoon. Oefen jou groet en ander belangrike of algemene inligting wat jy oor die telefoon moet sê. Hou voor u `n lys van die telefoonuitbreidings van die kantoor en sorg dat u hulle memoriseer sodat u die oproepe vinnig kan oordra.

Gaan jou grammatika na Maak seker dat elke geskrewe kommunikasie vorm wat u stuur, goed geskryf is en sonder grammatikale of leestekensfoute. Spandeer `n paar ekstra minute om e-posse, agendas en ander korrespondensie te kontroleer om te verifieer dat alles korrek is en bespaar die tyd en verleentheid om regstellings uit te reik of te reageer op e-posse van verwarde ontvangers.

Hou e-pos en stemposse kort en vreedsaam. Druk jou doel om so min as moontlik `n e-pos te bel of te stuur. Vra `n paar direkte vrae en herhaal jou naam, die maatskappy se naam, jou foonnommer en e-pos wanneer dit nodig is. Dit bied `n uur waarin jy verwag om `n reaksie van daardie persoon te ontvang, sodat jy doeltreffend kan kommunikeer.