Hoe om `n posfusie te maak

Die poskombinasie is `n kantoorprogrammatuur waarmee u `n enkele dokument vir verskeie ontvangers kan aanpas. U kan `n kombinasie maak met enige tipe dokument, insluitend poskaarte, etikette, omsendbriewe, e-posse, fakse en genommerde koepons. Lees die volgende stappe en leer hoe om `n posfusie op u eie rekenaar te maak.

conținut

Stappe
Metode 1
Metode 2
Metode 3
Wenke

stappe

Metode 1

voorbereiding

Prent getiteld Maak `n Mail Merge Stap 1

Skep `n data-lêer. Dit kan `n sigbladlêer, databasislêer of selfs `n teksdokument wees met die toepaslike formaat. Spreadsheet lêers is die algemeenste gebruik - hierdie gids neem aan dat jy `n sigbladlêer gebruik.

U data lêer moet al die inligting bevat wat u van kopie na kopie moet verander. Byvoorbeeld, as u `n omsendbrief skryf, sal u data-lêer die name en moontlik die adresse van al die persone aan wie u van plan is om die brief te stuur, bevat.
Plaas `n gedeelte van inligting in elke sel langs `n lyn sodat elke tipe inligting (naam, van, eerstitel, ensovoorts) in sy eie kolom is.
Maak name van kolomme wat redelik is. Die possamevoeging lees die data in kolomme. Aanvaar dat die eerste inskrywing in elke inligtingskolom die algemene naam vir daardie tipe inligting is, gebruik dus name wat vir jou sin maak.
Begin byvoorbeeld `n kolom van name deur "name" te tik en plaas al die voorname in die kolom. As die stelsel jou vra watter veld in jou brief moet verskyn, sal jy "name" as `n opsie sien, en jy sal onthou wat die inhoud van daardie kolom is.
Microsoft Office-gebruikers wat Outlook ook vir hul e-posse gebruik, kan hul Outlook-adresboek as `n data-lêer gebruik, indien hulle wil.

Prent getiteld Maak `n Mail Merge Stap 2

Stoor die data lêer. Stoor dit iewers, jy kan dit maklik vind, en gee dit `n naam wat maklik onthou kan word.

Prent getiteld Maak `n Mail Merge Stap 3

Skryf jou hoof dokument Dit is die dokument waarin u die inligting sal invoeg. Byvoorbeeld, as u `n omsendbrief skryf, is die hoofdokument die brief. Die items wat die poskombinasie vir jou sal vul (soos name) moet vir eers leeg gelaat word.

Metode 2

Mail merge in MS Office

Prent getiteld Maak `n Mail Merge Stap 4

Maak die taakpaneel vir samesmelting oop. Klik op die paneel uit jou hoofdokument om dit oop te maak. As jy dit nie sien nie, maak die kieslys oop en kies Mail merge uit die lys.

Prent getiteld Maak `n Mail Merge Stap 5

Beantwoord die MS Office vrae. Die e-pos saamsmeltoestel in Office het `n paar stappe wat ontwerp is om jou lewe makliker te maak deur jou lêers op `n meer intelligente en akkurate manier te kombineer.

Begin deur te vertel watter tipe dokument jy skryf. Klik op die mees geskikte een en klik dan op Volgende.

Sê vir die stelsel watter "begin dokument" (hoof dokument) wat u wil gebruik. As u hierdie stappe gevolg het, moet u die opsie "gebruik hierdie dokument" kan kies. Klik op die volgende

Prent getiteld Maak `n Mail Merge Stap 6

Kies die lêer om te kombineer. Dit is die data lêer wat jy voorheen geskep het. Kies die korrekte opsieknoppie en klik op Volgende om die lêer te soek en koppel dit aan jou hoof dokument.

As u verkies om u Outlook-adresboek te gebruik, kies daardie opsie.

Prent getiteld Maak `n Mail Merge Stap 7

Kies watter data om te gebruik. Kantoor kan u rye inligting kies en ontkies na u keuse. Hiermee kan u kies watter inligting elemente van die data lêer u wil kombineer met die hoof dokument, wat die data lêer meer bruikbaar maak oor die tyd, aangesien u dit vir verskeie verskillende dinge kan gebruik. As jy tevrede is, klik op Volgende.

U kan die data sorteer deur op die opskrifte van elke kolom te klik. Dit kan nuttig wees as jy `n soektog moet deurlees deur baie inligting.

Prent getiteld Maak `n Mail Merge Stap 8

Voeg data velde in. Op die volgende bladsy van die taak venster sal die stelsel jou vra om jou dokumente te skryf as jy dit nog nie gedoen het, en sal `n verskeidenheid van opsies aan te bied vir die invoer van data uit die lêer om die dokument.

Voeg `n data veld in deur die wyser te plaas waar die veld gaan en klik op die toepaslike knoppie in die taakvenster om dit daar in te voeg.

U kan duplikaat- of misplaasvelde uitskakel deur die Delete-sleutel te druk, dieselfde een wat u gebruik om `n gewone nommer of letter te verwyder.

Die verstekopsies verander effens, afhangende van die tipe dokument wat jy skryf. Kantoor doen alles moontlik om die toepaslike inligting te voltooi met die data wat u verskaf. Byvoorbeeld, as u `n omsendbrief skryf, kan u `n opsie sien om `n blok adresse in te voeg wat die naam, van die naam en die volledige adres van elke ontvanger insluit, met `n paar reëls versigtig georganiseer.

Sommige van die verstekopsies sal bykomende vensters oopmaak om met toepaslike inligting te voltooi. Die vensters is min of meer eenvoudig en maklik om te verstaan.

As u `n verstekopsie gebruik en u nie die korrekte inligting vind nie, klik op die knoppie gemerk "Matching Fields" om die program te wys watter van u name ooreenstem met hul standaardname. Byvoorbeeld, jy kan wys dat jy die kategorie "Familienaam" van jou data lêer moet gebruik om die "Van" -data in die adresblok te voltooi.

Om jou eie velde te gebruik, klik op "meer opsies". U kan die name wat u aan elke kolom gegee het, sien en gebruik.

Prent getiteld Doen `n Mail Merge Stap 9

Gaan jou briewe na. Die merge sal nie spesifieke inligting velde wat van toepassing is op jou hoof dokument totdat jy dit druk wys, maar Kantoor bied `n voorskou funksie wat u toelaat om te kyk en seker te maak die inligting word vertoon behoorlik na gelang van die pad U het die velde in u dokument geplaas. Voel dit vry om dit te gebruik totdat jy seker is dat alles in orde is.

Prent getiteld Maak `n Mail Merge Stap 10

Eindig die kombinasie. Die finale skerm van die paneel vir samesmelting informeer jou dat alles in plek is, en jy is gereed om jou dokumente te druk. `N Groep inligting sal vir elke gedrukte dokument verskyn, en die program sal soveel kopieë druk as wat daar groepe inligting is.

As u individuele uitgawes aan spesifieke dokumente wil maak, kan u dit vanaf hierdie taakpaneelskerm doen deur eers individuele briewe te wysig.

Metode 3

Kombinasie van korrespondensie in OpenOffice.org

Prent getiteld Maak `n Mail Merge Stap 11

Skep `n databasis In OpenOffice.org is dit altyd nodig om `n databasislêer te skep om `n posfusie te maak - selfs al kan jy eers `n data-lêer in `n sigblad skep.

Maak in u hoofdokument die Lêer-kieslys oop en kies die opsie om `n databasislêer te skep.
In die venster wat verskyn, kies die opsie `Koppel aan `n bestaande databasis`. Kies `spreadsheet` uit die menu wat vertoon word en klik op Volgende.
Op die volgende skerm, rig OpenOffice.org na die sigblad wat jy wil gebruik. U kan kies om die databasis te beskerm met `n wagwoord, deur die opsieknoppie onder die lêer te keur. Klik op Volgende wanneer jy gereed is.
Kies op hierdie skerm of u die databasis wil registreer vir `n eenvoudiger latere toegang, en besluit of u die databasislêer wil oopmaak om dit nou te wysig of nie. (Jy hoef dit seker nie te doen as jou sigbladlêer pas geskep is nie). Kliek op Voltooi om die databasis te stoor.
Maak seker dat jy die databasis `n naam gee wat maklik onthou kan word.

Prent getiteld Maak `n Mail Merge Stap 12

Voeg jou velde in Noudat jy jou inligting gekoppel het aan `n databasis wat OpenOffice.org kan verstaan, is dit baie maklik om daardie databasis te gebruik vir `n posfusie, solank jy weet waar om te kyk.

Kies in die menu `Invoegen` `velde` en dan `ander ...` in die submenu. As alternatief kan jy dit met "beheer + F2" doen.

In die venster wat verskyn, klik op die "databasis" oortjie.

Klik op die knoppie Blaai regs onder in die venster en soek na die databasislêer wat jy pas geskep het.

Sodra jy jou databasis gekies het, verskyn dit in die lys met die titel "databasis seleksie" in die regterkant van die venster.

Kies in die lys `Tipe veld` aan die linkerkant van die venster die opsie `samevoegingsvelde`.

Klik op die "+" simbool langs jou databasis, en `n sigbladlêer sal verskyn. Klik op die "+" simbool en jy sal die name van die velde sien wat jy gekies het toe jy jou sigblad geskep het.

Kies die veld wat jy wil invoeg en klik Voeg om die veld in jou hoof dokument te plaas.

Onthou om die wyser te plaas in die plek waar jy jou veld wil plaas voordat jy Invoeg klik, of jy sal moet sny en plak om dit na die regte posisie te skuif.

Soos in Office word teksvelde behandel as alfanumeriese karakters in u hoof dokument. U kan dit met die spasiebalk skuif en dit verwyder met die "del" sleutel.

Prent getiteld Maak `n Mail Merge Stap 13

Eindig die kombinasie. Verifieer verskeie kere dat elke veld op die regte plek is. As jy gereed is, druk jou hoof dokument. Die posfusie sal een kopie vir elke stel inskrywings in die lêer wat u gekombineer het met die dokument, druk.

wenke

Teksverwerkingsprogramme het gewoonlik sjablone wat jy kan gebruik om hoof dokumente te skep.
Maak seker dat u die velde so spesifiek as moontlik verdeel. Byvoorbeeld, jy sal waarskynlik `n hoflikheidstitel gebruik (mnr, mev.), Voornaam en van. Dit is drie velde vir name, dus gebruik dit drie afsonderlike kolomme met `n veldtipe in elke kolom.

Deel op sosiale netwerke:

Verwante