Hoe om Excel-lêers in te voer om toegang te verkry

Toegang is `n relasionele databasis administrateur wat u kan gebruik om een of meer databasisse in u stelsel in te voer en dus ooreenstemmende velde binne hulle of tussen hulle te vind. Omdat `n enkele Access-lêer verskeie Excel-sigblaaie kan bevat, is hierdie program ook ideaal vir die insameling en analisering van groot hoeveelhede inligting. U moet egter eers die Excel-lêers in Toegang invoer. Om dit te doen, moet jy net `n paar belangrike stappe volg.

conținut

Stappe
Deel 1berei voor om excel-lêers in toegang te invoer
Deel 2voer excel-lêers in om toegang te verkry
Deel 3gebruik die towenaar om die invoerproses te voltooi
Waarskuwings

stappe

Deel 1
Berei voor om Excel-lêers in Toegang te invoer

Prent getiteld invoer Excel in toegang stap 1

Maak albei programme op u rekenaar oop. U kan `n Microsoft Office-pakket koop en aflaai, wat beide insluit Excel as toegang. Dit alles kan via die internet gedoen word deur die Microsoft-webwerf te betree.

Sodra u die programme afgelaai het, klik op die spyskaart "inleiding" Windows en kies "Al die programme".
Klik op "Microsoft Office" en kies "toegang" (of "Excel") in die hangkieslys. Miskien het jy alreeds `n Excel-sigblad as iemand dit na jou gestuur het of as jy dit êrens afgelaai het. Noudat u Office op u rekenaar geïnstalleer het, kan u dit oopmaak.

Prent getiteld Invoer Excel in Toegang Stap 2

Maak die Excel-sigblad skoon voordat u dit in Toegang invoer. Die prosedure sal makliker wees as jy `n paar stappe volg voordat jy jou sigblad in Toegang invoer. Die sleutel is dat die data uit die sigblaaie wat jy gaan invoer, met mekaar ooreenstem.

Dit is die beste om seker te maak dat die eerste kolom van die Excel-sigblad die opskrifte van die kolomme (of veldname) bevat en dat dit duidelik en maklik verstaanbaar is. As `n kolom byvoorbeeld vanne van mense bevat, sou dit lekker wees as die kop (of veldnaam) van die kolom is "Van". Wees duidelik en presies - dit sal makliker wees om die kolomopskrifte in `n Excel-sigblad te maak wat in `n ander sigblad is.

Toegang kan u algemene velde tussen twee of meer sigblaaie koppel. Gestel jy het `n Excel-sigblad wat `n betaalstaat van die werknemers van `n maatskappy bevat. Dit sluit in die naam en van van die werknemers, hul adres en hul salaris. Veronderstel nou, deur middel van hipotese, dat u wil soek in Toegang tot die vuurhoutjies van die vorm met `n ander Excel wat inligting bevat oor bydraes tot die finansieringsveldtogte. Hierdie tweede bladsy bevat die naam van die mense, hul adres en hul donasies. Watter toegang sal jou toelaat om te doen, vind ooreenkomste tussen die kolomopskrifte van een vel en die ander. Byvoorbeeld, jy kan koppelings koppel "naam" om te sien watter name van mense in beide databasisse voorkom.

Gaan die Excel-velle na om seker te maak dat elke soort data op dieselfde manier hanteer word en skoon voordat u dit in Toegang invoer. Die basisse moet wees wat Toegang roep "relasionele". Byvoorbeeld, in die hipotetiese sigblad bevat die betaalstaat, dink dat die eerste naam, laaste naam en die Midde-aanvanklike is in `n enkele kolom, maar in die tweede sigblad is net die naam en van in aparte kolomme. In hierdie geval sal Access nie wedstryde registreer nie. Die opskrifte van die kolomme (of velde) moet homogeen wees.

Prent getiteld Invoer Excel in Toegang Stap 3

Skei die inligting in `n Excel-kolom. Om hierdie tipe probleem op te los, is dit beter om die inligting in `n Excel-kolom te skei sodat Access dit nie foutief opneem nie "daar is geen toeval nie" in die data.

As voorbeeld kan jy die eerste naam aan die een kant skei, die aanvanklike van die tweede naam aan die ander en die van aan die ander kant. As in die tweede bladsy die data op dieselfde manier geskei word, sal hulle die naam van die linker naam en naam met die naam vergelyk, en uiteindelik sal toevallings gemaak word wanneer dit gelyk is aan beide sigblaaie.

Om `n kolom in Excel te skei, moet u eers die kolom kies wat die data bevat wat u wil skei. Volgende moet jy op klik "data" in die nutsbalk wat in die Excel-program kom. Klik op "Teks in kolomme". Jy moet gewoonlik die opsie kies "afgebaken". Klik dan op "volgende".

Prent getiteld Invoer Excel in Toegang Stap 4

Gaan voort met die gebruik van die towenaar om die data wat in `n kolom voorkom, te skei. Nou sal alles gereed wees om die proses van skeiding in verskeie kolomdata wat in `n enkele kolom bymekaar kom, te voltooi.

Kies hoe hulle kom "afgebaken" die data van die kolom. Dit beteken dat, binne `n kolom, elke data op een of ander manier van mekaar geskei word. In die meeste gevalle is hierdie skeider `n spasie, `n komma of `n semikolon. Soms word die data slegs geskei deur `n eenvoudige spasie. Kyk na die volgende voorbeeld: veronderstel dat `n kolom in `n kolom verskyn "Juan A. Rodríguez". Die eerste naam, Juan, word geskei van die eerste van die middelnaam, A, deur `n spasie. Die achternaam, Rodríguez, word deur `n spasie geskei van die eerste van die tweede naam. In hierdie geval is die afbakening wat u in die towenaar moet kies, die "ruimte".

Klik op "volgende". Klik op "finaliseer". Die program sal Juan, A. en Rodríguez in drie verskillende kolomme skei. Nou kan jy nuwe opskrifte vir elke kolom skep met inagneming van die tipe inligting wat hulle bevat (van, voornaam, ens.). Dit is altyd `n goeie idee om verskeie leë kolomme aan die regterkant van die data te skep wat u gaan skei voordat u dit doen. Op hierdie manier word die nuwe data gehuisves in die nuwe leë kolomme (in plaas van om in die kolomme te bly wat reeds inligting gehad het).

Deel 2
Voer Excel-lêers in om toegang te verkry

Prent getiteld invoer Excel in toegang stap 5

Open die Toegangsprogram op u rekenaar. Gaan na die spyskaart "inleiding", kies "Microsoft Office" en klik "Microsoft Access". Om `n Excel-sigblad in te voer, moet u eers `n nuwe databasis in Toegang skep.

Kies "Blank lessenaar databasis" Om `n nuwe databasis te skep met die Toegangsprogram.
Kies `n naam vir die databasis (as jy wil). Klik op "skep".

Prent getiteld invoer Excel in toegang stap 6

Voer die Excel-databasis in Toegang in. Die volgende stap is om die inligting van die Excel-berekeningblad (of velle) in die Access-databasis te laai.

As jy eers in die Access databasis administrateur is, klik "Eksterne data" in die nutsbalk. Kies dan "Excel". In sommige weergawes van Access, om toegang tot hierdie funksie te kry, moet u eers klik "argief" in die nutsbalk en dan "Verkry eksterne data".

Waar dit sê "Lêernaam", klik "ondersoek". Nou kan jy die Excel-sigblad op jou rekenaar vind.

Verlaat die boks wat sê "Voer die databron in `n nuwe tabel in die huidige databasis in" (sal standaard verifieer word).

As jy onder die lêers op jou rekenaar die Excel-sigblad wil invoer, klik daarop. Druk dan "aanvaar". Die towenaar om data vanaf Excel na toegang te invoer, sal nou begin.

Deel 3
Gebruik die towenaar om die invoerproses te voltooi

Prent getiteld Invoer Excel in Toegang Stap 7

Volg die stappe van die towenaar wat in Toegang verskyn. Om die proses van die invoer van die sigblad te voltooi, moet jy die stappe van die towenaar volg.

Kies watter sigblad in die Excel-lêer jy wil invoer. Soms is dit maklik omdat die Excel-lêer slegs een vel kan bevat. Soms skep gebruikers egter verskeie velle binne dieselfde lêer. Om die verskillende velle te sien, klik op die tabs wat onderaan die oop sigblad verskyn. As dit jou geval is, moet jy die Assistent van Access se van watter Excel-velle jy wil invoer, vertel. Klik op "volgende".
Op die volgende bladsy sal jy `n boks sien en hulle sal jou vra of die eerste ry van die Excel-blad die kolomopskrifte bevat. Dit beteken dat die eerste ry van die sigblad die data vir elke kolom identifiseer (byvoorbeeld, van, adres, salaris, ens.). As jy Excel-data skoon gemaak het voor jy begin het, is dit goed om seker te maak dat die eerste ry kolomme bevat wat duidelik gedefinieer word as opskrifte. Merk dan die blokkie wat jy sê "Eerste ry bevat kolomopskrifte". Dit is die eenvoudigste geval. Klik op "volgende".
As die eerste ry nie die hoofde van die kolomme bevat nie, sal hulle jou op die volgende bladsy vra of jy die naam wil verander in wat in Access bekend staan as "velde" (wat is die opskrifte van die kolomme). As u nog nie `n duidelike en gedefinieerde naam vir elke veld gekies het nie, sodat u dit maklik kan herken voordat u dit aanbeveel (aanbeveel), is dit `n goeie tyd om dit te doen.

Prent getiteld Invoer Excel in Toegang Stap 8

Die invoerproses eindig. Nou is daar net `n paar eenvoudige stappe om die invoerproses te voltooi. Die volgende bladsy van die towenaar sal jou vra of jy `n primêre sleutel wil identifiseer.

Dit is nie nodig dat jy dit doen nie, maar jy kan dit doen. `N Primêre sleutel beteken dat die rekenaarprogram `n unieke nommer aan elke ry inligting sal toewys. Dit kan later nuttig wees as jy die data gaan sorteer. Klik op "volgende".

Die laaste skerm van die towenaar bevat `n veld waar u `n versteknaam gegee het. U kan die naam van die Excel-blad verander wat u gaan invoer (aan die einde van die invoer word dit a "tafel" van Toegang en sal verskyn aan die linkerkant van die bladsy).

Klik op "invoer". Klik dan op "naby". Nou sal die tafel aan die linkerkant van die skerm verskyn. Dit beteken dat dit suksesvol ingevoer is in Access.

As jy meer as een datastel wil koppel, herhaal hierdie proses met een of meer Excel-sigblaaie. Nou is jy gereed om die data by te voeg in die velle wat jy ingevoer het om toegang te verkry.

waarskuwings

As die Excel-lêer en die Access-lêer nie aan dieselfde weergawe van Office behoort nie, kan u probleme ondervind met die invoer van die lêers.
Dit maak nooit seer om dit te herhaal nie: dit is nodig om die Excel-sigblad skoon te maak voordat jy dit invoer. Dit beteken deels om die data te analiseer om seker te maak dat daar geen probleme is nie.
Hou altyd `n kopie van die oorspronklike sigblad sodat as jy die been kan hou, kan jy die proses herhaal.
Toegang kan nie meer as 255 velde invoer nie.

Deel op sosiale netwerke:

Verwante