Hoe om `n konferensie te organiseer

`N Konferensie is `n uitstekende manier vir mense met gemeenskaplike belange om die nuutste idees in hul vakgebied te ontmoet en uit te ruil. Om `n paar te noem, is konferensies gereelde gebeurtenisse in die akademiese wêreld, in baie gebiede van die industrie, in bemarkingsgroepe van verskillende vlakke en in godsdienstige groepe. As u besluit het om `n konferensie in u veld te organiseer, kan u begin om te besef dat `n goed beplande konferensie `n taaklys van ongeveer 1 km lank het. Jy sal moet plan en dink oor die konferensie kamer, die lys van deelnemers, die tegnologiese implemente en selfs die breek. As jy begin om die hoeveelheid werk te bespyt tydens beplanning, vertraag jou moeite, neem `n breek en erken dat jy die vaardighede het om `n konferensie te organiseer. Die sleutel tot suksesvolle konferensiebeplanning is om elke taak een stap per keer te benader en `n gedetailleerde lys te hou van wat jy gedoen het en wat jy volgende moet doen.

conținut

Stappe
Deel 1beplan die konferensie: eerste stappe
Deel 2organiseer die konferensie
Deel 3beplan die inhoud van die konferensie
Deel 4adverteer die konferensie
Wenke

stappe

Deel 1
Beplan die konferensie: Eerste stappe

Prent getiteld Doen `n A + Projek Stap 3

Begin vroeg U moet ten minste agt maande van vooraf die eerste fase van die konferensie beplan. Dit kan selfs langer wees as die konferensie baie deelnemers het of as die omvang daarvan breed is.

Onthou: baie plekke en kos- en drankdienste moet maande van vooraf bespreek word, aangesien baie deelnemers moet reis en beplan om teenwoordig te wees.

Prent getiteld Wen `n Plaaslike Verkiesing Stap 5

Vorm `n komitee. `N Komitee vir die konferensie sal al die besluite daaroor neem en daarom sal daar meer as een persoon wees om seker te maak dat jy genoeg perspektiewe het om besluite te neem oor die belangrike sake. Op hierdie manier sal jy genoeg mense hê wat alles regtig sal uitvoer.

U benodig `n konferensie-koördineerder wat in beheer sal wees van alle belangrike besluite en wie sal uiteindelik die meeste tyd neem om alle pogings te kombineer. Jy kan ook `n gebeurtenis beplanner huur as jy `n groot genoeg begroting het, aangesien dit jou die hoofpyn sal red.

As hierdie konferensie is die herhaling van een wat reeds plaasgevind het, probeer om in kontak met die koördineerder van die vorige jaar in die komitee te kom. As u nie kan deelneem nie, vra ten minste `n mate van materiaal vanaf die vorige jaar om u te help om die beplanning te optimaliseer.

Prent titel Studie in die buiteland Stap 7

Skryf jou agenda en doelwitte. U moet duidelik definieer wat u op hierdie konferensie wil bereik, aangesien dit die res van u besluite sal bepaal. Om te weet wat jy wil oordra en wie om aan te spreek voordat jy `n konferensie begin wat jy organiseer, sal stres verlig as jy voortgaan om vorentoe te beweeg.

As jy nog nooit `n konferensie beplan het nie, sal dit sinvol wees om die eerste keer wat jy dit doen, aan `n klein en relatief eenvoudige plan te hou. In die praktyk beteken dit hoogstens `n konferensie van een of twee dae, met nie meer as 250 tot 300 mense nie.

Prent getiteld Getuig in `n Deposito Stap 3

Kies die stad en die datums. Terwyl dit moontlik is dat sonder beplanning kan die plek en datum spesifieke kies nie, is dit belangrik om `n goeie idee van hoe lank jy het om te beplan het.

Daar sal waarskynlik baie beperkings wees op die datum wat jy kies as gevolg van jou spesifieke situasie. Konferensies word egter gewoonlik gedurende sekere tydperke van die jaar en op sekere dae van die week gehou. Byvoorbeeld, in Europa word konferensies gewoonlik tussen Maart en Junie of tussen September en November gehou. In `n ander tydperk is mense minder geneig om dit by te woon. Net so is konferensies geneig om van Donderdag tot Vrydag of van Maandag tot Dinsdag te plaas. Vind uit wat die industrie standaarde in jou veld is voordat jy die maand en dae kies.

Die duur van `n konferensie hang af van die aantal mense wat jy dink deelneem en alles wat in die konferensie behaal moet word. Vir `n konferensie van 250 tot 300 mense, beplan byna twee volle dae.

In die algemeen moet jy net probeer om `n konferensie in jou eie stad te organiseer, en dit moet toegang hê tot hotelle, nabygeleë lughawens en `n aanvaarbare verskeidenheid plekke. Dit is ook beter as die stad `n groot metropolitaanse gebied is wat mense in elk geval wil besoek. Dus, mense wat huiwerig is om te gaan, sal waarskynlik daar wees as dit `n toeristebestemming is.

Prent getiteld Begin `n huis dagsorgsentrum Stap 5

Gee die konferensie `n naam. Dit sal jou help wanneer jy die diffusie begin - maar dit sal ook help met die beplanning, aangesien dit verseker dat jou materiaal samehangend is en jy sal begin om `n teenwoordigheid in die sosiale netwerke vir die konferensie te bou.

Kies `n naam wat verwys na die doel of gehoor van die konferensie self. Soek vir soortgelyke konferensie name om idees te kry - maak egter seker dat joune oorspronklik is.

Deel 2
Organiseer die konferensie

Ontwikkel jou begroting Daar is geen manier om iets anders te doen sonder om te weet hoeveel geld jy in die algemeen moet spandeer en dan daardie geld in opdragte te verdeel, soos vir die konferensielokaal, materiaal en sprekerbetaling. Hou by jou begroting en as jy verantwoordelikhede delegeer, maak seker dat jou assistente ook aanpas by jou geldelike perke.

Die feit dat u borgskappe vir u gebeurtenis besluit of nie werf nie, kan u begroting beïnvloed. Die borge betaal `n fooi vir die ondersteuning van die konferensie. Hulle sal egter ook `n teenwoordigheid in die inhoud van die konferensie hanteer. Normaalweg sal hulle aanbiedings of panele met hul eie sprekers en konferensiemateriaal met aankondigings en logo`s hê. Die positiewe kant is dat die borg u vooruit betaal en u sal geld hê om volgens u plan te werk. Die borge kan filantrope of plaaslike industriële leiers wees, afhangende van die onderwerp.

Prent getiteld Bou goeie krediet Stap 11

Stel die inskrywingsprys en verkoopsmetode in. Sommige konferensies is gratis vir deelnemers en ander het `n buitensporige koste. Daar is verskeie faktore wat jy moet oorweeg wanneer jy die inskrywingsprys stel en bepaal hoe jy dit sal begin verkoop:

Wat is die fooie wat verband hou met konferensiebeplanning? As dit `n klein plaaslike konferensie is, met min of geen koste, kan dit nie sin wees om die mense wat by te woon, aan te vra nie. `N Ander opsie is om die eksponente gratis te laat bywoon, terwyl ander mense `n klein fooi betaal om die koste van die konferensie te dek.

Konferensies wat `n paar dae duur of diegene wat maaltye bedien, hef gewoonlik `n registrasiefooi, wat wissel van $ 30 tot `n paar honderd dollar in die Verenigde State.

Baie konferensies gebruik `n veranderlike skaal van betaling vir mense wat op verskillende stadiums van hul loopbane is. Byvoorbeeld, akademiese konferensies hef gewoonlik laer gelde aan studente as onderwysers en laer fooie aan lede van die borgverenigings as aan die algemene publiek.

Beeld getiteld Ontwikkel kommersiële Real Estate Stap 4

Kies die ligging van die konferensie. As jy plaaslike soek, onthou die aantal deelnemers, die gerief van die ligging, die parkering en die nabyheid van openbare vervoer, lughawens en hotelle. Jou doelwit om `n plek te vind om die konferensie te hou, moet wees dat dit die deelnemers so maklik moontlik bywoon.

Kyk of jou stad `n konvensie sentrum of `n hotel met konvensie kamers het. Vir klein konferensies kan jy dikwels `n gemeenskapsentrum of plaaslike kerk huur.

Prent getiteld Skep `n voordeel-konsertreeks Stap 9

Vra vir hulp van die plaaslike personeel. As jy `n plek gekies het wat bekend is om konferensies te hou, gebruik dan hierdie waardevolle hulpbron. Dit is wat die personeel elke dag doen en hulle moet al die vrae of kommentaar kan beantwoord en u raad gee wanneer u dit nodig het.

Sommige plaaslike inwoners het selfs `n gebeurtenisbeplanner op personeel en u kan al die oorblywende besonderhede van u konferensie hanteer. Selfs as die beplanner `n fooi hef, kan dit die moeite werd wees om te verhoed dat dit jou eie voltydse werk vir die volgende paar weke word.

Beeld getiteld Deal With Disappointment In A Relationship Stap 1

Besluit die spyskaart. Wanneer jy `n konferensie organiseer, moet jy onthou dat deelnemers nie die hele dag wil sit sonder om `n ordentlike ete te probeer eet nie en baie sal nie weet wat beskikbaar is in die omgewing nie. Bepaal of jy `n kos- en drankdiens sal huur wat ontbyt, middagete en versnaperinge insluit, of as die plek van die konferensie wat jy gekies het, kos sal bied.

Hou in gedagte dat baie mense dieetbeperkings, allergieë en voorkeure het wat die beplanning van maaltye redelik moeilik kan maak. As jy `n ervare kos- en drankmaatskappy kies, sal hulle opsies vir vegetariese mense, gluten- en nuttelose ete-opsies, kosherkos en ander maaltydvoorkeure kan maak.

Prent getiteld Win `n plaaslike verkiesing stap 4

Dring daarop aan om `n toer te neem. Nadat u die meeste aktiwiteite in die organisasie van u konferensie gegaan het, hoef u niks te kanselleer nie. Om dit te doen, moet jy `n toer saam met die ander deelnemers neem wanneer die konferensie geskeduleer is om te begin.

Gaan na die konferensie-plek en ontmoet die personeel die vorige dag sodat jy seker is dat alles in plek is en ook aandag gee aan enige laaste minuut besonderhede.

Deel 3
Beplan die inhoud van die konferensie

Prent getiteld Begin `n voedselbank Stap 8

Beplan die program. Nou ken jy die titel van die konferensie en jy het `n algemene idee van die onderwerp. U sal egter moet besluit hoe u dit eintlik sal uitvoer. Die konferensies is van verskillende tipes, en die verskillende bedrywe neem verskillende benaderings. As jy nie seker is hoe om voort te gaan nie, oorweeg dit om `n algemene konferensieformaat te volg:

Begin met `n basiese idee of met `n intreerede. Dit is gewoonlik `n toespraak of aanbieding wat deur iemand met `n erkende naam in die bedryf of veld gegee word: iemand wat gewoonlik `n bekende spreker is wat jy kan oortuig om te gaan. Die basiese idee kan in die middag uitgevoer word en dan eindig met aandete. Dit kan ook die eerste ding in die oggend gedoen word tydens die eerste lesing van die dag.
U moet die oorblywende dae of dae van die konferensie in korter sessies verdeel. Die werklike inhoud van die sessies word gewoonlik bepaal deur die persoon wat uitstal. (Deelnemers sal voorstelle stuur). U kan egter ook werkswinkels, filmvertonings of ander formate beplan wat u wil insluit. Afhanklik van die aantal mense wat u bywoon, kan u een sessie op `n keer doen (wat bekend staan as "plenaire vergadering") of u kan verskeie sessies wat gelyktydig plaasvind (wat bekend staan as "werkgroepe"). Op hierdie manier sal deelnemers opsies hê om by te woon.
Die konferensie eindig goed met `n motiveringspreker of `n uitdaging vir die gehoor.

Prent titel Studie in die buiteland Stap 3

Besluit watter tipe sessies jy sal hê. Dit sal wissel afhangende van die industrie standaarde, maar jy kan dalk konferensies, aanbiedings met werk aan die gang, werkswinkels, beleidsopdaterings of toesprake oor situasies, interaktiewe sessies of `n oop plakkaataanbieding oorweeg.

Die tipe sessies wat u wil hê, sal die manier waarop u die konferensie sal bekend maak, beïnvloed. Bepaal vooraf die tipe inhoud wat die beste vir u teikengehoor sal wees.

Die duur van die sessies kan wissel van 45 minute tot drie uur elk, afhangend van die aantal aanbiedings en inhoud.

Prent getiteld Vind die beste waarnemende skool Stap 5

Beplan as jy `n ander aktiwiteit moet insluit. Om te weet hoe u ander belangrike gebeurtenisse in u konferensieprogram kan aanpas, sal belangrik wees om dit `n suksesvolle gebeurtenis te maak.

U kan ook tyd skeduleer vir organisatoriese geleenthede, soos toekennings of besigheidsvergaderings.

Jy kan kos en drank insluit, of vra die deelnemers om hul kos te bring. Normaalweg sal hulle net die laaste opsie kies as jy nie `n fooi vir bywoning hef nie. Andersins wag mense vir die registrasiegeld om ten minste een maaltyd te dek. Jy kan ook `n pouse neem en laat deelnemers middagete by nabygeleë restaurante as jou plek in die stad is.

Besluit of dit moontlik is vir jou deelnemers om `n soort vermaak te hê, soos toere van die plaaslike omgewing, `n nag in `n komedieklub of `n fliek of speel. In sommige stede en in sommige nywerhede word dit verwag, maar in ander lyk dit dalk nie meer nie.

Deel 4
Adverteer die konferensie

Beeld getiteld Adverteer `n Voorskoolse Stap 1

Bepaal wie sal deelneem. Daar is baie soorte konferensies, insluitend akademiese, godsdienstige en industriële konferensies - en op sy beurt verskil elk van hierdie tipes in die tipe deelnemer. Jy moet seker maak dat daar genoeg belangstelling is in die segment wat jy teiken, voordat jy met die beplanning voortgaan.

As jy net `n klein groepie aanspreek, byvoorbeeld vir die werknemers van jou maatskappy of vir die lede van jou kerk, hoef jy nie baie stappe te doen om die konferensie bekend te maak nie. Een of twee eenvoudige e-posse, tesame met `n nuusbrief of in `n administratiewe vergadering, moet genoeg wees om die konferensie bekend te maak.

Beeld getiteld Ontwikkel kommersiële Real Estate Stap 3

Vind leiers in die bedryf wat kan deelneem. Jy sal `n groot ster of `n hoofspreker nodig hê om jou te help om ander mense in die bedryf te oortuig.

Sodra jy seker weet dat die belangrike name van die veld wat deelneem, kan jy hierdie inligting in jou konferensie materiaal insluit. Byvoorbeeld, in die kennisgewings vir deelnemers.

Beeld getiteld Ontwikkel kommersiële Real Estate Stap 2

Skep `n konferensiewebblad. Vandag is dit byna verplig om `n digitale teenwoordigheid te hê vir `n konferensie om suksesvol te wees. Vind `n URL wat die naam van die konferensie insluit of `n logiese afleiding daarvan, so dit sal maklik wees om dit te vind. Sluit al die belangrike inligting oor die konferensie op die webwerf in en maak seker dat u die URL in alle gedrukte materiaal en aankondigings wat verband hou met die konferensie, insluit.

Op die webwerf, maak seker dat u die datum, tyd en adres van die konferensielokaal insluit, asook die name van die prominente sprekers. U kan ook inligting oor vervoer, verblyf, aantreklikhede van die plek insluit, en u kan die konferensieprogram heg wanneer dit beskikbaar is as u dit wil.

U kan ook die webwerf opdateer met `n skakel om te registreer wanneer u gereed is om die register oop te maak.

Prent getiteld Bly in kontak met `n meisie wat jy soos stap 7 hou

Publicizes. Begin vooraf (selfs tot een jaar vooruit) sodat aanbieders kan begin om voorstelle vir sessie-idees te stuur. Afhangende van die grootte van jou konferensie en jou teikengehoor sal jou benadering anders wees. Hou in gedagte die plek waar lede van jou teikengehoor inligting oor hierdie bedryf of groep kry. Dit kan insluit:

sosiale netwerke (soos `n Twitter- en Facebook-rekening van die borgorganisasie)

outomatiese poslys bedieners en e-pos kontak lys-

koerante, bulletins, tydskrifte of kommersiële blogs-

Plakkate, flyers of ander kennisgewings wat aan maatskappye, organisasies of relevante groepe gestuur word.

Versoek voorstelle. In u advertensiemateriaal moet u ook `n "oproep vir deelnemers" of `n "versoek om voorstelle" insluit. Vra die mense of groepe om dokumente, panele of voorstelle vir werkwinkels te stuur.

Afhangende van jou bedryf, kan jy `n spesifieke uitbreiding van die voorstel aandui. In die akademie vra kleiner konferensies gewoonlik `n opsomming van `n paar woorde, terwyl groter konferensies vra vir volledige manuskripte.

Begin die rekords te aanvaar. `N Goeie idee is om `n manier te bied vir deelnemers om voor die konferensie te registreer, selfs maande van vooraf, sodat jy `n idee het van die aantal mense wat sal bywoon.

Maak `n registrasiewebwerf wat gekoppel is aan die konferensiewebwerf. As jy nie die tegniese kennis het om joune te skep nie, moet jy weet dat daar verskeie maniere is om dit te doen met die bestaande dienste. Byvoorbeeld, jy kan `n fooi betaal om die dienste van RegOnline, `n maatskappy wat aanlyn-rekords vir gebeure aanbied, te gebruik en stuur dit aan jou op `n manier wat maklik is om te gebruik.

U kan ook die deelnemers toelaat om `n faks te bel of te stuur om te registreer as u `n manier het om die betaling per kredietkaart te verwerk.

As jy nie `n aanlyn- of telefoonmetode wil ontwikkel nie, maak `n registrasievorm en laai dit as `n PDF na jou webwerf. Vra die deelnemers om te druk, vul en stuur per e-pos, saam met `n tjek, na die adres van u maatskappy.

Om vroeë registrasie aan te moedig, bied `n afslag aan diegene wat `n maand of meer vantevore registreer, `n effens hoër koste vir diegene wat verwag om in die maand voor die konferensie te registreer en `n effens hoër rekening vir rekords by dieselfde deur .

wenke

Vra sprekers vooruit indien hulle enige bykomende toerusting benodig vir hul aanbiedings, soos `n podium, televisies, groot skerms of rekenaars.
Vind uit of enige van die konferensiegangers spesiale voedingsvereistes het wanneer die spyskaart voorberei word.
Wanneer jy die pryse van die perseel vergelyk, vra ook oor die prys van kos, water, drankies, ens. Dit kan baie duur wees.
Oorweeg die doel van die konferensie by die bespreking van die kamer. Jy kan een kry met die sitplek van die ouditorium of een met sitplekke wat tafels het om aantekeninge te neem.

Deel op sosiale netwerke:

Verwante