Hoe om `n konferensie te koördineer

Stuur `n uitnodiging om deel te neem. Sodra u op die skedule besluit het, stuur dit. Hierdie uitnodiging moet alles insluit wat deelnemers en deelnemers nodig het om die konferensie te betree (soos die nommer wat hulle moet bel en die wagwoord) en `n agenda met die onderwerpe wat bespreek moet word, insluitend `n lys van verantwoordelikhede. Hierdie program moet al die vrae of twyfel dek wat u dink die ander lede mag hê. Aan die begin konsentreer op die positiewe aspekte, bespreek dan die uitdagings en bied oplossings of idees om enige struikelblok te oorkom.

Maak `n lys van deelnemers, insluitend waar hulle vandaan kom en algemene persoonlike inligting wat jy oor hulle het. Jy kan hierdie lys gebruik om te klets terwyl jy wag vir ander deelnemers om by die konferensie aan te sluit.

Stuur `n e-pos wat as herinnering dien op die dag van die konferensie, indien dit na middagete gedoen word, of die dag daarvoor as dit môre geskeduleer is. Dit sal verseker dat almal betyds opdaag. U kan ook hierdie geleentheid gebruik om enige verslag of dokument wat tydens die konferensie benodig word, te stuur. As iemand anders hierdie materiaal geskep het, onthou om dit te erken en krediet te gee (of vermy dit later te blameer) deur aan die e-pos te koppel, skryf jy die boodskap wat na jou gekom het en die dokumente bevat, of deur te sê: "Ek het die Juan se verslag, waaroor hy tydens die konferensie sal praat. " Dit is jou verantwoordelikheid om as leier te verseker dat almal op dieselfde bladsy is en dat almal hul verantwoordelikhede voor die konferensie nagekom het.

Die konferensie begin. Wees stiptelik. Voer die konferensie tien minute vroeër in indien moontlik. Sommige gereedskap laat jou nie toe tot die geskeduleerde tyd en ander sal nie enige kommunikasie toelaat totdat `n leier met `n spesiale wagwoord verbind word nie. Maak seker dat u die brug vooraf toets, indien u nie vertroud is met die gereedskap wat u sal gebruik nie.

Oor die algemeen sal ten minste een persoon vertraag word, dus moet notas handig wees om `n triviale gesprek te begin en `n lang stilte aan die begin van die oproep te vermy. Verifieer dat alle deelnemers bekendgestel word (met hul naam, titel en rol in die konferensie) aan enigiemand wat hulle nie ken nie, veral jou kliënte. Die konferensie begin tussen drie en vyf minute na die geskeduleerde aanvangstyd wanneer moontlik, selfs al is alle deelnemers nie teenwoordig nie.

Volg jou program: jy het tyd geneem om dit saam te voeg, so volg dit. Maak seker dat jy tyd hou, aangesien deelnemers nie na die verwagte eindtyd by die konferensie kan bly nie. Moenie vergeet van die tyd wat die aanbieders nodig het nie. Dit is jou taak om seker te maak alles is onder beheer.

Konsentreer en let op. Vermy, indien moontlik, die mute-knoppie terwyl ander praat. Mense in die kantoor is minder geneig om jou te onderbreek wanneer jy by die konferensie is as jy blykbaar toegewyd is. Dit is jou kans om te wys hoeveel jy weet oor die onderwerp wat jy bespreek. Moenie oorpromiseer nie en voel vry om te sê dat jy later sal terugkom met antwoorde op byvoorbeeld vrae wat jy nie verwag het nie.

Aan die einde van die konferensie raadpleeg of iemand vrae het en seker maak dat almal beantwoord word of na die konferensie beantwoord sal word. Indien `n volgende vergadering benodig word, skeduleer dit voordat iemand verlaat. Dankie almal vir hul tyd en wens hulle `n goeie dag of week (of `n goeie naweek).

Maak onmiddellik na die konferensie `n opsomming en stuur dit aan alle deelnemers. Hierdie opsomming dien vir twee doeleindes: 1) dit het `n lys van verantwoordelikhede en verseker dat almal dit verstaan ​​en 2) die gesprek skriftelik dokumenteer as daar teenstrydighede uiteindelik ontstaan. U kan later ontdek dat meer as een keer `n goeie opsomming u kan red. Onthou om te vra vir regstellings of aanpassings wat gemaak mag word, indien nodig.