Hoe om `n bevestigingsbrief te skryf

`N Bevestigingsbrief is `n korrespondensie wat gestuur word om sekere besonderhede te bevestig, soos ooreenkomste, afsprake en werksonderhoude wat mondeling ooreengekom is. Hierdie brief kan ook `n bespreking bevestig, `n reaksie op `n uitnodiging, `n ontvangs van verskeie artikels of dienste, of `n paar reisplanne. Hierdie tipe briewe is kort en kan maklik geskryf word deur `n eenvoudige formaat te volg.

stappe

2

Begin met `n gepaste groet. U moet `n toepaslike groet, die naam en titel van die persoon gebruik wanneer u `n bevestigingsbrief stuur. Die formaat wat algemeen aanvaar word, is "Geagte Meneer, Dr." of "Geagte Mevrou, Me." gevolg deur die persoon se naam.

3

Bevestig die besonderhede van die planne in die eerste paragraaf van die brief. Wees regstreeks. Daar hoef nie inleidende inligting te gee of beleefde woorde te skryf nie. Gebruik eerder die eerste paragraaf om die besonderhede van wat jy bevestig spesifiek te omskryf. Dit kan datums, tye en plekke insluit. Wees spesifiek

4

Probeer ander besonderhede Noem ander besonderhede wat relevant mag wees, hetsy in dieselfde paragraaf of in `n kort tweede paragraaf. Dit kan geldelike planne, terme en voorwaardes of besonderhede insluit wat bevestig moet word. Hierdie besonderhede kan ook verantwoordelikhede wees vir sekere take of take wat voltooi moet word.

5

Vra vir `n antwoord indien nodig. Die laaste paragraaf moet `n lyn bevat wat die ontvanger aanmoedig om met u te kommunikeer indien nodig. Sê vir hom of jy `n probleem het, soos `n verduideliking, `n misverstand of `n probleem.

6

Voltooi die brief met `n dankie aan die ontvanger. Maak seker dat jy die letter korrek voltooi. Gebruik `n term om die brief te voltooi, as "aandagtig", "Dankie" of "groete". Sluit jou naam in en plaas jou handtekening bo-op. Gebruik ook jou volle naam vir besigheidsbriewe.

2

Gebruik `n gepaste papier vir `n kwaliteit drukker. Gebruik die kantoor se voorrade wat briefhoof insluit wanneer u `n brief vir `n besigheid druk. Druk die brief op `n papier van hoë gehalte indien u nie by `n besigheid geaffilieer is nie en u nie oor kantoorvoorrade beskik nie. Maak seker dat jy die brief met `n goeie drukker druk wat nie uit ink of toner loop nie.

3

Gebruik `n standaard font en marges. Gebruik `n standaard lettertipe soos Times New Roman of Arial wanneer u `n formele brief skryf. Die font moet `n grootte van 12 wees en moet nie vetdruk, kursief of onderstreep wees nie. Die kantlyne moet een duim of drie sentimeter aan elke kant wees.

4

Wees kort en direk. Bevestigings letters is kort letters. Jy moet hulle kort hou en onnodige woorde, frases en inligting uitskakel. Hou die inhoud van die brief streng gefokus op die besonderhede wat u bevestig.

5

Hou die besigheidstoon. Die toon van die meeste van die bevestigingsbriewe is baie formele en onpersoonlike weens sy kort aard. Dit help om die konsentrasie te hou op die besonderhede wat bevestig word en verminder die onnodige beleefde woorde.

6

Weet wanneer om `n bevestigingsbrief te stuur. Daar is baie redes om `n bevestigingsbrief te stuur. Die algemene redes vir mense om `n bevestiging te stuur is om die datums van aanstellings, vergaderings, onderhoude, konferensies of gebeure te bevestig. Ander algemene situasies om `n bevestigingsbrief te stuur is: