Hoe om `n besigheidsbrief te maak

Moet jy `n professionele en onberispelike brief skryf? Byna alle kommersiële briewe volg `n gevestigde en maklik om te leer formaat wat jy kan aanpas by enige tipe inhoud. `N Besigheidsbrief moet altyd die datum, die sender en ontvanger-inligting, en paragrawe wat die liggaam bevat, bevat. Volg die onderstaande stappe en verander hulle as dit nodig is volgens u maatskappy se standaarde.

stappe

2

Kies die regte tipe papier. Die brief moet gedruk word in 21 x 28 cm (8.5 x 11 duim), ook bekend as "lettergrootte". U kan ook A4-grootte gebruik. Sekere uitgebreide kontrakte kan gedruk word in 21 x 35 cm (8.5 x 14 duim), ook bekend as "wettige grootte".

3

Plaas inligting oor die maatskappy. Gee die naam van u maatskappy en sy adres (laasgenoemde het in verskillende lyne verdeel). As jy onafhanklik is, plaas jou naam in plaas van die naam van die maatskappy en bokant dit.

4

Voer die datum in Die skryf van die volle datum is die mees professionele opsie. Byvoorbeeld, skryf "1 April 2015". Hierdie datum moet aan die linkerkant `n paar reëls onder die sender se adres verskyn.

5

Voer die inligting van die ontvanger in. Skryf die volle naam, die titel (indien enige) van die ontvanger, die naam van die maatskappy en die adres in die volgorde (met elke item wat in lyne geskei is). Indien nodig, sluit `n verwysingsnommer in. Die ontvanger se inligting moet aan die linkerkant `n paar reëls onder die datum geregverdig word.

6

Kies `n groet Die groet is `n belangrike aanduiding van respek, en die een wat jy besluit om te gebruik, sal afhang van of jy die ontvanger ken of nie, die vlak van die nabyheid van beide en die vlak van formaliteit van die verhouding. Neem die volgende opsies in ag:

2

Gebruik persoonlike voornaamwoorde Dit is heeltemal korrek om "Ek", "Ons" en "U" in `n sakebrief te gebruik. Ja, vermy die "jy", spreek jou leser as "jou" aan.

3

Skryf duidelik en bondig. Laat die leser presies weet wat jy probeer sê. Jou leser sal slegs vinnig reageer as jou boodskap duidelik is as water. In die besonder, as daar enige resultaat of aksie is wat u as gevolg van u brief wil verkry, noem dit. Verduidelik jou posisie met so min woorde as moontlik.

4

Gebruik die aktiewe stem Wanneer u `n situasie beskryf of `n bestelling plaas, moet u skryf met die aktiewe stem en nie die passiewe stem nie. Die passiewe stem kan die indruk gee dat jou woorde dubbelsinnig of onpersoonlik is. Daarbenewens is die aktiewe stem meer direk. Byvoorbeeld:

5

Wees gespreksgesind wanneer toepaslik. Vermy standaard letters, indien moontlik. Niemand kan `n verhouding met iemand met onpersoonlike tipe briewe skep nie. Vermy spreektaal soos "jy weet", "dit is", "pa que". Hou `n besigheidstoon, maar wees vriendelik en opgewonde.

6

Wees beleefd Selfs as jy `n klag skryf, kan jy hoflik wees. Neem die posisie van die ontvanger in ag en bied aan om te doen wat jy kan, binne die rede, om selfvertroue te wees.

7

Gebruik die "tweede bladsy" briefhoof om meer bladsye in te sluit. Byna alle besigheidsbriewe moet bondig genoeg wees om op een bladsy te pas. Maar as dit langer is, soos `n kontrak of proefverklarings, moet jy dalk meer bladsye byvoeg. Gebruik die "tweede bladsy" briefhoof, wat gewoonlik `n verkorte adres het en is gemaak van dieselfde tipe papier as die eerste bladsy.

8

Maak `n opsomming. Maak `n opsomming van u argumente in die laaste paragraaf en dui die handelinge van u op of wat u van die ontvanger verwag verwag. Hou in gedagte dat hy u met vrae of twyfel kan kontak, dus dankie vir u aandag aan die betrokke brief of saak.

2

Teken die brief. Laat ongeveer 4 leë lyne vir jou handtekening. Teken die brief nadat dit gedruk is, of, as u dit per e-pos stuur, skandeer `n beeld van u handtekening en plaas dit op hierdie deel van die brief. Die voorkeur ink is blou of swart.

3

Voer jou naam en jou kontakinligting in. Skryf onder jou handtekening jou naam, titel, telefoonnommer, e-posadres en enige ander kontakmetode. Voorsien elke item in `n aparte lyn.

4

Sluit die voorletters van die tikster in. As `n ander persoon (nie die afsender) die brief geskryf het nie, moet die persoon se voorletters onder die handtekeningblok ingesluit word. Soms word die voorletters se voorletters ook ingesluit. Dit maak dit duidelik wie die brief gemaak het.

5

Maak `n aantekening van die aangehegte bylae. As u ander dokumente aangeheg het om die ontvanger te sien, maak dit `n paar reëls onder u kontakinligting. U moet die nommer en tipe dokumente insluit. Skryf byvoorbeeld: "Aanhegsels (2): kurrikulum, brosjure".

6

Voeg meer ontvanger name by. As u `n afskrif van die brief aan `n ander persoon wil stuur, moet u dit in u brief insluit. Dit maak tik "cc:" onder die lyn "Aanhegsels" wat "vergunning kopie" beteken tesame met die naam en titel van die persoon ( "cc" wat gebruik word om "carbon copy" beteken wanneer die letters op papier geskryf is steenkool).

2

Moenie die brief druiwe nie. As daar verskeie bladsye is, word dit gewoonlik nie vasgekram nie. As jy seker wil maak dat hulle in die regte volgorde is, plaas `n clip in die linker boonste hoek.

3

Stuur die brief. As u dit per pos wil stuur, gebruik u `n besigheids koevert. As jy een het, gebruik die koevert van die maatskappy met die gedrukte logo. Druk die sender se adres en die ontvanger se adres duidelik uit. Vou die brief in drie dele, sodat die ontvanger eers die boonste en dan die onderste oopmaak. Maak seker jy sit genoeg seëls en stuur dit.