Hoe om `n besigheidsmemo te skryf

`N Memo is `n dokument wat die meeste gebruik word vir interne kommunikasie tussen kollegas of lede van `n departement. U mag dalk `n memorandum gebruik as `n eksterne kommunikasiemetode as u byvoorbeeld met kliënte of ander sakevennote moet kommunikeer. U moet seker maak dat u dit korrek doen - dat die memorandum professioneel, duidelik en in ooreenstemming met die standaarde van u beroep is. Jy hoef nie bekommerd te wees as jy nog nooit een geskryf het nie en jy word beklemtoon deur die vooruitsig om dit te doen - hou aan om die basiese beginsels van die skryf van jou eie sakememo te lees.

stappe

2

Identifiseer die doel waarvoor jy gaan skryf. Afhangende van u spesifieke doel, kan die inhoud en organisasie van die memorandum verander. Die meeste memoranda word geskryf vir die volgende redes:

3

Verminder die tema Dit is moontlik dat u te doen het met baie projekte en u versoek word om `n memo te stuur wat u kollegas, superiors of kliënte inlig oor alles wat u tans besig is. Hou egter in gedagte dat sakememo`s slegs op een probleem gefokus moet word.

4

Oorweeg die publiek. Die inhoud, styl en toon van die sakememorandum sal geraak word deur die gehoor wat u van plan is om aan te spreek. Hou dus sorgvuldig oor almal wat die memo ontvang.

2

Vermy die gebruik van emosionele taal. Dit is ook beter om `n neutrale toon te probeer aanneem wanneer jy skryf en vermy die gebruik van emosionele gelaaide taal. Doen jou bes om te verwys na feite en bewyse om jou eise te ondersteun.

3

Gebruik frases wat aandui dat jy bewyse gaan aanhaal of na `n bron verwys om die leser te laat weet wat jy doen.

4

Kies `n toepaslike styl en lettergrootte. Die memo moet maklik wees om te lees, sodat jy moet vermy om `n oormatige klein lettertipe te gebruik (11 of 12 punte is die standaard).

5

Gebruik standaard marges vir die memo. Die margines van 2,5 cm (1 duim) is tipies vir sakememo`s, hoewel sommige woordverwerkers voorafformateerde templates vir memo`s met effens groter marges (bv. 3,17 cm of 1,25 duim) kan insluit.

6

Skryf die dokument met `n eenvoudige lynspasiëring. Besigheidsmemo`s is gewoonlik nie dubbelafstand nie. Om die aantal bladsye laag te hou, oorweeg eenvoudige lynspasiëring, maar laat spasies tussen paragrawe of individuele afdelings.

2

Skryf die memo header. Die eerste gedeelte van die memorandum moet vier sleutelstukke van inligting insluit. Ons sal meer gedetailleerde inligting oor elke komponent in die volgende stappe verskaf.

3

Kies jou ontvangerlys sorgvuldig. Maak seker dat almal wat ingelig moet word, insluit. Beperk die verspreiding van die memorandum slegs aan diegene wat dit moet weet.

4

Gebruik die toepaslike name en titels vir die mense op u ontvangerlys. Selfs as jy jou voornaam ken deur jou baas, is dit beter om skriftelike korrespondensie meer formeel te hou. Byvoorbeeld, jy kan haar bel "Patty" Wanneer jy haar in die saal ontmoet, maar vir die doel van jou memorandum, spreek haar as "Mev. Martinez" of "Dr. Martinez".

5

Ondersoek die toepaslike titels van die mense waarin u skryf in `n eksterne memorandum. As jy `n memorandum aan mense buite jou kantoor wil stuur, is dit ook belangrik om die regte manier te bepaal om dit aan te spreek. Neem die tyd om jou profiel te ondersoek - dit is waarskynlik dat u inligting op u maatskappy se webwerf opgesom word.

6

Maak die onderwerplyn noukeurig saam. U moet seker maak dat die onderwerplyn, al is dit kort, duidelik en nie te algemeen nie.

7

Oorweeg om die groet weg te laat. Dit hang af van jou as jy jou boodskap met `n groet wil voorafgaan "Geagte Mev. Flores" of "Geagte kollegas". Hou egter in gedagte dat hierdie groete nie in `n sakememorandum verwag word nie.

8

Stel die inleidende gedeelte van die memorandum saam. Gee duidelik jou doel om die memo te skryf en te stuur.

9

Hou die inleidende gedeelte kort. Daar hoef nie al die besonderhede en bewyse in die eerste afdeling van die memorandum te verskaf nie.

10

Besluit oor die organisasie van die liggaam van die memorandum. Na die bekendstelling bevat `n besigheidsmemo gewoonlik twee tot vier bykomende paragrawe voor die sluiting. Die inhoud en organisasie sal afhang van die onderwerp.

11

Besluit of jy subopskrifte en titels wil insluit. Jou sakememo moet duidelike afdelings hê. Dit is algemeen dat sakememoranda verdeel word in duidelike afdelings sodat ontvangers maklik inligting kan lees en verteer. U kan hulle deeglik help om die belangrike punte van u memorandum vas te lê deur die subafdelings te benoem.

12

Skryf spesifieke titels vir die subopskrifte. Maak seker dat die fokus van elke subafdeling vir die publiek duidelik is.

13

Dit bevat tematiese sinne in elk van die paragrawe van die memorandum. Die eerste sin van elke onderafdeling of paragraaf moet aan die gehoor vertel wat die hoofpunt van daardie afdeling sal wees.

14

Oorweeg die gebruik van koeëls. Jy kan dit nuttig vind om koeëls te gebruik of lyste te skep as jy belangrike punte wil beklemtoon. Dit kan help om lesers te fokus op die sleutelpunte en die memorandum vinniger en doeltreffend te lees.

15

Hou dit bondig. Normaalweg moet `n besigheidsmemo nie meer as twee bladsye hê nie.

16

Besluit of jy `n opsommende paragraaf nodig het. In die algemeen hoef jy nie op te som wat jy net in die memo geskryf het nie, veral as jy dit onder een bladsy kon behou.

17

Dit sluit `n afsluitende afdeling of paragraaf in. Selfs as jy oordeel dat dit nie nodig is om die memorandum op te som nie, moet jy dit nog in `n gevolgtrekking maak. Dink aan die volgende:

18

Teken as jy wil Oor die algemeen is dit nie nodig om jou volle naam of handtekening aan die einde van `n memo te voeg nie. Hou egter in gedagte dat dit die veiligste is om die voorbeeld van ander in u veld te volg.

19

Maak `n aantekening oor enige aanhangsel. As u enige aanhangsels by die memo ingesluit het, soos tabelle, grafieke of verslae, maak seker dat u `n notasie hieroor aan die einde van die memo maak. Byvoorbeeld, "Aanhegsel: Tabel 1".

20

Hersien die memo noukeurig. Voordat jy dit stuur, moet jy dit noukeurig nagaan. Verifieer dat die sinne grammatikaal korrek is, dat daar geen spelling en leestekensfoute is nie en dat die inhoud sin maak.