Hoe om `n memo te maak

Gee die ontvanger korrek aan. `N Memorandum is `n professionele en formele kommunikasiemiddel, dus moet jy ook die leser formeel aanspreek. Tik die volle naam en titel van die persoon aan wie jy die memo gaan stuur.

Voeg ander ontvangers by in die CC-lyn. Die "CC" -reël dui aan wie `n "hoflike kopie" van die memorandum sal ontvang. Dit is nie die persoon aan wie die memorandum aangespreek word nie. Inteendeel, dit is iemand wat dalk ingelig moet word oor die beleid of kwessies wat u in die memorandum gaan hanteer.

Tik jou naam in die "From" -reël. Die opskrif moet insluit wat die memo skryf en stuur. In hierdie reël gaan jou volle naam en jou werksposisie.

Sluit die datum in. Plaas die volledige datum, die maand in letters en die datum en jaar in getalle. Byvoorbeeld: "DATE: 5 Januarie 2015" of "DATE: 5 Januarie 2015".

Kies `n spesifieke frase vir die "Onderwerp" reël. Die "Subject" -reël gee die leser `n idee van die inhoud van die memo. Wees spesifiek maar bondig.

Plaas die kop in die korrekte formaat. Die kop moet bo-aan die bladsy wees, in lyn met die linkerhand. Plaas die woorde "FOR:", "FROM:", "DATE:" en "SUBJECT:" in hoofletters.

Slaan `n formele groet oor. `N Memo begin nie met `n groet soos "Liewe mnr. Ramirez." Gaan eerder direk na die segment wat die probleem waaroor u gaan praat, in die memorandum sal verskyn.

Gee die probleem of probleem in die eerste paragraaf. Gee kortliks die konteks na die maatreëls wat u graag wil neem. Dit is soos `n proefskrif wat die onderwerp aandui en die belangrikheid daarvan aandui. U kan ook die inleiding as `n opsomming van die hele memo sien.

Byvoorbeeld, jy kan skryf: "Vanaf 1 Julie 2015 sal die XYZ-maatskappy nuwe beleide in verband met gesondheidsdekking implementeer. Alle werknemers sal gesondheidsdekking hê en sal `n minimum van $ 15 per uur verdien. "

Verskaf die konteks vir die betrokke probleem. Dit is waarskynlik dat die leser `n paar vorige inligting benodig oor die onderwerp wat u gaan hanteer. Dit is deel van die konteks, maar wees kort en noem slegs wat nodig is.

Ondersteun jou werkswyse in die argumentatiewe segment. Dit bevat `n kort opsomming van die aksies wat geïmplementeer gaan word. Verskaf toetse en logiese redes vir die oplossings wat u voorstel. Begin met die belangrikste inligting, en gaan voort om spesifieke feite in te sluit of wat jou ondersteun. Beskryf hoe lesers sal baat vind by die aksies wat jy aanbeveel of sal benadeel word deur dit nie te doen nie.

Stel die maatreëls voor wat die leser moet neem. `N Memorandum is `n oproep tot aksie te neem op `n sekere saak, hetsy `n aankondiging oor `n nuwe produk van die maatskappy, nuwe beleide op koste verslae of `n verklaring oor hoe die maatskappy staar `n probleem. Noem weer die maatreëls wat die leser in die laaste paragraaf of sin moet neem.

Maak die memorandum af met `n warm en positiewe opsomming. Die laaste paragraaf van die memorandum moet die volgende stappe herskryf wat geneem moet word om die betrokke aangeleentheid aan te spreek. Dit moet ook `n warm noot insluit wat die solidariteit van die organisasie herhaal.

Fix jou memo. Hersien en wysig jou memo om te verseker dat dit duidelik, kort, oorredend en nie foute bevat nie. Verifieer jou konsekwentheid met die tipe taal wat jy gaan gebruik. Elimineer onnodig moeilike woorde of tegniese jargon.

Skryf jou voorletters met die hand langs jou naam neer. `N Memo sluit nie `n handtekeninglyn in nie, maar jy moet jou voorletters met `n pen in die kopie sit. Plaas jou voorletters langs jou naam. Dit dui aan dat u die memo goedgekeur het.

Gebruik memorandum briefhoof. U mag spesiale briefhoofde ontwerp vir memo`s, as u nie die maatskappy se gewone briefhoof kan gebruik nie.

Kies `n gestuur metode Besluit wat die beste manier is om jou memo te versprei. U kan afskrifte van die memorandum druk en fisies versprei. U kan dit ook per e-pos stuur.

Open die sjabloon wat na u rekenaar afgelaai is. Nadat u die knoppie "Download" gedruk het, sal die sjabloon outomaties afgelaai word na u rekenaar of u moet `n paar stappe doen voordat die aflaai begin. Dit sal afgelaai word as `n Zip-lêer, dus jy moet die lêer losmaak en dan oopmaak in Microsoft Word.

Berei die koptekst op. Onthou dat al die inhoud van die sjabloon verander kan word. U kan al die dele van die memo sjabloon aanpas volgens u behoeftes. Byvoorbeeld, jy kan jou logo of kopiereg teken in die koptekst gedeelte van die sjabloon. Kliek net op die hoofstuk en voer die maatskappy se inligting in.

Voltooi die velde in die sjabloonkop. Maak seker dat u die velde "TO", "DE", "CC" en "SUBJECT" invul. Wees versigtig wanneer u hierdie velde invul om seker te maak dat u nie weglaat nie, laat `n leë blik of maak iewers `n tik.

Skryf die boodskap Skryf die inleiding, die konteks, die analise en die opsomming van die memo in die liggaam neer. As jy wil, kan jy bullets plaas of `n lys maak om die inligting te organiseer.

Maak seker dat jy die voetskrif nagaan. Die footer is die ruimte onderaan die bladsy wat gewoonlik addisionele inligting bevat. U kan die maatskappy inligting of u persoonlike kontakbesonderhede daar insluit. Dit is belangrik dat u tyd neem om seker te maak dat hierdie inligting korrek is. Die laaste ding wat jy wil, is om `n uitstekende memorandum te skryf en dan foute in die kontakinligting te hê, of om dit glad nie in te sluit nie.

Pas die aanbieding van die memo aan. Een van die mooiste aspekte van die templates is dat jy selfs die kleur van die dokument kan verander. Dit laat jou toe om `n sekere mate van persoonlikheid uit te oefen en die dokument meer akkuraat te maak. Dit laat jou ook toe om `n toepaslike kleur vir die onderwerp te kies om te verseker dat die memorandum visueel opvallend is, maar professioneel.

Stoor jou memo as `n enkele dokument. Maak seker dat jy `n kopie hou. Dan sal u `n digitale dokument van ondersteuning hê wat `n bewys van kommunikasie in die maatskappy sal wees.