Hoe om `n kliëntediens e-pos te skryf

`N effektiewe kliëntediens e-pos sal die kliënt se vraag of probleem op `n kort tydjie oplos. Deur dit te doen, sal die koste van kliëntediens verminder word en sal kliënte se lojaliteit verseker word. Daarbenewens sal `n effektiewe kliëntediens-e-pos jou of jou kliëntediensverteenwoordigers meer tyd gee om op ander kliënte te fokus, wat die reaksie tyd as `n geheel sal verbeter. Die volgende is `n gids vir hoe om `n kliëntediens e-pos te skryf.

conținut

Stappe
Wenke

stappe

Prent getiteld Skryf `n kliëntediens e-pos stap 1

Stuur die e-pos so gou as moontlik.

Kliënte verwag dat hul probleme betyds opgelos moet word.
Moenie meer as een werksdag wag om op e-pos te reageer nie.

Prent getiteld Skryf `n kliëntediens e-pos stap 2

Gebruik `n insiggewende vakreël.

Sluit `n kort beskrywing van die probleem in die onderwerplyn in. Dit moet genoeg wees om die kliënt te laat weet wat die e-pos presies is sonder om baie woorde te gebruik.

Byvoorbeeld, indien die kliënt `n e-pos met die titel stuur jou "probleem" dit sou nuttig wees om die titel om so iets te verander "ABC instruksies om die sagteware aflaai deur gebruik te maak van die XYZ bedryfstelsel."

`N Informatiewe onderwerplyn sal die kliënt help om die e-pos te prioritiseer en te weet dat dit nie strooipos is nie.

Vermy om alle letters te kapitaliseer en die gebruik van uitroeptekens te verminder. Hierdie gewoontes dui op ongewenste e-posse en is nie professioneel nie.

Prent getiteld Skryf `n kliëntediens e-pos stap 3

Maak die persoonlike e-pos.

Gee die kliënt by die naam aan.

Kies `n groet wat by die kliënt gaan. Byvoorbeeld, as dit `n dokter is, moet jy "Dr. Peres. "

As jy nie die groet wat met `n kliënt verband hou, ken nie, skryf dan "mnr. Perez "," Mev. Ramos "of iets soortgelyks.

`N Persoonlike e-pos sal meer met die kliënt verbind word as `n generiese en informele e-pos.

Prent getiteld Skryf `n kliëntediens e-pos stap 4

Gebruik die toepaslike toon.

`N Professionele en hoflike stemtoon is geskik vir meeste kliëntediens e-posse.

Die eerste paragraaf van die e-pos moet die kliënt bedank vir sy pos en gee `n kort oorsig daarvan. Met ander woorde, dankie die kliënt en gee `n kort antwoord, soos "Ja, die ABC sagteware is verenigbaar met die XYZ bedryfstelsel".

Prent getiteld Skryf `n kliëntediens e-pos stap 5

Gee bondige instruksies aan die kliënt.

Dit moet die hoofliggaam van die e-pos wees.

Oorweeg die vaardigheidsvlak van die kliënt ten opsigte van die materiaal.

Dit bied maklik instruksies om te verstaan.

Gebruik getalle of koeëls om elke stap wat die kliënt moet neem om die gewenste resultaat te bereik, te skei.

Prent getiteld Skryf `n kliëntediens e-pos stap 6

Bied addisionele ondersteuningsinligting aan die kliënt.

Dit sluit `n finale paragraaf in wat die kliënt addisionele kontakinligting verskaf, indien hy of sy enige ander probleem het.

Voorbeelde hiervan is dat die kliënt gereeld op jou e-pos moet reageer met enige verdere probleme, kontak met `n algemene e-pos rekening of `n telefoonnommer.

Gee die kliënt `n skakel met algemene vrae (FAQ) of `n skakel na ander nuttige wenke.

Laat die kliënt weet wanneer die kliëntondersteuningspan beskikbaar is vir bykomende hulp.

Indien beskikbaar, voorsien die kliënt `n volgnommer as verwysing vir toekomstige kommunikasie aangaande die betrokke probleem.

Prent getiteld Skryf `n kliëntediens e-pos stap 7

Maak die e-pos toe

Dankie die kliënt weer vir jou e-pos en vir die gebruik van u produk of diens.

Gee jou naam Byvoorbeeld, beëindig die e-pos met `n "Vriendelike groete, José Olmos".

Prent getiteld Skryf `n kliëntediens e-pos stap 8

Bevestig die e-pos

Gebruik `n instrument om spelling te kontroleer.

Lees die e-pos en verifieer dat u nie grammatikale foute het nie.

Prent getiteld Skryf `n kliëntediens e-pos stap 9

Stuur die e-pos aan die kliënt.

wenke

Moenie die kliënt se e-posrekening gebruik om aanbiedinge of promosies te stuur nadat u vir kliëntediens kontak gemaak het nie. Dit kan gesien word as spam deur die kliënt en sal spanning in jou besigheids verhouding met jou maatskappy skep.
`N E-pos wat beledigings of ander aggressiewe taal bevat, kan jou laat kwaad maak. Vertraag jou reaksie op sulke e-posse vir `n kort tyd om te voorkom dat jy by die kliënt uitstryk.

Deel op sosiale netwerke:

Verwante