Hoe om te reageer op kliënt e-posse

Om `n kliënt se e-pos te beantwoord is `n belangrike aspek om hul lojaliteit te behou en die deur oop te maak vir toekomstige geleenthede. Om die beste van hierdie soort kommunikasie te maak, is dit belangrik om te verseker dat die antwoord op elke kliënt se e-pos aandui dat die sentrale tema van die oorspronklike e-pos sorgvuldig gelees is en dat die reaksie direk verband hou met die kommentaar van die kliënt. . Na aanleiding van enkele eenvoudige stappe sal die e-pos binne die onderwerp bly en die goedkeuring van die kliënte kry.

stappe

Deel 1

2

Bekend jou e-pos so gou as moontlik. Laat hom dadelik weet dat jy omgee en dat jy van plan is om uit te vind oor sy besorgdheid, dat daar `n personeel is wat verantwoordelik is vir hierdie aksies en dat daar `n oplossing bereik word. Probeer `n paar van die volgende antwoorde om hulle aan te pas en jou eie te skep:

3

Teken alle interaksies met die kliënt op. Daar is `n paar sagteware pakkette vir die kliënt wat hierdie werk vir jou doen, maar oor die algemeen moet daar `n manier wees om die kliënt, hul kontakinligting en hul spesifieke klag te identifiseer. Maak seker dat jy genoeg inligting bevat, soos `n unieke identifikasienommer, indien hy meer as een slegte ervaring het.

Deel 2

2

Oorweeg jou vrae of bekommernisse. Soms kan kliënte baie direk wees, terwyl hulle op ander tye hul woorde addisionele kommer kan voorstel. As jy twyfel, raai hulle nie hul voornemens aan nie. Kry `n verduideliking deur `n vraag te stel.

3

Maak `n lys van spesifieke probleme. Sluit die e-pos om besorgdes te skei van beledigings. Probeer die e-pos in drie verskillende afdelings afbreek.

Deel 3

2

Verskoon die foute. Soms is die wens van `n kliënt die erkenning van `n fout, `n swak diens of `n onbevredigende produk. Probeer die volgende om die kliënt te verlig:

3

Dit stel redelike verwagtinge om antwoorde te gee. Baie maatskappye het `n beleid om binne die volgende 24 besigheidsdae of minder te reageer op e-posse. Maak seker dat u kliënt weet wanneer hy redelikerwys `n antwoord kan ontvang.

4

Behandel elke vak wat in u e-pos genoem word. `N maklike manier om te reageer op elke punt is in dieselfde volgorde waarin hulle in die oorspronklike e-pos genoem is. Dit maak dit gewoonlik makliker vir die kliënt om die antwoorde vinnig op hul kommentaar te koppel, aangesien die vloei van die antwoorde gesynchroniseer word met die beskikking van hul teks.

5

Vra `n paar vrae om sekere punte te verduidelik. As enige van die kommentaar wat deur die kliënt gegee word, op een of ander manier nie duidelik is nie, vra `n paar vrae wat ontwerp is om meer besonderhede te kry. Moenie vrae vra wat slegs `n eenvoudige antwoord ja of nee toelaat nie. Ideaal gesproke moet jy genoeg besonderhede kry om die probleme wat in die kliënt se verstand bly, ten volle te hanteer.

6

Sorg vir die irriterende kliënte. Kliënte wat ontsteld is, is onwaarskynlik om vriendelik te reageer op enige ooreenkoms, behalwe erkenning en begrip van hul klagte.

7

Dit bied oplossings sonder verskonings. Moenie negatief reageer nie, selfs al wil `n kliënt iets wat nie nagekom kan word nie. Vertel die oplossings wat beskikbaar is om die onderliggende probleem te hanteer, veral as die mislukking op u onderneming val. Na alles, kliënte is meer geïnteresseerd in wat verskaffers kan doen, eerder as wat hulle nie kan nie.

8

Monitor `n opvolg korrespondensie met die kliënt. Maak seker dat u maatskappy voldoen aan die oplossing wat voorsien word en dat die kliënt tevrede is. Moet nooit `n onderwerp onopgelos laat nie.