Hoe om duplikate maklik in Microsoft Access te vind

Duplikate rekords kan voorkom as baie mense inligting in dieselfde databasis gebruik en inskryf sonder voorsorgmaatreëls. Om verskeie databasisse in een te voeg, kan ook duplikate veroorsaak. Microsoft Access bied `n navraaggereedskap om duplikate in jou databasis te vind. Hierdeur kan u die duplikaatinskrywings uitskakel of kombineer, sodat u databasis makliker en doeltreffender kan lees.

stappe

Prent getiteld Soek Duplikate maklik in Microsoft Access Stap 1

Verstaan wat jou maak "dupliseer" die inligting Dubbele inligting beteken nie dat alle velde identies is nie. Byvoorbeeld, `n kliënt wat twee keer in die databasis ingeskryf is, kan twee verskillende identifikasienommers en `n ander ortografiese verskil hê. Aan die ander kant, as die naam algemeen is, kan daar twee verskillende kliënte wees. Jy moet die beskikbare inligting vergelyk en elke resultaat noukeurig nagaan om te bepaal of dit `n duplikaat is of nie.

Prent getiteld Soek Duplikate maklik in Microsoft Access Step 2

Maak `n rugsteun aan u databasis. Dit is raadsaam om `n nuwe rugsteun te skep voordat u die databasis verander. Op hierdie manier kan u dit per ongeluk herstel sonder dat u enige inskrywing verwyder.

Klik op die spyskaart "argief" en kies "Stoor as" of "red & publiseer".

Klik op "Rugsteun die databasis" in die gedeelte van "jy gevorderde". Volg die instruksies op die skerm om die rugsteun te skep.

Prent getiteld Soek Duplikate maklik in Microsoft Access Stap 3

Stel ander gebruikers in kennis dat u ander veranderinge wil doen. Om konflikte te vermy, maak seker dat geen ander gebruiker inligting by die databasis voeg nie. Dit is nie `n vereiste nie, maar dit kan jou help om baie hoofpyne in die toekoms te vermy as iets verkeerd gaan.

Skakel die databasis na modus "eksklusiewe", as jy kan. Dit sal verhoed dat ander gebruikers veranderinge aan die databasis maak. Klik op die spyskaart "argief" en kies "opsies", kies dan "Kliëntkonfigurasie". In die afdeling "Verstek opening modus", kies "eksklusiewe". As die databasis nie deur baie mense gebruik word nie, moenie daaroor bekommerd wees nie.

Prent getiteld Soek Duplikate maklik in Microsoft Access Step 4

Maak die "Query Wizard". Die navraaghulpmiddel kan jou help om inskrywings te vind wat dubbele inhoud bevat. Die proses om die towenaar oop te maak hang af van watter weergawe van toegang jy gebruik:

2013/2010: klik op die oortjie van "skep" en daarna "Query Wizard".

2007: klik op die blad "voeg" of "skep" en kies "Query Wizard".

2003: maak die venster van "databasis" en kies die oortjie "konsultasies". Klik op die knoppie "nuwe".

Prent getiteld Soek Duplikate maklik in Microsoft Access Stap 5

Kies die "Duplikaat soekassistent". Hierdie towenaar help u om velde te vergelyk om duplikaatinskrywings te vind.

Prent getiteld Soek Duplikate maklik in Microsoft Access Stap 6

Kies die tabel waarin u die soektog wil uitvoer. `N Lys met al die tabelle in u databasis sal verskyn. Kies die tabel wat u wil hersien.

Om duplikate te kontroleer, hou die uitsig van "trek".

Prent getiteld Soek Duplikate maklik in Microsoft Access Stap 7

Kies die velde wat jy dink duplikate kan hê. Kies al die velde wat u wil vergelyk. Sluit genoeg velde in om te oordeel of dit gedupliseer is of nie. U kan uitdrukkings gebruik om gedeeltelike ooreenkomste te vind.

Vermy die gebruik van algemene velde. Vermy die gebruik van velde soos datum of plek om te verhoed dat baie inskrywings vergelyk word om te vergelyk.

Sonder baie velde om `n verskil te maak tussen rekords of velde wat baie algemeen is, sal jy baie duplikaat resultate hê.

Prent getiteld Soek Duplikate maklik in Microsoft Access Stap 8

Kies bykomende velde om te hersien. `N Bykomende veld of twee kan jou help om te besluit of die inligting gedupliseer word. Byvoorbeeld, `n veld van "Bestel ID" Dit help jou om vas te stel of dieselfde naam twee keer afsonderlike inskrywings is. Sluit ten minste een ekstra veld in om jou te help om die onderskeid te maak en vermy inligting per ongeluk te verwyder.

Prent getiteld Soek Duplikate maklik in Microsoft Access Stap 9

Skep die navraag U sal opdrag gegee word om die navraag `n naam te gee. Klik op "finaliseer" om die resultate te sien.

Prent getiteld Soek Duplikate maklik in Microsoft Access Stap 10

Hersien die resultate baie noukeurig. Duplikate gebaseer op u kriteria sal op die skerm verskyn. Hersien elke uitslag en gebruik jou kennis van die maatskappy om te besluit of `n inskrywing gedupliseer word. Verifieer presies as `n rekord gedupliseer word voordat dit verwyder word.

As jy nie kan besluit nie, herskep `n navraag met bykomende velde om jou te help om die besluit te neem.

Prent getiteld Soek Duplikate maklik in Microsoft Access Stap 11

Maak die duplikaatrekords skoon. Regskliek op die kolom aan die linkerkant en kies "verwyder" om die duplikaat te verwyder. U kan verskeie rekords kies en dit terselfdertyd verwyder.

U kan inligting uit een van die duplikaat rekords kombineer in die rekord wat u beplan om te hou.

Maak seker dat jy nie al die rekords in jou duplikaatresultate lys uitvee nie, of jy sal sonder `n oorspronklike rekord eindig.

Deel op sosiale netwerke:

Verwante