Hoe om `n gebeurlikheidsplan te skryf

Organisasies skep gebeurlikheidsplanne (hoewel hulle soms "plan B" genoem word) om sodoende voor te berei vir iets sleg wat die vermoë van die organisasie kan beïnvloed. Die ontwikkeling van `n effektiewe gebeurlikheidsplan is noodsaaklik vir `n organisasie. Baie dinge kan die organisasie in gevaar stel, van `n tegniese ramp (soos `n skending van inligting) na `n natuurramp (soos `n vloed). Skryf van gebeurlikheidsplanne sal `n organisasie vir sulke moontlikhede voorberei.

conținut

Stappe
Deel 1evalueer die risiko`s
Deel 2identifiseer die scenario`s
Deel 3handhaaf jou noodplan
Wenke

stappe

Deel 1
Evalueer die risiko`s

Prent getiteld Skryf `n Gebeurlikheidsplan Stap 1

Berei voor om jou noodplan te skryf. Die hoofdoel moet wees om seker te maak dat die organisasie voortgaan om te werk as die ramp plaasvind.

Dit is `n goeie idee om `n formele beleid te hê wat die behoefte aan `n gebeurlikheidsplan in detail uiteensit.
Die plan moet eenvoudig saam wees. Die taal en instruksies moet verstaanbaar wees vir toekomstige gehore. Jy weet nooit wie dit sal moet implementeer nie.
Vind uit die spesifieke sneller wat vereis dat jy die gebeurlikheidsplan moet gebruik. Bepaal hoe jy sukses sal meet (sodat jy kan terugkeer na normale bedrywighede). Identifiseer al die noodsaaklike bedrywighede vir die besigheid om voort te gaan.

Prent getiteld Skryf `n Gebeurlikheidsplan Stap 2

Maak seker dat die plan die drie sleutelvrae van die gebeurlikheidsplanne beantwoord. Om te bevestig dat u plan elkeen van hierdie vrae aanspreek, sal u help om seker te maak dat u niks vergeet nie.

Wat kan gebeur?

Hoe kan ons reageer?

Wat kan ons doen om vooraf voorbereid te wees?

Prent Titel Skryf `n Gebeurlikheidsplan Stap 3

Vind uit die risiko`s wat die meeste in jou organisasie sal voorkom. Die bepaling van potensiële risiko`s is een van die belangrikste aspekte van `n gebeurlikheidsplan. Dit is nie `n unieke proses nie. U moet die risiko`s wat spesifiek vir die organisasie is. Daar is baie moontlike risiko`s wat besighede kan in die gesig staar.

Natuurrampe soos oorstromings, orkane en droogtes kan `n gebeurlikheidsplan vereis. Ander moontlike risiko`s sluit in `n krisis, `n ongeluk in die werksarea, persoonlike probleme (soos die dood van `n leier of `n staking), verlies aan inligting, wanbestuur en produkprobleme (soos in die geval van om dit uit die mark te verwyder).

U moet konsentreer op die areas wat administrasie, kommunikasie, finansiële hulpbronne, koördinasie, logistieke en tegniese reaksies insluit.

Tegniese rampe kan die komponente van die organisasie insluit wat met die kommunikasie-infrastruktuur te make het. U moet die potensiële verlies van inligting of kliënte oorweeg.

Prent getiteld Skryf `n Gebeurlikheidsplan Stap 4

Prioritiseer die risiko`s. Beoordeel die risiko`s gebaseer op die waarskynlikheid van wat gebeur. Geen risiko is gelyk aan die ander nie en die meeste gebeurlikheidsplanne kan nie met elke moontlike risiko in diepte hanteer nie. Jy moet uitvind wat die mees waarskynlike is en wat die maatskappy die meeste sal beïnvloed.

Fokus op die mees kritieke gebeure. Jy moet `n lys maak van elke gebeurtenis wat die bedrywighede kan beïnvloed en hulle dan van 1 tot 10 kan gradeer. Wat sal die impak van elke gebeurtenis wees? Byvoorbeeld, `n klein vuur wat beperk is tot een masjien moet waarskynlik met `n laer telling behaal word as die vuur van die hele plant.

Ontwikkel nou `n gradering vir hoe dikwels die risiko kan voorkom. Byvoorbeeld, jy kan `n telling van 10 gee as dit een maal per maand en 1 kan gebeur as dit een keer per 100 jaar kan gebeur. Dan vermenigvuldig die twee tellings volgens waarskynlikheid en impak om `n totale telling te kry.

Werk eers met die hoogste tellings. Stel `n limiet in U kan egter gevalle met lae tellings waarneem en `n algemene proses ontwikkel. Die gebiede wat noodsaaklik is vir die oorlewing van die organisasie, moet oor die algemeen op die top wees (soos die handhawing van kontantvloei, markaandeel en ondersteuningspersoneel).

Deel 2
Identifiseer die scenario`s

Prent getiteld Skryf `n Gebeurlikheidsplan Stap 5

Ontwikkel scenario`s vir die risiko`s met die hoogste telling. Jy sal realistiese scenario`s moet opstel vir elke risiko ten einde `n effektiewe gebeurlikheidsplan te ontwikkel. Dit skets spesifiek wat sou gebeur as elk van die hoër prioriteitsrisiko`s plaasgevind het.

U kan begin deur die impak te bepaal nadat u die scenario`s heeltemal ontwikkel het. Wat kan die maksimum impak van elke scenario in detail wees?
U kan verskillende skale van dieselfde scenario ontwikkel (byvoorbeeld, in die beste geval, die waarskynlike geval en in die ergste geval).

Prent getiteld Skryf `n Gebeurlikheidsplan Stap 6

Skep `n tydlyn vir hoe die scenario`s ontplooi kan word. Bepaal wie in beheer sal wees van wat en wanneer. Moenie vergeet om die kontaklyste op te dateer en te bepaal wie verantwoordelik sal wees vir die kennisgewings nie.

Skemeraer die tydraamwerke. Wat sal op die eerste dag of die eerste week gebeur? Wees baie spesifiek.

Jy kan tydsberekeninge hê vir scenario`s wat fisiese, organisatoriese en institusionele kwesbaarheid hanteer. Byvoorbeeld, `n fisiese kwesbaarheid kan omgaan met infrastruktuur, `n organisatoriese kwesbaarheid met die bestaan van vroeë waarskuwingstelsels of gekwalifiseerde reaksiespanne en `n institusionele kwesbaarheid met die bestaan van finansiële hulpbronne of eksterne vennote. Verskillende mense mag in beheer wees van verskillende aspekte.

Prent getiteld Skryf `n Gebeurlikheidsplan Stap 7

Bepaal wat die belangrikste is om die besigheid weer te laat gaan. Verken hierdie hoeke in detail. Sit in `n boks die vermoëns sowel as die kwesbaarhede. Watter vermoë het die organisasie om risiko`s in die gesig te staar of te versag?

Verbeel jou byvoorbeeld dat die potensiële gevaar `n vloed is. `N Potensiële risiko kan wees dat riviere oorstroom banke en huise in die omgewing raak. Kwesbaarheid kan slegte infrastruktuur wees. Die vermoë kan wees om gekwalifiseerde personeel byderhand te hê.

Maak `n eerlike assessering van hulpbronne. Watter funksies sal u moet verander of verminder weens beperkte hulpbronne? Doen `n besigheidsimpakanalise. U moet identifiseer watter areas nodig is vir die besigheid om sy missie te vervul en voort te gaan werk.

Prent getiteld Skryf `n Gebeurlikheidsplan Stap 8

Soek maniere om risiko te verminder. Oor die algemeen is dit nie genoeg om `n "plan B" te ontwikkel nie, gaan sit en wag om dit nooit te begin nie. Evalueer hoe jy dadelik kan optree om die risiko`s te verminder. Ontwikkel voorkomende strategieë.

Oorweeg die beskikbaarheid van vennote. Watter plaaslike hulpbronne sal beskikbaar wees as die ramp plaasvind? Sal die bure bereid wees om te help?

Die beste gebeurlikheidsplanne help maatskappye om die gebiede te identifiseer wat hulle kan verbeter, sodat hulle die waarskynlikheid verminder dat die plan in die eerste plek benodig sal word.

Byvoorbeeld, jy mag dalk sien dat jy versekering nodig het of dat jy rampe moet organiseer. U mag dalk sien dat sleutelpersoneel addisionele opleiding benodig. As dit by die bedreiging van inligting kom, installeer u `n noodstelsel. Maak `n plan vir elke scenario.

Deel 3
Handhaaf jou noodplan

Prent getiteld Skryf `n Gebeurlikheidsplan Stap 9

Kommunikeer die plan aan alle werknemers. U moet belangrike mense in die organisasie oor die plan opvoed voordat dit nodig is.

Sê vir mense watter rol en watter verantwoordelikhede hulle sal hê, so daar is geen verwarring as die plan in `n noodgeval geïmplementeer moet word nie. Dit verminder die kanse om paniek te skep.
Gee die persoon die nodige opleiding om die verpligtinge wat in die plan uiteengesit is, na te kom. Organiseer, indien nodig, bore. Pas aanpassings aan na die waarneming van die opleiding.

Prent getiteld Skryf `n Gebeurlikheidsplan Stap 10

Toets jou noodplan. U kan die toetse hanteerbaar en winsgewend uitvoer in vier fases. As daar getoon word dat `n gebied gebreke het of in stryd is met die gebeurlikheidsplanne van ander departemente, kan u die plan regstel en herstel.

Voer `n oorsig van die bestuurspersoneel uit. Die bestuur kies `n datum en tyd om al die gebeurlikheidsplanne te hersien en erken die mense wat hul werkopdragte heeltemal voltooi het.

Maak `n interdepartementele resensie. Dit is waar elke departement die planne van die ander hersien. Dit is die stadium waarop hulpbronne toegewys word en konflikte word geïdentifiseer.

Bestudeer die foute in kritieke stelsels. Hierdie toetsstadium kan tussen die departemente geleë wees. Die toets behels die simulasie van die stelsel en die foute van die verskaffer. U kan scenario`s dramatiseer sonder om werklik `n span of `n proses te onderbreek.

Die werklike situasie Ten slotte moet jy die gebeurlikheidsplan ten volle toets. Dit kan `n kort termyn sluit van sleutelgebiede wat in reële tyd gedoen word.

Prent getiteld Skryf `n Gebeurlikheidsplan Stap 11

Stoor die plan op `n plek waar jy dit maklik kan bereik. As die ramp gebeur, wil jy nie hê die plan moet uitbrand of in die vloed verdwaal nie. Dit is nie vir u gerieflik dat `n skending van die inligting die herstel van die plan verhinder wanneer u dit die meeste benodig nie.

Plaas `n afskrif van die plan op `n ander plek. Maar jy moet dit êrens hou waar jy dit vinnig kan kry as jy dit nodig het.

Hou altyd `n afskrif van die plan op `n ander plek van die oorspronklike en maak seker dat meer as een persoon weet hoe om dit te bekom en het die gesag om dit te doen.

Prent getiteld Skryf `n Gebeurlikheidsplan Stap 12

Gaan die plan gereeld na. Soms verander dinge. Jou raai mag dalk verouderd wees. Die risiko`s kan groter wees as wat hulle vroeër was.

Betrek meer as een persoon in die plan en in sy opdaterings. Byvoorbeeld, jy kan `n nuwe werknemer vra om dit met vars oë te hersien of om dit te oudit.

Bevestig alle vermoedens deur dit te vergelyk met onlangse inligting of hersien dit met `n derde party. Miskien het die Friends-stelsel minder inligting as wat jy gedink het.

wenke

Moenie toelaat dat u gebeurlikheidsplan `n sekondêre prioriteit is nie, of dink dat u dit nooit sal gebruik nie.
Jy wil waarskynlik meer as een gebeurlikheidsplan hê.
Begin deur `n komitee vir die gebeurlikheidsplan te organiseer en kies `n persoon om hierdie komitee te lei. Die gebeurlikheidsplanleier verskaf vaardighede, gereedskap en basiese kennis sodat elke departement sy eie plan kan skryf.
Hersien weer die plan. `N Tweede resensie help om dinge te vind wat jy die eerste keer gemis het.

Deel op sosiale netwerke:

Verwante