Hoe om `n situasie verslag te skryf

Om `n situasieverslag te skryf kan lyk soos `n taak, maar dit is regtig `n goeie geleentheid om met die administrasie te kommunikeer. Met watter projek jy ook gaan werk, fokus jy op die verskaffing van spesifieke besonderhede wat handel oor die begroting en die projekterug. Stel die belangrikste inligting in die opsomming aan die begin van die verslag. Volgende, dit sluit die sleutel besonderhede oor die projek in terme van prestasies en uitdagings. As jy `n kort maar insiggewende verslag skryf, sal die administrasie jou bedank

conținut

Stappe
Deel 1maak die oorsig van die verslag
Deel 2armer alles

stappe

Deel 1
Maak die oorsig van die verslag

Prent getiteld Skryf `n statusverslag Stap 1

Fokus op koste en sperdatums. Wat ookal jou projek is, sal versekeringsbestuurders wil weet hoe dit gaan in terme van begroting en sperdatums. Begin deur die oorsig van die verslag te maak. Om dit te doen, versamel dit inligting oor die finansiële status van die projek. Let ook op `n paar notas oor die vraag of die sperdatums op die regte spoor is of nie.

Prent Titel Skryf `n Status Verslag Stap 2

Wees regstreeks met die probleme. As jy agterkom dat daar probleme is met betrekking tot koste en sperdatums, moenie probeer om dit weg te steek nie, aangesien jy net groter latere probleme sal skep. Dink eerder aan hierdie probleme, asook wat goed gaan.

Byvoorbeeld, as jou projek 1000-hemde moet produseer en stuur vir $ 1000, kan jy bekommerd wees dat hulle slegs 300 vervaardig het en reeds $ 500 spandeer het.

Dit is egter waarskynlik dat jy ook sal sien dat hulle twee dae voor die sperdatum is. Maak `n aantekening hieroor.

Prent getiteld Skryf `n statusverslag Stap 3

Dinkskrum moontlike oplossings vir probleme. `N Situeringsverslag is deels om `n direkteur te help besluit watter stappe hy in die toekoms moet neem. U kan help deur oplossings voor te stel vir die probleme wat u opspoor. Terwyl u die uiteensetting doen, maak notas oor hoe u oplossings relevant is met die sperdatums en koste.

As jou t-hempmaatskappy byvoorbeeld beplan om vroeër as geskeduleer te stuur, maar die begroting oorskry, kan jy dit as bewys aanvaar dat die bespoediging van produksie die balans sou help.

Deel 2
Armer alles

Prent Titel Skryf `n Statusverslag Stap 4

Gee `n titel aan die verslag. Begin die verslag met `n kort opsomming titel en datum. Aangesien die situasie verslae kort moet wees, hoef die titel nie op `n aparte bladsy te gaan nie. As u die verslag per e-pos gaan stuur, skryf slegs een duidelike probleem, sodat die direkteur weet waaroor die e-pos handel.

Byvoorbeeld: "Verslag oor die Gonzales-verskeping van Augustus 2017".
Maak seker dat die datums van die tydperk waaroor u gaan verslag doen altyd duidelik wees.
As jou maatskappy spesifieke riglyne vir formaat het, moet jy dit gebruik.

Prent Titel Skryf `n Status Verslag Stap 5

Begin met `n uitvoerende opsomming. Direkteure is gewoonlik besig en moet eers die belangrikste inligting sien. `N Paar lyne aan die begin van die verslag moet die kern van die saak verduidelik: hoe die projek gaan in terme van begroting en sperdatums.

Probeer om seker te maak dat die direkteur al hierdie inligting kan ontvang na die eerste minuut van die lees van u verslag.

Byvoorbeeld, jy kan jou verslag begin met iets soortgelyk aan die volgende: "Die gestuur Gonzales is tans voor die sperdatum geskeduleer. Ons het 50% van ons begroting bestee om 30% van die finale produksie te produseer. Versnelde produksie sal laer koste help. "

As die direkteure van die begin af aanskakel, is dit waarskynlik genoeg. As daar iets in die opsomming is wat u op `n probleem waarsku, kan u vinnig na die ooreenstemmende gedeelte van die verslag gaan.

Prent Titel Skryf `n Status Verslag Stap 6

Verskaf die mees relevante besonderhede. Maak `n lys van die belangrikste prestasies tot dusver en fokus altyd op die belangrikste gebeurtenisse en sleuteldata. Adres die direkteur in terme van resultate, nie aktiwiteite nie.

Byvoorbeeld, moenie iets soos die volgende skryf nie: "Diegene in beheer van die lyn, Francisco en Samantha, het `n uitstekende werk gedoen. Francisco kom vroeg, en Samantha bly laat om seker te maak om betyds te produseer. "

In plaas daarvan beklemtoon die sleutel dаta: "Ons is voor skedule met 20%, want die lynbestuurders (Francisco en Samantha) het die produksietyd met 2 uur per dag verleng."

Prent getiteld Skryf `n statusverslag Stap 7

Organiseer die besonderhede. In hierdie stap kan u die verslag aanpas by die direkteur se styl. As jy die bestuurder se styl ken, kan jy die verslag aan hom aanpas. As jy nie seker is nie, fokus op die skryf van `n kort, eenvoudige opsomming met `n styl wat jy goed ken.

As jou direkteur daarvan hou om die groot prentjie te sien, kan jy `n gedeelte genaamd "Prestasies", nog `n "Uitdagings" en `n derde genoem "Oplossings" insluit.

Vir `n direkteur wat meer vaardig is in `n chronologiese geskiedenis, probeer `n gedeelte soos "Progress this week" gevolg deur "Future Steps".

Prent Titel Skryf `n Status Verslag Stap 8

Gebruik opsommingspunte. Prinsipale moet die inligting kry wat hulle benodig in `n maklike en vinnige formaat. Paragrawe kan te veel neem om belangrike inligting te lees en weg te steek. Optelpunte maak dit egter maklik om `n verslag te lees.

As u direkteur of maatskappy spesifiek vir `n skriftelike verslag in volle paragrawe vra, volg hulle instruksies.

Prent getiteld Skryf `n statusverslag Stap 9

Voeg visuele elemente by indien nodig. Visuele aanwysers help sommige direkteure om die status van `n projek beter te verstaan. Byvoorbeeld, jy kan `n groen lig langs die opsommingspunt op koste insluit as hulle goed gaan - `n amberlig langs die projekspertye as hulle `n bietjie agterbly.

Prent getiteld Skryf `n statusverslag Stap 10

fixes en wysig die verslag voordat dit aan die direkteur oorhandig word. Selfs in `n kort en relatief informele situasieverslag, sal verkeerde spellings of swak bewoording `n slegte indruk maak. Moenie net afhanklik wees van speltoetsers en grammatika nie. U moet dwarsdeur die dokument kyk as daar woorde is wat u kan skrap (soos bywoorde en onnodige byvoeglike naamwoorde) sodat die verslag duidelik en direk is.

Byvoorbeeld, vermy sinne soos die volgende: "Augustus verkope is baie sterk, terloops, die beste van die jaar tot dusver, danksy die werklik uitsonderlike werk van María en Sandra."

Dieselfde inligting kan eenvoudiger geskryf word: "Augustus-verkope is die beste van die jaar, danksy die harde werk van María en Sandra."

Prent getiteld Skryf `n statusverslag Stap 11

Maak ten minste een keer `n verslag, tensy anders aangedui. Jou maatskappy kan statusverslae versoek volgens `n spesifieke frekwensie, soos weekliks of tweeweekliks. Dit is gewoonlik raadsaam om `n verslag minstens een keer per maand te hou. Kontak uwe as u nie seker is wanneer u `n verslag moet inhandig nie.

As u bestuurder egter minder gereelde verslae versoek, respekteer u besluit.

Deel op sosiale netwerke:

Verwante