Hoe om `n besigheids kontinuïteitsplan te skep

Die besigheids kontinuïteitsplanne verskaf prosedures oor hoe werkgewers en werknemers in aanraking sal bly en hul werk sal doen in die geval van `n ramp of noodgeval, soos `n brand in die kantoor. Ongelukkig neem baie maatskappye nooit die tyd om so `n plan te ontwikkel nie, gewoonlik omdat hulle dit nie nodig ag nie. As jy egter `n uitgebreide besigheids kontinuïteitsplan skep, sal jy die vermoë van jou maatskappy om voort te gaan met normale bedrywighede gedurende of na beduidende onderbrekings aan die maatskappy se bedrywighede, verbeter.

stappe

2

Moenie besigheids kontinuïteitsplanne verwar met rampherstelplanne nie. Soms verwys dit na sake kontinuïteitsplanne as rampherstelplanne en albei het baie gemeen. Rampherstelplanne moet daarop gemik wees om die besigheid na `n ramp te herstel en die negatiewe gevolge van die ramp te versag. In teenstelling hiermee fokus die besigheids kontinuïteitsplanne op die skep van `n aksieplan wat ten doel het om die negatiewe gevolge van `n ramp wat glad voorkom, te vermy.

3

Oorweeg die bedreigings en potensiële risiko`s wat die maatskappy in die gesig staar. Besigheidsimpakanalise planne oorweeg die potensiële gevolge vir u besigheid wanneer die vermoë om te bedryf en te verwerk, deur `n bedreiging of risiko onderbreek is. As gevolg hiervan kan `n besigheidsimpakanalise bepaal watter probleme, risiko`s en bedreigings jou besigheids kontinuïteitsplan moet aanspreek. U moet die moontlike effekte wat `n onderbreking aan kommersiële bedrywighede kan veroorsaak, oorweeg, soos:

2

Dokumenteer die belangrike kantoor toerusting. Die maatskappy se gesig-tot-aangesig-rekenaars bevat dikwels die mees belangrike inligting wat u en u werknemers moet kan verkry, selfs wanneer u buite die kantoor werk. U moet `n lys maak van die belangrike data en toerusting en skep `n strategie vir veilige toegang in geval van onderbreking. Moenie die sagteware vergeet wat dikwels as noodsaaklike toerusting beskou sal word nie, veral as dit gespesialiseerde sagteware is of as dit nie vervang kan word nie.

3

Identifiseer die belangrike dokumente. U moet al die nodige dokumentasie versamel om u besigheid te herbegin in die geval van `n brand of ander ramp wat belangrike dokumente op die terrein vernietig. Maak seker dat jy alternatiewe afskrifte fisies terrein gestoor en maniere om toegang te verkry tot belangrike dokumente soos artikels van inlywing en ander regsdokumente, nut wetsontwerpe, bank inligting, kritiese HR dokumente, dokumente van eiendom huur, state van belasting en ander belangrike dokumente.

4

Identifiseer wie telewerk kan doen. In die geval dat sakeondernemings nie op die gewone plek kan voortgaan nie, is telewerk `n goeie manier vir werknemers om hul pligte soos gewoonlik te verrig. Die vermoë van jou werknemers om te werk, selfs buite die kantoor, sal beteken dat ten minste sommige van die vertragings om die werk as altyd te doen, vermy kan word. Sommige mense in jou maatskappy kan perfek in staat wees om sake te doen vanaf `n tuis kantoor.

2

Identifiseer jou gebeurlikheidsligging. Dit is die plek waar u u werksaamhede sal uitvoer terwyl u hoofkantore nie beskikbaar is nie.

3

Skep `n gedeelte van die instruksies in u besigheids kontinuïteitsplan. Dit moet stap-vir-stap instruksies insluit oor hoe om die besigheids kontinuïteitsplan uit te voer en aan te spreek wat om te doen, wie moet dit doen en hoe. Maak `n lys van elke verantwoordelikheid en skryf die naam van die persoon aan wie dit toegewys is. Doen ook die teenoorgestelde: maak vir elke persoon `n lys van hul verantwoordelikhede. Op hierdie manier, as jy wil weet wie die versekeringsmaatskappy moet bel, kan jy soek "versekering" En as jy wil weet wat Juan Peres doen, kan jy soek "John" om daardie inligting te kry.

4

Dokument eksterne kontakte. As jy verskaffers of buite kontrakteurs het, ontwikkel `n spesiale lys van kontakte wat `n beskrywing van die maatskappy (of persoon) en enige ander inligting wat absoluut noodsaaklik op dit, insluitend kontakbesonderhede vir die sleutel personeel insluit.

5

Versamel die inligting! `N besigheids kontinuïteit plan is nutteloos as al die inligting is versprei in verskillende plekke. `N besigheids kontinuïteit plan is `n verwysingsdokument en moet op dieselfde plek gehou word, soos `n 3-ring bindmiddel.

2

Verskaf noodsaaklike inligting oor die besigheids kontinuïteitsplan aan nie-sleutel personeel. Moenie dinge toevallig verlaat nie! Selfs as sleutelpersoneel ingelig is oor hul rolle onder die besigheids kontinuïteitsplan, moet jy steeds seker maak dat alle werknemers bewus is van die gebou se ontruimingsprosedures, sowel as die gebeurlikheidsliggings. Op hierdie manier sal die onvoorspelbare afwesigheid van sleutelpersoneel nie verhoed dat nie-sleutelpersoneel weet hoe om te reageer op ontwrigting aan sakebedrywighede.

3

Beplan om u besigheids kontinuïteitsplan te verander en by te werk. Ongeag hoe goed jou plan is, is daar waarskynlik ontwrigtende gebeurtenisse wat nie daarin voorsien word nie. U moet oop wees om u besigheids kontinuïteitsplan by te werk of te verander met inagneming van bykomende inligting of veranderinge in omstandighede. Elke keer as iets verander, werk alle afskrifte van u besigheids kontinuïteitsplan op en laat dit nooit verouderd word nie.