Hoe om alfabeties te lê

Alfabetisch argief is `n fundamentele manier om dokumente te organiseer, sowel in jou persoonlike lewe as in jou persoonlike lewe. Argief-dokumente in alfabetiese volgorde sal jou en ander toelaat om elke lêer vinnig te vind en te vervang. Dit sal verseker dat alle dokumente beskerm en maklik beskikbaar is. Daar is baie reëls oor hoe om alfabeties te lê om `n klanklêerstelsel te behou.

stappe

2

Groepeer die artikels. Sodra u al die items wat u moet argiveer, kies hoe u die lêers wil groepeer. U kan die woordeboekformaat kies, waarin al die lêers in alfabetiese volgorde geplaas word ongeag die tipe lêer of die artikels wat dit bevat. U kan ook die ensiklopedie-formaat gebruik, waarin die artikels gegroepeer word volgens tipe of onderwerp en dan word elke groep alfabeties gesorteer.

3

Indekseer jou lêers. Indeksering is die manier om elke afdeling van `n titel in die regte eenheid te plaas. Om artikels te kruip voordat u dit argiveer, moet u die elemente van die naam van elke artikel ontbind en `n nuwe alfabetiseerde naam skep wat van die standaardnaam verskil. Byvoorbeeld:

4

Sorteer die lêers alfabeties volgens hul geïndekseer naam. Die algemene reël vir alfabetiese argief is om items van A (die eerste) tot Z (die laaste) te bestel. Gebruik meer en meer spesifieke inligting om tussen aparte artikels te onderskei en te sorteer. Byvoorbeeld:

5

Benoem die dopgehou van jou lêers. Om die ligging van die items te vergemaklik, merk elke lêergids met die toepaslike geïndekseerde naam van die item (s) wat dit bevat. Dit sal ook die bekendstelling van nuwe lêers in die korrekte volgorde vergemaklik.

6

Dokumenteer die indeksering en lêerstelsel. Wees konsekwent met jou indeksering en argiefstelsel, ongeag wat dit mag wees. Maak seker dat enigiemand wat toegang tot die lêers het, bewus is van die stelsel. Byvoorbeeld, jy kan `n dokument skep en deel wat die reëls van jou lêerstelsel aandui. Dit sal almal help om die lêerstelsel doeltreffend te gebruik.

7

Argiveer nuwe items toepaslik. Plaas die lêers op die sideboard gebaseer op die geïndekseerde name en die alfabetiese volgorde volgens die stelsel wat u gebruik. Skuif huidige lêers soos nodig om nuwe lêers op die korrekte plek te plaas.

2

Sorteer die name volgens die naam. Tipiese lêerstandaarde beveel aan om mense met hul van eerste te indekseer aangesien die van die betekenisvolle term beskou word.

3

Ignoreer artikels, voegwoorde en voorstellings. Die artikels (as "`n" en "die"), voegwoorde (as "en", "maar" en "of") en voorsetsels (as "vir", "van" en "in") word oor die algemeen weggelaat wanneer indeksering en argivering alfabeties aangesien dit nie as beduidende terme beskou word nie. Dit is ook die geval wanneer hulle die begin van die naam van `n artikel vorm. Byvoorbeeld:

4

Behandel die afkortings asof hulle volledige woorde was. Wanneer u artikels kruip en argiveer, kan u uself voorkom met afkortings soos "CIA." (vir "maatskappy") of "Inc." (vir "Beperkte Maatskappy"). Oor die algemeen moet jy artikels indekseer en argiveer asof hierdie afkortings volledige woorde is, in plaas van slegs `n reeks letters.

5

Lê die getalle ordinaal. Wanneer u artikels alfabeties argief, kan u getalle in hul titels vind. In die algemeen word lêernommers normaalweg in plaas van asof hulle geskryf is. Die nommers word ook voor die letters ingedien.

6

Hanteer enige spesiale karakter. Enige karakter wat nie alfabeties of numeriese is waarmee jy jouself vind wanneer jy artikels kruip en argiveer, moet in ag geneem word nie. Wat jy egter met hierdie karakters moet doen hang af van die tipe:

7

Gebruik die algemene reël van "niks voor iets nie" wanneer nodig. Oor die algemeen word spasies (insluitend leestekens en ander elemente wat weggelaat word) geïgnoreer wanneer alfabeties argief geberg word. In gevalle waar jy artikels het wat op dieselfde manier begin, gebruik `n spasie of reël "niks voor alles nie" om die lêerbestelling te bepaal.

8

Onderskei lêers met meer gedetailleerde inligting wanneer nodig. In seldsame gevalle is die alfabetiese inligting nie genoeg om die volgorde van die lêers te bepaal nie. In hierdie gevalle moet u meer inligting gebruik om items te indekseer en te bestel. Merk hierdie bykomende inligting in die onderskeie lêers om u te help om hulle te onderskei. Byvoorbeeld:

9

Adverteer uitsonderings en spesiale reëls. Maak seker dat almal wat jou lêers gebruik, weet van enige uitsonderings op die standaardriglyne wat in jou lêersisteem in ag geneem word. Dit sal verseker dat almal die stelsel behoorlik en doeltreffend kan gebruik.