Hoe om prioriteite met Excel te bestuur

Om jou prioriteite op papier te skryf, is nuttig as jy dit in een middag kan doen. Met `n kaskade van take om tuis of by die werk te doen, stel baie mense hulle die volgende dag uit (of week of maand). Hierdie sigblad in Excel identifiseer die dreigende spertye in die take en bepaal hul prioriteite ooreenkomstig. In slegs 20 minute sal die volgende stappe u `n doeltreffender manier gee om u prioriteite te bestuur.

conținut

Stappe
Wenke
Waarskuwings

stappe

Skep `n sigblad genaamd "Home" of "Office." Maak `n nuwe Excel-werkboek ("werkboek") oop. Met die knoppie regs van die muis, klik onderaan die sigblad waar dit "Sheet1" staan en klik op die "Verander" opsie om die sigblad te hernoem. Skryf die woord "Huis" of "Kantoor."

Herhaal die eerste stap, hernoem die volgende vel genaamd "Sheet2" as "Sjabloon" en die blad "Sheet3" as "Punte"

Skep die belangrikheidstabel. In die "Punte" werkblad skryf die volgende in kolomme A, B en C:

Prent getiteld Klik op OK wanneer dit klaar is

Prent getiteld Excel_Priority_Define_198.JPG

Definieer `n Excel-veranderlike vir Name genaamd "Belangrikheid". Kies die reeks van die selle van A2 tot C7. Kies die "Insert" -kieslys, dan die "Naam" opsie, en laastens die "Definieer" opsie. In die venster om name te definieer, skryf "Belangrikheid" en druk die "OK" -knoppie.

Skep die pogingstabel. Herhaal stap 3 en 4 op dieselfde werkblad "Punte" om die pogingstabel in kolomme E, F en G. te skep. Kies selle E2 tot en met G6 en gee dit die naam van "Poging".

Prent getiteld Kies selle E2: G6 en definieer as

Skep die "Urgency" tabel. Weereens, herhaal stap 3 en 4 om die "Urgency" tabel in kolomme I, J en K te skep, wat hulle "Dringendheid" noem.

Skryf die opskrifte in die "Huis" of "Kantoor" sigblad. Klik op die blad van die sigblad wat jy "Tuis" of "Kantoor" genoem het en skryf in die eerste reël die volgende opskrifte:

A - "Prioriteit" sluit `n Excel formule in wat die waarde van die nommer 1 vir die belangrikste taak behels, maar kan meer as 100 wees.

B - "Taaknaam", van die taak.

C - "Belangrikheid", `n A, B, C, D, E of F van die Belangrike tabel.

D - "Poging", waarde van 1 tot 5, van die pogingstabel.

E - "Dringendheid", formule gebaseer op die sperdatum of vervaldatum van die taak.

F - "Sperdatum", om aan te dui wanneer die taak voltooi moet word. Die sperdatums is nie moeilik en vinnig nie. Die kolom van afwagting vertel jou hoeveel dae van vooraf jy die taak en die kolom van uitbreiding vertel jou hoeveel dae die taak uitgestel kan word. A taak as "haircut" kan dalk tot word verwag om 5 dae en `n "Verlenging" 4 -nie sinvol haarsny twee weke voor as mense kan sien dit was meer as 5 dae laat is.

G - "Verwagting", aantal dae voor die sperdatum waarop u die taak kan begin.

H - "Uitbreiding", aantal dae wat die sperdatum outomaties uitgestel word.

Ek - "Resterende Dae", `n formule wat die aantal dae voor die sperdatum aandui - met `n negatiewe waarde indien die sperdatum verouderd is.

J - "Datum voltooi", taak wat nou voltooi is.

K - "Kommentaar", enige detail verwant aan die taak.

Prent getiteld voorbeeld take vir prioriteit spreadsheet

Skryf die lys van jou take neer. Let daarop dat die kolomme "Prioriteit", "Dringendheid" en "Resterende Dae" leeg is. Hierdie kolomme sal formules bevat. Hier is `n voorbeeld van huiswerk.

Tik die formules vir "Resterende Dae", "Dringendheid" en "Prioriteit". Die volgende formules is vir ry twee (2).

Ek (Resterende Dae) = F2-IF (ISBLANK (J2), VANDAG (), J2)

E (Dringendheid) = IF (I2> G2.5, IF (I2> 0.4, IF (I2 = 0.3, IF (I2 + H2> 0.2.1))))

A (prioriteit) = VLOOKUP (C2, belangrikheid, 2, valse) + VLOOKUP (D2, moeite, 2, valse) + VLOOKUP (E2, dringendheid 2, valse)

Verander die formaat van Cell I2 tot Integer waarde Klik die regter muis knoppie bo-op die sel, kies formaat en definieer dit as Nommer met nul (0) desimale plekke.

Kopieer die formules vir "Prioriteit", "Dringendheid" en "Resterende Dae" in die oorblywende selle van elke kolom. Kies sel E2 en druk die knoppies beheer en die brief C. Kies selle E3 tot E10 en druk die knoppies beheer en die brief V. Herhaal die kopie van sel I2 in selle I3 tot en met I10. Laastens, herhaal die kopie van sel A2 na selle A3 tot en met A10. En jy sal die vreemde waardes wat onbepaalde take lyk, ignoreer.

Prent getiteld Sorteer rye volgens prioriteit

Rangskik die rye volgens prioriteit. Kies die selle van A1 na K met die laaste lyn wat u vir die take gedefinieer het. Kies dan die menu `Data` van die opdragbalk en dan die opsie `Sorteer`.

Stoor jou Excel Book met jou prioriteite, insluitende die uitgawe datum.

Merk die uitgelegde take. Sodra u die take voltooi het, dui u voltooiingsdatums aan in die kolom "Datum voltooi". Onthou dat jy die knoppies druk beheer en die semikolon - Excel skryf onmiddellik die datum van die huidige dag in die sel waar u geleë is.

Prent titels Prioriteite eskaleer met verloop van tyd

Elke dag hersien die veranderinge in die prioriteite. Dit is verskeie prioriteite. Op 13 Julie is al die take voor die tydperk van afwagting, so ons het die waardes van die selle met baie dae. Op 20 Julie verskyn hoë prioriteite (met waardes van `n paar dae) in vier take, insluitende die taak van Sny die gras, wat in die "Sperdatum" geraak is. Vir 21 Julie is die prioriteit groter omdat ons in die verlengingsperiode is en tot 23 Julie is die prioriteit baie hoër omdat dit reeds ver van die tydperk van uitbreiding. Die taak van Betaal skuld sy graad van prioriteit styg ook op dae 23 en 25.

wenke

Hou die Excel-lêers van die familie / huis en die werklêers apart.
Verdeel `n groot taak in verskeie kleintjies.
Sorteer die lys take elke dag indien nodig.
Kopieer herhalende take na die sigblad genaamd "Templates", sodat jy dit weer kan vind en maklik kan kopieer.
Pas die Voorwaardelike Formate-hulpmiddel toe vir die take in die "Deadlines" -kolom om aan te dui wanneer hulle vertraag is.

Prent getiteld Formaat agterstallige take in Red Bold

Weekliks en maandeliks (of dalk dubbel daardie tydperke) tel die aantal take wat vir elke periode voltooi is. Dit mag die enigste positiewe terugvoer wees wat u van u pogings het.

Voel vry om die punte wat vir elke prioriteit toegewys is, te verander.

Voel onbeperk om meer kolomme by te voeg, soos: wie het die taak, die kategorie, ens toegeken.

Een manier om `n herhalende taak voortdurend opgedateer te hou, is om in die kolom datum in te sluit: (In hierdie voorbeeld word die dag Vrydag gebruik, wat die nommer "5" hier is.)

= IF (weeksdag (VANDAG (), 2)> 5, VANDAG () - (weeksdag (VANDAG (), 2) -5) + 7 VANDAG () - (weeksdag (VANDAG (), 2) -5))

Hierdie formule soek na die "huidige datum" (Maandag = 1, Dinsdag = 2, ... Sondag = 7) en kyk of dit later as Vrydag is. As dit later is, sal dit sewe dae by die huidige Vrydag van die volgende weke van Vrydag byvoeg. As dit nie later as Vrydag is nie, wys dit net die datums van Vrydag vir die huidige week.

In hierdie voorbeeld, Maandag = 1, Dinsdag = 2, Woensdag = 3, Donderdag = 4, Vrydag = 5, Saterdag = 6, en Sondag = 7.

Om hierdie formule te verander en vir nog `n dag te werk, sê Dinsdag, laat ons kyk na die lys ten opsigte van Dinsdag = 2, dus verander ons die drie waardes van die vyf waardes in die formule net met twee waardes.

Gebruik die Gereedskap `Outo Filter` om veroude spertye (Dringendheid = 1) of belangrike take te kies (Belang = "A")

waarskuwings

Stoor jou Excel boek gereeld om dit te kan herstel.
Die berekening van prioriteite word nie deur ordinale getalle gedefinieer nie. Die voltooiing van `n prioriteitstaak "1" sal nie die prioriteitsvlak van alle ander take beïnvloed nie. Prioriteite kan wissel tot meer as `n honderd, nie alle getalle is moontlik nie. Normaalweg fokus op prioriteite tussen 1 en 12.
Moenie bekommerd wees dat jy te veel take het nie - selfs twee maande se take kan aan die einde van die lys wag totdat jou sperdatum benader.
Tydsbestuur is baie persoonlik en hierdie Excel-boek pas dalk nie jou behoeftes en voorkeure in nie. Miskien voel jy dit irriterend of te eis om dit elke dag te hersien. Dit kan nuttig wees, maar nie vir jou vriende of andersom nie.
In plaas daarvan om altyd jou Excel-lêers op te laai, gebruik die "Google Spreadsheet" internet hulpmiddel sodat jou lêers altyd beskikbaar sal wees.

Deel op sosiale netwerke:

Verwante