Hoe om `n weeklikse verslag te skryf

Weeklikse verslae is algemeen in baie besighede en in die kleinhandelverkope omgewing, sowel as in navorsingsprojekte en internskappe. Skryf `n soliede weeklikse verslag, en jou superiors sal `n duidelike idee hê oor die vordering wat jy gemaak het.

conținut

Stappe
Deel 1organiseer jou inligting
Deel 2formateer jou verslag
Deel 3gebruik `n kragtige taal

stappe

Deel 1
Organiseer jou inligting

Prent getiteld Skryf `n Weeklikse Verslag Stap 1

Identifiseer die doel van u verslag. Terwyl u gevra word om weeklikse verslae as deel van u werkspligte in te dien, is die werk nie die doel van die verslag as sodanig nie. Om vas te stel waarom u werkgewer weeklikse verslae versoek, sal u help om met sekerheid te besluit watter inligting daarin vervat moet word en watter items die belangrikste is.

Normaalweg word verwag dat u verslae bestuurders sal toelaat om hulself op die status van u projekte op te dateer, of dat hulle `n hulpmiddel is om hulle te help in hul besluitneming.
As u byvoorbeeld die administrateur van `n kleinhandelaar is, kan u gevra word om weeklikse verslae in te dien wat u verkope per week opsom. Jou werkgewer gebruik hierdie verslag om prestasie, verwysingspryse en bestellings met betrekking tot jou winkel te evalueer.
As u weeklikse verslae in die kader van `n internskap of `n navorsingsprojek gaan indien, is die doel om u werkgewer of instrukteur te wys hoeveel vooruitgang u behaal het en die opsie hê om enige belangrike deurbraak of ontdekking te deel.

Prent getiteld Skryf `n Weeklikse Verslag Stap 2

Bepaal wie jou verslag sal lees. Om u gehoor te identifiseer, is noodsaaklik om u verslag te beplan. Deur nie te weet wie jou verslag (en hoekom) sal lees nie, kan jy nie weet watter inligting die belangrikste is nie.

Om u gehoor te identifiseer, help u ook om te verstaan hoe u die verslag moet skryf en watter soort taal u moet gebruik. Byvoorbeeld, jy sal `n heeltemal ander verslag skryf as jou gehoor `n groep van vyfjariges was, in vergelyking met as jy dit vir uitvoerende hoofde van `n groot maatskappy skryf.

U sal ook `n beter idee kry oor wat u gehoor vooraf ken en wat u moet verduidelik in meer detail of waar u addisionele bronne moet verskaf. Byvoorbeeld, as jy `n weeklikse verslag oor `n regskwessie gaan skryf, en dit sal deur `n groep prokureurs gelees word, hoef jy nie `n gedetailleerde opsomming van die wet te gee nie. `N Samevatting mag egter vereis word as jy sou skryf oor dieselfde onderwerp vir bestuurders of administrateurs sonder opleiding in regsake.

As u verslag tydens `n internskap, navorsingsprojek of ander akademiese aktiwiteit vereis word, moet u in gedagte hou dat u gehoor nie u onderwyser of instrukteur is nie, al is dit hy aan wie u dit sal lewer. Om jou gehoor in hierdie konteks te vind, fokus op die aard van jou projek en jou dissipline as geheel.

Prent getiteld Skryf `n Weeklikse Verslag Stap 3

Gee prioriteit aan die kernpunte van u verslag. Terwyl u u verslag so konsekwent moontlik moet hou, is dit waarskynlik dat u gehoor nie alles daarvan sal lees nie. In antwoord hierop moet u die belangrikste inligting, of die finale resultate, aan die begin van u verslag opspoor.

Byvoorbeeld, as die doel van u verslag is om verskillende handelsmerke van toerusting te vergelyk en te kontrasteer en die een wat u dink die beste te wees vir die maatskappy om te gebruik, moet u gevolgtrekking aan die begin wees. Later kan jy voortgaan met die verduideliking van hoekom.

Oor die algemeen is die doel dat die eerste bladsy van u verslag bestaan uit `n opsomming van resultate, aanbevelings of gevolgtrekkings. Gebruik die res van die verslag om te verdiep en lesers sal vorentoe beweeg in die dokument as hulle dit nodig ag of wil hul begrip van jou bevindings uitbrei.

Prent getiteld Skryf `n Weeklikse Verslag Stap 4

Wees versigtig met die "bestemming" tipies van jou verslag. In die meeste gevalle word die weeklikse verslae vereis om te voldoen aan lêer registrasie doeleindes en sal dienooreenkomstig bestuur word. Dit is nie algemeen dat `n weeklikse verslag in die meeste kontekste van begin tot einde gelees word nie en jy moet dit nie verwag nie.

In elk geval, moenie daarop staatmaak as `n verskoning om jou verslag te vervals of omskep in onverskillige werk van lae gehalte nie. U verslag moet `n weerspieëling wees van u en u werksetiek. `N Onverskillige verslag het `n hoë waarskynlikheid om opgemerk te word, en die herhaling van "Ek het geweet dat jy dit nie gaan lees nie" is nie `n verskoning om `n middelmatige werkproduk te maak nie.

Terwyl jy `n hoë gehalte en goed geskrewe verslag in sy geheel wil hê, fokus veral op die afdelings van die verslag wat waarskynlik die meeste deur jou gehoor sal wees. Oor die algemeen is hierdie afdelings u uitvoerende opsomming en u gevolgtrekkings of aanbevelings. Dit moet onberispelik wees.

Hou in gedagte dat u werkgewer nie ophou om u verslag te lees nie omdat u geen belangstelling het nie of omdat dit onbelangrik is. Mense wat in senior bestuur of uitvoerende posisies is, bly baie besig en is vaardig om die inligting te versamel wat hulle benodig om doeltreffende besluitneming te maak. Hulle sal nie die verslag heeltemal lees tensy dit nodig is nie, maar hulle sal dit behou as hulle wil terugkeer om dit weer te lees.

Deel 2
Formateer jou verslag

Prent getiteld Skryf `n Weeklikse Verslag Stap 5

Versoek monsters. Baie maatskappye het `n standaard formaat vir die voorbereiding van weeklikse verslae en bestuurders of bestuurders kan gebruik word om inligting op die manier te ontvang. Die gebruik van `n ander formaat kan frustrasie en verwarring veroorsaak.

Dit is veral belangrik met verkoopsverslae. Administrateurs word gewoond om na die verslae te kyk en om te weet in watter deel van die bladsy daar `n figuur of data sal wees. As u `n ander formaat gebruik, sal u verslag feitlik nutteloos vir hulle wees, aangesien hulle gedwing sal word om dit volledig te lees om die inligting te vind wat hulle benodig.
Praat met die assistente van die administratiewe area sodat u kan uitvind of daar `n formaat is wat u kan gebruik ten tyde van die invul van die verslag, op hierdie manier hoef u dit nie van nuuts af in die teksverwerkingsprogram wat u gebruik, te skep nie. Baie maatskappye het `n formaatlêer wat die korrekte instellings bevat, met inagneming van marges, tabelle, paragraafstyl en lettertipes.

Prent getiteld Skryf `n Weeklikse Verslag Stap 6

Hou die afleweringsmetode in gedagte. As jy `n papierdokument druk of as jy dit digitaal as `n aanhangsel aflewer, moet jy jou verslag `n ander formaat gee as dit net in die inhoud van `n e-pos ingesluit word.

Byvoorbeeld, as jy jou verslag as `n aanhangsel aan `n e-pos indien, moet jy jou uitvoerende opsomming in die inhoud van die e-pos insluit. Op hierdie manier hoef die leser nie die aanhangsel oop te maak om die hoofaspek van u verslag te verstaan nie.

As u `n verslag fisies inlewer, is dit meer waarskynlik dat u `n dekbrief of titelbladsy moet insluit sodat u verslag korrek geïdentifiseer en geliasseer kan word.

Ongeag hoe jy die verslag lewer, maak seker dat jou naam op alle bladsye ingesluit is en dat almal van hulle in die formaat genommer is "X van Y". Die bladsye moet maklik skeibaar wees en diegene wat dit lees, moet met een oogopslag kan oordeel as daar die volledige verslag is en wie dit gemaak het.

Jy kan maklik al die vereiste inligting as `n koptekst op elke bladsy insluit. Byvoorbeeld, jou kop kan sê "María Peres, Verkoopverslag, Week 32, Bladsy 3 van 7".

Prent getiteld Skryf `n Weeklikse Verslag Stap 7

Sluit `n uitvoerende opsomming in. Die uitvoerende opsomming is `n kort opsomming van die hele verslag, wat gewoonlik uit een of twee paragrawe bestaan, met `n paar sinne uit elke afdeling van u verslag. Die algemene idee is dat uitvoerende beamptes hierdie opsomming kan lees en met inagneming daarvan dat dit in ooreenstemming is met die oorspronklike verwagtinge rakende die aangeleentheid wat aangespreek moet word, kan hulle aksie neem sonder om voort te gaan lees.

Vir die opstel van die uitvoerende opsomming is dit van besondere belang om `n duidelike en bondige taal te gebruik wat maklik verstaanbaar is. Vermy jargon of gespesialiseerde terme wat enige verduideliking benodig, selfs as u weet dat u gehoor in hierdie terme goed vertroud is.

Skryf die laaste uitvoerende opsomming neer nadat u al die ander afdelings van u verslag voltooi het. U kan immers nie iets opsom wat nog nie geskryf is nie. So jy het `n struktuur waarvan jy van plan is om jou verslag te skryf. Baie dinge kan wissel tydens die skryfproses.

Prent getiteld Skryf `n Weeklikse Verslag Stap 8

Voorsien `n struktuur vir u paragrawe en afdelings. Sodra u die formaat verstaan waarin u verslag aangebied gaan word, ontwerp `n struktuur vir die afdelings wat dit in ooreenstemming sal bring met die doel van u verslag.

Kyk na die struktuur wat jy stel om te verseker dat dit logies van een afdeling na die volgende vloei en seker maak dat dit ontwerp is om by die spesifieke gehoor wat dit sal lees, te pas, wat jy voorheen geïdentifiseer het.

Oor die algemeen sal u verslag `n uitvoerende opsomming, `n inleiding, gevolgtrekkings en aanbevelings, bevindinge en bespreking insluit, en `n lys van verwysings. U kan aanhangsels bevat wat relevante data bevat, sowel as `n inhoudsopgawe wanneer die verslag langer is, maar gewoonlik het die weeklikse verslae `n kort uitbreiding.

Elke afdeling van u verslag spreek `n spesifieke onderwerp aan. Binne die afdeling bespreek elke paragraaf `n enkele idee. Byvoorbeeld, as u `n afdeling in u weeklikse verkoopsverslag getiteld "Gewilde Brands vir Kinders" het, kan u `n paragraaf hê wat aan elke handelsmerk toegewys is. As u `n onderskeid maak tussen klere vir seuns en dogters, kan u onderafdelings (geïdentifiseer met die toepaslike ondertitels) vir elkeen van die handelsmerke hê. Na `n paragraaf waar u bespreek oor die kinders se klere wat deur daardie handelsmerk aangebied word, sal u `n ander hê waar u bespreek. die klere wat vir meisies aangebied word.

Prent getiteld Skryf `n Weeklikse Verslag Stap 9

Maak indien nodig `n klein bladsy of `n dekbrief. Die korter verslae mag nie `n aparte klein bladsy benodig nie. Die langer verslae moet egter `n bladsy bevat wat u as die redakteur identifiseer en die doel van die verslag kortliks beskryf.

Die voorleggingsblad verskil van die uitvoerende opsomming en bevat in wese die inligting wat nodig is om die administratiewe doeleindes op so `n wyse te bevredig dat die verslag behoorlik geliasseer kan word.

Jou werkgewer kan `n spesifieke liasseringsblad hê wat nodig is vir weeklikse verslae. As dit die geval is, maak seker dat jy die korrekte formaat gebruik.

U aanbieding moet ten minste die titel of beskrywing van u verslag bevat (soos "Weeklikse verkoopsverslag"), u naam en die naam van enige ander medewerker wat bygedra het tot die voorbereiding van die verslag, die naam van die maatskappy en die datum waar jy die verslag gefinaliseer of afgelewer het.

Deel 3
Gebruik `n kragtige taal

Prent getiteld Skryf `n Weeklikse Verslag Stap 10

Skep effektiewe titels en onderskrifte. Met jou titels en ondertitels kan die leser vinnig gedeeltes in jou verslag vind wat van belang is vir hulle of oor wat hulle wil lees om meer algemene inligting oor jou gevolgtrekkings of aanbevelings te hanteer.

Maak seker dat jou titels en ondertitels direk en akkuraat die inhoud wat in daardie afdeling of subartikel voorkom, beskryf.
Byvoorbeeld, as u `n weeklikse verkoopsverslag ontwerp, kan u artikels insluit wat onderwerpe soos "Tendense in vroue se klere," "Tendense in mansmodus," en "Populêre handelsmerke vir kinders" insluit. Binne daardie afdelings kan jy onderskrifte plaas om sekere tendense of gewilde handelsmerke uit te lig.
Gebruik dieselfde grammatikale konstruksie vir alle titels sodat u verslag logies en konsekwent is. Byvoorbeeld, as die eerste titel is "Instelling van `n aanvanklike posisie in manlike mode, "dan moet die tweede titel wees "Markering van die stap in vroulike klere ", nie iets soos" Figure of sale in the area of women "nie.

Prent getiteld Skryf `n Weeklikse Verslag Stap 11

Skryf met duidelike en eenvoudige sinne. `N Beknopte skryfwerk met sinne wat gestruktureer is in die standaardbevel "subject-verb-object", toon duidelike denke en bied geloofwaardigheid aan jou aanbevelings en gevolgtrekkings.

Nadat u die eerste weergawe van u verslag voorberei het, moet u dit deeglik lees en ontslae raak van alle onnodige taal. Vind die handeling van elke frase en stel wie dit langs die werkwoord voer. Dink aan elke sin asof jy sê "wie doen wat".

Maak die ontslag duidelik en gaan reguit na die punt, vermy die gebruik van frases soos "ten spyte van", "met die doel dat" of "ten einde te".

Jy mag dink dat hierdie skryfstyl vervelig is, maar die doel van jou weeklikse verslag is nie om te vermaak nie. Hierdie styl sal hulle laat verstaan en dat die inligting op `n meer effektiewe manier aan u lesers oorgedra sal word.

Prent getiteld Skryf `n Weeklikse Verslag Stap 12

Hou jou skryfdoelwit en onpartydig. Alhoewel jy aanbevelings maak, moet hulle gebaseer wees op feitelike bewyse, nie opinies of gevoelens nie. Oortuig jou lesers met feite wat goed ondersteun en geskryf is.

Vermy adjektiewe en ander woorde en herlaai frases wat negatiewe of positiewe konnotasies het. In plaas daarvan, fokus op die maak van argumente gebaseer op feite.

Veronderstel byvoorbeeld dat u in u weeklikse verkoopsverslag aan een van u verteenwoordigers aanbeveel. Ondersteun die aanbeveling met feite wat die verdienste van die werknemer demonstreer in plaas daarvan om dit met subjektiewe besonderhede te doen of om emosies aan te spreek. "María maak voortdurend die hoogste verkope in ons winkel, al werk sy net 15 uur per week. "Dit is beter "María is die mooiste persoon wat deel is van my personeel en maak altyd ekstra moeite, ten spyte van die feit dat sy gedwing was om haar werksure te beperk om te sorg vir haar herstellende ma. "

Prent getiteld Skryf `n Weeklikse Verslag Stap 13

Gebruik sterk werkwoorde Wanneer jy in `n aktiewe stem skryf, het jy `n woord wat die leser vertel watter aksie in die sin voorkom: die werkwoord. Gebruik kort, sterk werkwoorde wat die aksie wat aangaan, duidelik beskryf.

Kies werkwoorde wat eenvoudig is. Byvoorbeeld, "gebruik" is beter as "gebruik".

Woorde wat denkprosesse beskryf (dink, weet, verstaan, glo) is soms nodig, maar is gewoonlik minder robuust as die werkwoorde wat `n aksie beskryf. U moet u stelling verdiep en dit verduidelik sodat dit tot `n aksie kan lei. Byvoorbeeld, veronderstel jy skryf "Ek glo dat ons verkope in die komende maande sal toeneem". Verklaar die stelling en vind uit hoekom jy dit glo. Daarna kan jy `n sin skryf wat lei tot `n aksie in die styl van "Histories groei verkope gedurende die vakansie seisoen. Ek voorspel dat verkope in November en Desember sal styg. "

Om jou aksie-georiënteerde skryfwerk te handhaaf, hersien jou verslag en probeer preposisies uit te skakel en vervang met woorde die woorde met die einde -ioon met sterk werkwoorde. Byvoorbeeld, "konsensus van mening" kan eenvoudig "konsensus" wees en as iemand "beskerming bied", is dit sterker om bloot te sê dat die persoon "beskerm".

Prent getiteld Skryf `n Weeklikse Verslag Stap 14

Vermy die passiewe stem. Wanneer jy passief skryf, beklemtoon jy wie die aksie uitvoer en beklemtoon die voorwerp waarop daardie aksie val. In sommige gevalle is dit nodig as gevolg van politieke of diplomatieke redes, maar dit veroorsaak dikwels verwarde en verwarrende skryfwerk.

Die aktiewe stem gee krediet aan diegene wat die aksie uitgevoer het en toon die leser van die verslag wat verantwoordelik is vir daardie aksie. Om te verstaan waarom dit belangrik is, verbeel jou dat jy `n artikel oor `n vernietigende vuur gelees het wat sê: "Gelukkig is al die kinders gered." Die identiteit van die persoon (of persone) wat die kinders gered het, is belangrik. As die vonnis gesê het "Plaaslike pastoor Pedro García het `n dosyn keer by die weeshuis ingekom en die kinders gered"Nou weet jy wie krediet verdien om `n held te wees onder sulke omstandighede.

Die aktiewe stem is belangrik om verantwoordelikheid te aanvaar vir aksies wat negatiewe gevolge kan hê. As jy in jou verslag skryf "Foute is gemaak", sal jou werkgewer wil weet wie die foute gemaak het sodat hulle behoorlik gesondig kan word. As jy foute gemaak het, sal die erkenning en verantwoordelikheid vir hulle `n lang pad wees om vertroue in jou te bou.

Om die passiewe stem van jou teks op te spoor en uit te skakel, soek na die werkwoorde "om te wees" en "om te wees". Wanneer jy dit vind, identifiseer die aksie in die sin, ontleed wie die aksie uitvoer en verplaas dit na die begin of die middel.

Prent getiteld Skryf `n Weeklikse Verslag Stap 15

Dit stuur inligting deur visuele elemente te gebruik. Tafels en grafieke is baie makliker om te lees en te volg as `n paragraaf wat dieselfde inligting verskaf, veral as die inligting wat jy stuur, uit baie getalle bestaan.

Kies die toepaslike visuele element om die inligting na u leser te stuur op `n manier wat hulle behulpsaam is en die doel van u verslag weerspieël.

Byvoorbeeld, jy kan `n lyngrafiek kies om die opwaartse neiging in verkope van woljasse te toon. Hierdie manier van aanbieding van die inligting sal meer effektief wees as om dieselfde verkoopsverhoging in `n tabel te toon wat die aantal woljasse elke maand verkoop, want die tabel sal die leser dwing om na al die getalle te kyk, hulle te vergelyk en te erken dat hierdie Hulle het hul waarde verhoog. Al hierdie kan gedoen word met `n eenvoudige blik op die lyne van die grafiek.

Hou in gedagte dat die oë aangetrek word tot die visuele elemente. Maak seker dat hierdie elemente `n georganiseerde en versigtige voorkoms het, en dat hulle goed op die bladsy geplaas is. Dit sluit slegs visuele elemente in as dit noodsaaklik is vir u aanbevelings of gevolgtrekkings.

Prent getiteld Skryf `n Weeklikse Verslag Stap 16

Verwyder die jargon. Elke bedryf of akademiese dissipline het sekere terme wat die indruk gee dat dit nie deur ander meer algemeen kan wissel nie, sowel as buzzwords wat gewildheid verkry uit boeke of bekende artikels. Alhoewel hierdie woorde soms nuttig kan wees, gee hulle gewoonlik nie bykomende waarde nie en versuim om u boodskap doeltreffend oor te dra.

Om `n lys van algemene buzzwords in die bedryf te skryf, kan nuttig wees om seker te maak dat jy dit nie in jou verslae gebruik nie. Wanneer u verslag voltooi is, kan u eenvoudig die dokument vir daardie woorde soek en vervang indien nodig.

Hou in gedagte dat die oormatige gebruik van modieuse woorde vir jou leser nie vir jou wys dat jy bewus is van jou spesifieke veld nie, en wel die teenoorgestelde. Oor die algemeen is bestuurders en administrateurs ouer en het die komings en verloop van honderde van hierdie woorde mettertyd gesien. Gebruik hulle te dikwels en hulle sal aanneem dat luiheid jou oorheers, dat jy regtig nie weet waaroor jy praat nie, of dat jy net probeer om hulle te beïndruk.

Op dieselfde manier moet u ook te moeilike terme vermy. Byvoorbeeld, net omdat jy `n verslag skryf wat `n regskwessie opsom, beteken dit nie dat jy dit met groot hoeveelhede wettige jargon moet verteer nie.

Prent getiteld Skryf `n Weeklikse Verslag Stap 17

Doen `n noukeurige oorsig. As u verslag vol tipografiese en grammatikale foute is, sal dit u leser aflei en `n negatiewe beeld oor u weerspieël. Ontwerp jou verslag goed voordat jy die afleweringsversie voorberei, sodat jy genoeg tyd het om seker te maak dat jy dit versigtig hersien.

Begin `n grammatika- en speltoets in u woordverwerkingsaansoek, maar moenie heeltemal daarvan afhanklik wees nie. Hierdie programme sal baie foute misloop, veral tipografiese foute wat homofoniese foute tot gevolg het (soos om "naby" te skryf wanneer wat jy wil sê is "het afgekom").

Om `n noukeurige oorsig van u verslag van die einde tot die begin te doen, is `n goeie manier om te verseker dat u nie foute mis nie. Veral as jy vertroud is met wat jy beplan om te skryf, sal jy foute soos die weglating van woorde doeltreffend kan opspoor, want normaalweg wat in hierdie gevalle gebeur, is dat jou brein outomaties die leemtes vul en dit kan veroorsaak dat jy dit nie opmerk nie. . Dit sal nie gebeur as jy lees vanaf die einde en beweeg na die begin.

Om u verslag hardop te lees, is nog `n goeie manier om foute op te spoor en stylversorging te vergemaklik. As jy sien dat jy struikel terwyl jy `n bepaalde sin of paragraaf lees, is dit moontlik dat die gedeelte van die verslag moeilik leesbaar is, wat jou gehoor ook geestelik sal struikel. Herwerk die ingewikkelde afdelings sodat hulle beter vloei.

Deel op sosiale netwerke:

Verwante