Hoe om `n konvensie te organiseer

Maak jou plan skriftelik. Met soveel te doen en soveel besonderhede om te hanteer, is dit baie maklik om belangrike stappe te doen. Beplan jou werk en werk jou plan. Dit sal u ook help met die afhandeling en instandhouding van tydige opvolgings.

Reserveer die plaaslike. Dit is die belangrikste individuele besluit wat u maak ten opsigte van die beplanning van u konvensie. Kies `n plek wat pas by die geraamde grootte van u groep, met skoon en goed toegeruste fasiliteite, en waar u voedseldienste aan u groep op `n vars en tydige manier kan voorsien. Oorweeg of deelnemers vroeër sal bywoon of bly tot later, wat beteken dat jy die nabygeleë aantreklikhede moet evalueer.

Skep `n komitee Niemand het gesê dat jy die hele konvensie self moes beplan nie, reg? Vra vir hulp, skep `n komitee en omring jouself met entoesiastiese mense wat nuttig, hardwerkend en toegewyd is. Daarbenewens is dit die moeite werd om belangrike idees in `n klein verwysingsgroep vas te stel ten einde enige toesig te voorkom.

Bespreek vooraf die oudiovisuele diens. Oudiovisuele ondersteuning is een van daardie dinge wat mense nie sal sien nie, tensy dit ontbreek of wanfunksies. `N Effektiewe oudiovisuele ondersteuning moet perfek geïntegreer word met die hoofstadium.

Onthou dat as mense honger het, hulle eet. Aan die ander kant moet hulle ook die badkamer van tyd tot tyd gebruik. Maak seker dat u program so gestruktureer is dat deelnemers tyd het om iets te eet tydens uithoeke en ook indien nodig, na die badkamer.

Raadpleeg die eienaars van die perseel oor u verantwoordelikhede rakende munisipale ordonnansies, ens. Moenie toelaat dat jouself gevang word nie, vra! Sodra jy weet wat nodig is, maak seker dat al jou beplanning gedek is. Dit sal `n goeie idee wees om `n persoon in beheer van hierdie gebied van die geleentheid te plaas.

Kontak. Jy kan nie alles oplos wat jy alleen kan oplos nie. Hou konstante kommunikasie met u personeel, vra vir hulp, maak seker dat almal hul pligte verrig en hulp vra wanneer dit nodig is. Hoe meer jou kommunikasie- en leierskapsvaardighede sterker is, hoe beter sal die resultaat wees.

Versamel inligting Benewens die rekords, moet u voorstelle vir verbeterings bymekaarkom, kontakinligting vir verteenwoordigers wat tydens u volgende kongres kan borg of aanbied, asook terugvoeropnames van deelnemers. Hierdie inligting is noodsaaklik om u te help om u gebeurtenis te verbeter. Maak dus seker dat u tyd neem om dit te analiseer.

Wys jou spel gesig Smile, wees vriendelik en verwelkom en herinner jou personeel om dieselfde te doen. Wanneer die personeel aksie neem, toon dit hul sterk punte. Maak jou mees sosiale en ervare personeel en komiteelede beskikbaar om met direkte verkeer te help en vrae te beantwoord. Diegene wat meer vriendelik en georganiseer is, is ideaal om die registrasie- en kontroletoon te beset. Die mees hardwerkende en skelm mense is die beste mense om te dien as gidse en in agterkameraktiwiteite.

Vul die inligting in (indien van toepassing). Met geluk kon jy inligting elektronies versamel, wat die behoefte om dit te registreer, uitskakel. As dit nie die geval is nie, is dit die moeite werd om vorms vooraf in te skryf in plaas van na die gebeurtenis. Op hierdie manier skep jy die lys kontakte wat jy sal gebruik in die "reserwe die datum" e-pos vir die volgende jaar se gebeurtenis.

Ontleed die inligting. Hersien, som op en ontleed die antwoorde van die deelnemers se opnames. Gee aandag aan wat gewerk het, wat nie aanvaar is nie en watter voorstelle die deelnemers gemaak het om die proses en die ervaring te verbeter. Sluit hierdie inligting in met u aantekeninge van die vorige stap. Kyk ook jou begroting: het jy aangepas by die begroting? Watter fondse is bestee wat in die toekoms vermy of weggelaat kan word? Hoe kan die fondse beter bestee word? (Byvoorbeeld, deelnemers opnames kan die behoefte aan bykomende tekens wys om verwarring te vermy en die vloei van verkeer te bestuur. As jy dit weet, kan jy fondse in volgende jaar se tekensbegroting byvoeg.)

Dankie. Na jou gebeurtenis, stuur aantekeninge of dankie briewe aan die belangrike mense wat bygewoon het. Dit sluit in komiteelede, vrywilligers, personeel, borge, aanbieders, verkopers wat fondse of items (blomme, versierings, drankies, advertensies, ens.) Vir die geleentheid geskenk het. Moet nooit die krag van dankbaarheid onderskat nie. Wanneer u die tyd neem om u opregte dankbaarheid uit te spreek, is dit dieselfde mense en verskaffers wat die volgende keer die meeste ontvanklik sal wees wanneer u hulle hulp vra.