Hoe om jou Outlook-e-pos effektief te bestuur

Filter boodskappe vinnig. Outlook 2010 het `n nuwe funksie wat help om boodskappe op datum te sorteer en hulle in gesprekke te organiseer.

• Wanneer u hierdie funksie gebruik, sal boodskappe wat dieselfde onderwerp het, verskyn as `n gesprek en gebruikers kan dit sien, uitbrei of verminder deur op die ikoon aan die linkerkant van die onderwerplyn te klik. Die boodskappe binne elke gesprek word geklassifiseer met die nuutste boodskap aan die bokant. Wanneer u `n nuwe boodskap ontvang, sal die hele gesprek na die bokant van die e-poslys beweeg wat u help om die vloei van e-posse maklik te volg.
• Om die gesprek te aktiveer, gaan na die View-oortjie van die gesprekgroep in die vak View as conversatie. U kan die grootte van `n gesprek met die Skoon funksie verminder. Hierdie funksie sal help om herhaalde boodskappe in die gesprek te verwyder.
• Kliek op Skerm op die blad Tuisblad in die Verwyderde boodskapgroep en klik op Skakel gesprek. In alle weergawes van Outlook kan gebruikers boodskappe in die mailbox vinniger vind deur die manier waarop hulle in die e-posmap geklassifiseer word, te verander. Byvoorbeeld, jy kan jou e-posse sorteer volgens datum, sender, en lêergrootte of vlak van belang.

Groepeer dieselfde boodskappe in die dopgehou. Wanneer `n nuwe e-posmap geskep word, kan gebruikers verwante boodskappe in dopgehou groepeer. Byvoorbeeld, jy kan die boodskappe groepeer volgens onderwerp, projek, kommunikasie of ander kategorieë wat geskik is vir jou werk of stokperdjies. Gebruikers kan ook `n gids skep vir alle boodskappe wat deur hul baas of iemand wat belangrik is, insluitend die belangrikste inligting wat gered moet word. Om `n nuwe gids in Outlook 2010 te skep, gaan na die gids Vouer, in New, klik New Folder. As jy `n nuwe gids wil maak in Outlook 2007 of Outlook 2003, gaan na die menubalk, klik op Lêer, kies Nuwe en dan Map.

Skep `n soektogmap om die boodskappe te vind. Die soektog gids is `n vinnige en maklike manier om `n versameling e-posse te vind. Dit slaan geen boodskappe op, maar bied die virtuele dopgehou wat al die boodskappe in jou inkassie vertoon, gebaseer op die eienskappe wat jy soek. Outlook soek dopgehou bied verstek funksies soos ongelees e-pos, maar jy kan ook jou eie reëls skep. U kan byvoorbeeld die soekmouers gebruik om alle inligting wat verband hou met `n spesifieke projek, `n belangrike kliënt of `n volgende vergadering, te help.

• Om `n soektogmap in Outlook 2010 te skep, klik in die pos op die blad Folder, onder New, op Nuwe soekmap.
• As jy `n soekmap wil maak in Outlook 2007 of Outlook 2003, kliek in die pos op die menu lêer, beweeg die muis na New en klik op soekmap.

Verminder ongewenste e-posse met die e-pos filter. Hou onnodige e-posboodskappe weg van die Inboks met die Outlook-e-posfilter. Hierdie filter sal e-posse stuur wat gemerk is as ongewenste e-posse in `n aparte vouer in die posbus. Gebruikers kan die inhoud van hierdie vouer sien om seker te maak dat daar nie `n belangrike e-pos is wat verkeerd daar gestuur is nie. Indien wel, moet u die filter aanpas om foutiewe sein in boodskappe in die toekoms te voorkom.

Ken `n kategorie volgens kleur toe. Gee `n kleur aan groepe onverwante e-posse en ander kategorieë in Outlook, soos notas, kontakte en afsprake. Van daaruit kan gebruikers dit maklik identifiseer en bestel. Byvoorbeeld, jy kan maklik alle boodskappe, afsprake en kontakte deur rekenaarverkope-projekte volg deur `n kategorie genaamd "Verkoop van rekenaars" te skep en boodskappe daaraan te gee.

Brand om op te volg Gebruikers kan die banner vir die dopfunksie gebruik om e-posboodskappe en take te merk om dit te help sorteer of merk. Die vlae sal jou vra om `n onderwerp te volg, iemand se versoek te onthou of `n aangeduide boodskap of kontak te bestel. Dit kan ook jou e-posvouer maklik organiseer omdat hulle presies weet wat om te doen en wanneer om dit te doen. Hou in gedagte dat wanneer u `n taak opstel en `n vervaldatum vir die taak stel, dit outomaties gemerk sal word sodat u die vervaldatum vir daardie aksie nie vergeet en uit te voer nie.