Hoe om `n gebeurtenis te maak

Die organisasie van gebeure is `n goeie ervaring, ongeag of dit jou eie party is, `n korporatiewe geleentheid, `n gebeurtenis vir familie en vriende, of `n troue of ander formele gebeurtenis. Dit is harde werk, maar dit is ook baie lonend. Dit kan `n verskil maak vir die betrokke persone, wat u vriendelikheid en groot pogings om u verjaarsdag, herdenking, troue of ander viering of gebeurtenis te organiseer, baie waardeer. Die onderstaande stappe sal jou leer hoe om `n groot geleentheid organiseerder te wees, en hulle sal jou voorstelle gee om probleme op te los en, met omsigtige beplanning, hulle heeltemal te vermy.

conținut

Stappe
Deel 1
Deel 2
Deel 3
Deel 4
Deel 5
Wenke

stappe

Deel 1

Bepaal die basiese beginsels

Vind uit jou doel en jou doelwitte. Dit alles lyk baie logies, maar jy moet sorg te dra vir permanent geskryf om te weet wat is die beste grootte plaaslike, voldoende begroting, die aard van die aanbieding, die bedrag (of klas) van gaste en watter strategieë te gebruik vir jou spesifieke gebeurtenis . So, wat is die ideale resultaat wat jy soek? Wat wil jy doen?

Sodra jy besluit wat jy gaan doen (vier, fondse insamel, opvoed, verkoop, stel `n huwelik voor, ens.), Dink aan Hoekom sal jy dit doen? Om jou motiverings te ken, kan jou help om jou fokus en momentum te gee.
Om `n paar doelwitte te bereik, kan jou ook help om jouself in die rigting te stel wat jy moet gaan. Jy kan nie probeer om `n doel te bereik wat jy nog nie vasgestel het nie. As jy $ 4000 het en jy mik op $ 5000, kan daardie doel jou na die doel stoot.

Kies die datum en tyd. Dit is een van die belangrikste faktore in die organisasie van die geleentheid. As jy `n datum en tyd kies wat niemand kan bywoon nie, maak dit nie saak hoe groot die gebeurtenis wat jy beplan het nie. En as jy `n datum kies wat nie te ver is nie (of te gou), sal jou gaste dit ook vergeet of planne hê. Dit is die Goldilocks-sindroom van organiserende gebeurtenisse!

Ideaal gesproke moet jy jou gaste met ongeveer twee weke vooraf van die geleentheid laat weet. Dit gee hulle `n goeie hoeveelheid tyd sodat hulle nog nie planne het nie en gee jou `n goeie skedule om hulle uit te nooi en hulle een of twee keer voor die dag te herinner. So maak jou gebeurtenis in die volgende paar weke ten minste, as jy kan.

Kies die plek. Noudat jy `n idee het van wat jy gaan doen en wanneer kan jy begin dink aan plaaslike inwoners en potensiële plaaslike inwoners met `n datum en die dinge wat jy nodig het, sal benader. In watter tipe gebou wil jy die geleentheid uitvoer en hoe sal die ruimte bestuur word? Sal die gaste in stoele in rye, op banke, op tafels of op komberse sit vir buitelugpieknieks? Sal die weer `n probleem wees? Sal daar `n behoefte wees vir `n ruimte om te dans, sprekers, `n podium of `n verhoog? Indien wel, beplan om seker te maak dat die spasie vir die geleentheid groot genoeg is.

Dit is altyd beter om vooraf die plek te besoek en `n kaart van die gebied te teken. Hierdie kaart kan gebruik word as `n "stryd plan" en laat jou toe om sketse te maak en ruimte vir tafels, diens roetes vir kos, toegang gestremdes toeken indien nodig en uitgangsroetes, en beplan hoe Jy sal die toerusting in sy plek plaas. Jy moet ook kyk waar die kragopwekker sal (indien nodig), eksterne toerusting soos `n yskas, ys maker, braai of stoof, ens, en waar die proppe en kabels moet wees (wat kan strategies bedek word met `n mat ) en ander sekuriteitsrisiko`s wat u moet aanspreek.

Het u regshulp of munisipale magtiging nodig? In die meeste gevalle word toestemming nodig vir bars, maar ook vir oormatige geraas, voertuig toegang en parkering, konstruksie van groot kampe soos `n paviljoen en ander behoeftes.

Kies die aantal mense wat u sal uitnooi. Hoeveel mense laat jou begroting en die kamer toe? Sommige gebeure is slegs streng toelating of uitnodiging, so hulle is makliker om te beplan, maar baie geleenthede sal vertraag of addisionele gaste, soos kinders, paartjies of vriende. En onthou, hoe meer gaste jy het, hoe meer toerusting benodig jy.

Aangesien dit die grootste logistieke probleem kan wees, is dit altyd verstandig om seker te maak daar is genoeg ruimte vir alle mense om die plek te beweeg.

In ouer instellings is die aantal gaste algemeen bekend as "pax", dus as jy in `n funksiesentrum werk en jy sien `pax 150`, beteken dit dat 150 gaste verwag word.

Stel `n begroting op Met geluk het jy `n paar mense om jou te ondersteun om saam te bepaal hoeveel geld jy benodig vir hierdie geleentheid. Gaan jy die personeel betaal? Gaan jy die toerusting en die perseel huur? Gaan jy kos en drink voorsien? Gaan jy brosjures of poskaarte plaas? Besluit vir `n nommer wat haalbaar is en pas jou plan daarop aan. Jy wil nie uiteindelik uit jou eie sak betaal vir hierdie geleentheid as jy dit nie hoef te doen nie.

Jy kan dalk in `n situasie wees waar jy borgskappe of donasies kan ontvang, maar die meeste is nie so gelukkig nie. As jy nie verwag om meer fondse te ontvang nie, is dit noodsaaklik dat jy die begroting waar nodig sny. In plaas daarvan om `n voedsel diens toerusting, organiseer `n gebeurtenis waarin elke gas bring `n skottel (ete diens sal minimaal wees, maar moet `n tafel vir middagete, tavolas Caldas en yskaste). In plaas van `n fotograaf te huur, neem die foto`s self. Wees kreatief waar nodig!

Versamel `n span Organiseer jou diensspan (al is dit vriende en familie of ander vrywilligers) om verskillende belangrike afdelings te bestuur, selfs al organiseer jy nie `n gebeurtenis professioneel nie, maar `n klein familie gebeurtenis. Die goeie organisasie van grootskaalse gebeurtenisse het te doen met die organisering van mense sodat elkeen in beheer is van individuele areas van die geleentheid en seker maak dat almal weet wat die plan is.

Hierdie span sal u nodig hê om dit te verwittig met byna soveel afwagting as die personeel wat u huur en u gaste. Gee hulle werk so gou as moontlik aan, gee hulle `n voorkeur as jy kan. En probeer om `n paar mense in die hande te kry - daar is altyd laaste minuut mislukkings.

Bepaal die agenda. Jy kan nie meer beplan voordat jy presies weet wat in die geval sal gebeur nie. Wat gaan die sprekers sê? Sal daar speletjies, aktiwiteite of aanbiedings wees wat geskeduleer moet word? Hoe lank sal die gaste moet eet? Organiseer `n redelik gedetailleerde program vir die dag se aktiwiteite.

Laat altyd `n bietjie ruimte om buigsaam te wees - geen gebeurtenis sal presies gaan soos jy beplan het nie, minuut vir minuut. Mense is laat, toesprake neem langer as wat verwag is, die lyn vir die buffet word nie vooraf gevorder nie. Dus, alhoewel jy `n goeie idee moet hê van wat aangaan, verstaan dat dit net vir organisatoriese doeleindes is en dat niks geskryf sal word nie.

Deel 2

Sit dinge in beweging

Stuur uitnodigings Want op watter ander manier sal mense weet dat hulle moet bywoon? Jy moet hulle uitnodigings stuur! En dit is nie iets wat jy moet insien nie. Die uitnodiging is die gesig van jou gebeurtenis. Die eerste indruk wat mense kry van wat om te verwag en selfs as hulle moet bywoon. Dit moet goed wees.

Oorweeg die tipiese uitnodigings: poskaarte, flyers, ens. Maar ook digitaliseer: gebruik e-pos, nuusbriewe, Facebook, Twitter en webwerwe soos Eventbrite, wat funksioneer as uitnodigings, gasmonitors en kalender.
Korreksie: As jy die grootste aantal mense wil bywoon, gebruik beslis Facebook en Twitter. As jy dit net vir VIP`s wil verlaat, vermy die gebruik van hierdie platforms. As jy dit nie doen nie, sal jy net `n probleem kry.

Monitor diegene wat aanvaar het. Jy sal `n telling nodig hê om presies te weet hoeveel en wat jy benodig, so monitor dit. Dit is waarskynlik nie die aantal mense wat eintlik sal bywoon nie, maar dit moet jou `n algemene idee gee. Die webwerwe wat vir die organisasie van gebeure ontwerp is, kan u hiermee help, maar u kan dit ook op Facebook of in `n Excel-sigblad doen.

Bestuur wat jy moet huur. Sal jy het om te werf, huur, boek of afgevaardigde fotograwe, bouers, ontwerpers en ontwerpers, gassprekers, borge, kunstenaars of bands, of diensdoende predikant, dans vennote of demonstrasies? Dit is verstandig om hulle by die maaltyd in te sluit en die berekening van sitplekke met `n ete en `n plek aan tafel aan te bring, indien nodig en indien nodig.

Sal kos en voorsien word? Indien wel, weet wie sal op die span wees wat die kombuis, diens en netheid sal versorg. Watter soort kos moet jy dien? Is daar waarskynlik gaste met allergieë, vegetariese of veganiese vereistes, diabete, godsdienstige vereistes soos halal of kosher, eet nie gluten, ens? En sal daar babas, klein kinders, of bejaarde of beseerde mense wees wat nie vaste voedsel kan eet nie?

Word die vermaak en logistiek georganiseer? Hierdie deel kan wees lewering van die stereo, tente of tente en dekoratiewe effekte of stadium rigting wat jy nodig het, soos `n mikrofoon en versterkers, beligting, voetstukke, projektors en skerms vir aanbiedings, rookmasjiene of ander magiese uitwerking vir die verhoog, soos spieëls, baniere en korporatiewe plakkate, ens.

As subkontrakte om `n maatskappy te vermaak wees, vra hulle om seker te maak hulle kan bied en te organiseer hul eie span, en waar is die afdelings van die stadium en on-site service en wat die program is. Op hierdie manier kan jy uitvind wat jy sal moet doen om hulle te help.

Voedselverskaffers, bloemiste, entertainers en ander belangrike mense waardeer om soveel tyd as moontlik te beplan, aangesien dit gewoonlik duurder is om produkte en personeel vir dringende versoeke te bekom. Die ander voordeel is dat as jy nie kan voldoen nie, jy nog tyd het om `n alternatief te vind.

Vind iemand wat die seremoniemeester is (MC). Die MC organiseer nie altyd die geleentheid nie, maar dit is die gasheer. Dit is gewoonlik een van die gaste wat toesprake organiseer en geleenthede aankondig, soos middagete, dans, uitstaande gaste of vermaak. Werk voortdurend saam met hierdie persoon en hou dit op datum. As jy goed by jou werk is, sal dit jou baie help.

Soms moet jy die MC wees, in welke geval jou werk baie harder sal word aangesien jy sal moet werk totdat alles verby is. In hierdie geval word dit belangrik om u diensspan te organiseer en groepleiers toe te wys sodat u die meeste van die normale take kan delegeer.

Versamel jou span Wanneer u personeel aanhê, moet u meer as een keer die toerusting aanbring wat hulle benodig. In sommige gevalle mag u slegs mense of produkte voorsien en niks anders nie - u sal die toerusting afsonderlik moet kry. Jy kan dit huur, koop of selfs leen uit jou uitgebreide sosiale netwerk. Gaan jou kontrolelys na, van servette tot luidsprekers en verlengsnoere.

Dekorasies is `n groot deel van enige gebeurtenis. Tafeldoeke, blomme, geskenke, kerse, ballonne, baniere of agtergrond vir foto`s, rooi tapyt, ens. Moet altyd betyds verkry word.

Bedek jou basisse. Een ding wat baie beginners vergeet, is die fyner aspekte van die onderneming. Is daar genoeg? Byvoorbeeld, toilette en badkamers, parkeerplekke, toegangsopritte vir rolstoele, kleedkamers, pantries en kombuisruimte, vullisblikke, wynverkoelers, toegang tot elektrisiteit, ens. Dit is struikelblokke wat net werkbaar is as jy hulle vroegtydig verwag.

Dink ook buite die geleentheid: sal reis en verblyf benodig word vir internasionale of nie-stadsgaste of afgevaardigdes in hotelle, asook besprekings en spasie vir vervoer om hulle te neem en van die geleentheid af te bring?

Weet wie jy te doen het. Om die sosiale hiërargie van jou gebeurtenis te verstaan (as dit nie regtig joune is nie) is fundamenteel om te weet hoe om enige situasie te hanteer. Aangesien dit noodsaaklik is dat die kliënt vertroue in jou het, moet jy uitvind:

Wie is die belangrikste gaste (dit is gewoonlik eenvoudig wanneer dit by `n viering gebeurtenis kom), soos die bruid en bruidegom. Die kliënt is nie altyd die sleutel gas nie, maar hy kan deel wees van sy groep of glad nie teenwoordig wees nie.

Wie is die gasheergaste (die gaste wat gereeld as gasheer op hul eie tafels optree, is geneig om gesellige en goeie motiveerders van die gaste te wees). Hierdie mense is nuttig om `n aangename atmosfeer te behou en gesprekke te voer indien dinge stil word, moedig mense aan om gaste aan mekaar te bied of om nuwe vriende te maak. Hierdie mense moet vertrou word, maar dit is oor die algemeen nuttig om hulle te ken, aangesien hulle u op hoogte sal hou. Hulle kan hulself as gassprekers of MC`s in u plek aanbied in geval van noodgevalle. Dit sal oor die algemeen mense wees wat die gebeurtenis vloei.

Wie is die vredemakers? U moet te alle tye bewus wees van wie hierdie sleutelpersone is, aangesien u hulle moet inlig oor die kwessies en hulle betrek in die hantering van probleme en geskille soos toepaslik. Dit sal gewoonlik die hoof van die gesin, `n beampte, `n baas of sekuriteit wees wat gekontrakteer word.

Wie is die een wat die besluite neem. In die meeste gevalle is jy `n organiseerder, maar as jy gaste moet raadpleeg en dit nie gepas is om sleutelgaste te betrek nie (aangesien hulle gewoonlik goeie gasheer sal wees), moet jy uitvind wie jy in geval van nood moet raadpleeg. Uiteindelik sal die persoon wat die finale gesag in die saak het, die persoon wees wie die rekening betaal as u vir u dienste hef, of enigeen wat u as "die kliënt" beskou.

Deel 3

Bereiking van die doelwit

Vergewis uself van die plek. Lank voor die geleentheid is dit `n goeie idee om `n blik op die lokaal te neem en uit te vind hoe alles georganiseer sal word. U moet dalk addisionele reëlings tref om aan te pas by die vloerplan (verlengkoorde, beligting, ens.). En as die plek moeilik is om vir jou te vind, is dit waarskynlik moeilik om vir jou gaste te vind, dus hou dit ook in ag.

As dit aan jou is, beplan waar elke ding gaan en wanneer. As daar geen spasie is nie, moet jy vertrek. Praat met die plaaslike bestuurder oor watter soort hulp jy kan en bereid is om te bied, en as daar `n stedelike kode is wat jy moet nakom, veral in geval van noodgevalle.

Oorweeg dit om kits vir jou span te maak. Jou span gaan hard werk. Om jou waardering te wys en hulle op hul beste te hou, gee hulle `n kit om aan die begin van die geleentheid te gee. Bottels water, granola bars, sjokolade, klein besonderhede van dankbaarheid, enigiets wat geskik lyk. Dit sal ook van die begin af hul moraal verhoog.

Oorweeg om hulle plate of `n klein geskenk te kry om hulle deel van die geleentheid te laat voel en te herinner. En maak seker jy hou hulle gevoed en gehidreer! Dink altyd aan jou span as `n hulpbron wat jy in die toekoms wil gebruik.

Kommunikeer met alle spanne en derde partye. Voor die geleentheid is dit belangrik om alles in orde te hê. Maak seker u duidelike instruksies aan u span verskaf oor hoe om by die perseel te kom en gee hulle u nommer of verkieslik `n besigheidskaart met kontakte om te bel as hulle aanwysings benodig. Het enige iemand vrae? Reg? Om te werk!

Maak seker dat almal gemaklik is met hul werk. Dit is moontlik dat sommige mense nie bereid is om dit te verbaliseer nie, so probeer hulle as moontlik te ontleed. Lyk hulle veilig en selfversekerd? Indien nie, stel hulle gerus, hersien hul werk en vra hulle basiese vrae. As jy twyfel, koppel hulle met `n meer bekwame vennoot.

Stel `n lys van kontakte en ander vraestelle op, indien nodig. U eie organisasie is net so belangrik soos die gebeurtenis. As jy georganiseer word en dinge chaoties raak, is dit steeds moontlik dat alles goed gaan. Maar as jy nie is nie, kan jy die groot een bou. Dit is `n paar maniere om jouself voor te berei:

Maak `n lys van kontakte met telefoonnommers en adresse. Het die deeg-sjef gedink jy gaan die koek oplaai? Daar is geen probleem nie Bel Ana, wat naby woon - sy kan op die pad na die geleentheid rondloop.

Maak `n kontrolelys. Soos personeel arriveer, sal jy weet watter produkte, toerusting en wat ontbreek.

Stel kwitansies en faktuur op soos nodig. Hoe meer beheer jy oor alles het, hoe minder probleme sal jy later hê.

Vermy die laaste minuut veranderinge. Is dit waarskynlik dat daar gereelde artistieke veranderinge plaasvind? Troues is berug omdat kliënte besig is om ontwerp veranderinge te doen. Dit is dus raadsaam om jou kliënte `n sperdatum vir veranderinge te gee. Oor die algemeen is 1 week voor die gebeurtenis baie naby, maar dit gee die kliënt `n bietjie buigsaamheid en verhoed dat die laaste minuut veranderinge van te laat kom om prakties of koste-effektief te implementeer.

As hulle eenvoudige, subtiele of basiese veranderinge is wat gebruik maak van die versierings wat reeds behaal is, is dit nie irrasioneel om toegangsveranderingsversoeke te verkry nie. Wees so akkommoderend as moontlik in wat gewoonlik `n emosionele afwagting is.

Deel 4

Bestuur die gebeurtenis self

Organiseer alles Wees die eerste om by die perseel te kom om toesig te hou oor die voorbereidings. Maak seker dat almal soos toepaslik kom en begin om oproepe te maak as dit nie is nie. Help diegene wat hulp nodig het, rig diegene wat rigting nodig het en kom uit die pad wanneer jy moet. Is nie beseer nie tot na die geleentheid, asseblief.

Jy sal kalmer voel as jy `n kontrolelys maak. Neem `n deel vir die personeel, `n ander vir die personeel wat gehuur word, `n ander vir versierings en basiese organisasie, en nog een vir die span. Wanneer alles op die lys gemerk is, is dit tyd om asem te haal.

Afgevaardigdes. Moenie bang wees om te delegeer nie. Die belangrikste stresfaktor wanneer dit by `n gebeurtenis kom, is tyd. Om dit te red, moet almal saamwerk. As iemand nie so behulpsaam is as wat hulle kan wees nie, gee hulle iets beter om te doen. Dis jou werk Dis nie dat jy besig is of oor die lyn gaan nie - jy doen wat jy moet doen.

Wanneer u delegeer, wees ferm maar hoflik. Sê: "John, ek het jou nodig om op die oomblik by die voedselverskaffers te wees." Dankie. " U personeel moet so goed as moontlik optree. Hou alles `n duisend wondere om die leier te wees wat jy moet wees.

Wees buigsaam Dit beteken om seker te maak dat dinge by die program bly en om te help of rugsteunplanne te hê as iets vertraag word- en aanvaar dit. As jy begin stres, verloor jy jou kop. Niks goed sal daaruit kom nie. Dus, wanneer die toespraak tien minute langer duur as wat dit moet en die spreker jou voor die hand liggende tekens van hulp ignoreer of jou poging om `n hartaanval te verval om `n afleiding te skep, ontspan. Maak net aanpassings in die versnaperinge en niemand sal opmerk nie. Die geleentheid bly ongeskonde.

Dinge gebeur. Dit is so. Hulle het `n slegte gewoonte om te verby. Daar is geen manier om alles te voorspel nie, en hoe gouer jy dit aanvaar, hoe beter sal dit vir jou wees. `N rustige en rustige geleentheid organiseerder kan wondere doen vir `n gebeurtenis - `n gespanne en senuwee-wracking kan nie. So ontspan en laat jouself gaan. Alles sal binnekort eindig!

Hou almal op datum. Maak seker dat die aantal gaste en hul vereistes korrek is op die dag van die gebeurtenis en stel die diensspan van enige veranderinge so spoedig moontlik in kennis. Jy moet die eerste paar oë wees om te sien of daar iets verkeerd gaan.

Gaan met jou kliënte om te sien hoe hulle voel - hulle kan opgewonde wees, senuweeagtig, bekommerd, verveeld of verstandelik uitgeput wees of `n probleem hê dat jy in sommige gevalle kan verlig met `n bietjie begrip, vriendelike woorde en praktiese hulp. Dit is verstandig om hierdie tyd te gebruik om die entoesiasme van gaste en personeel waar nodig te laat herleef.

Doen jou ding Respekteer jou diensspan en vertrou dat jy vir jouself kan sorg - as jy hulle `n goeie fondament gegee het, moet jy dit goed doen. Bied hulp indien nodig, maar hulle moet genoeg ervaar word om nie hulp nodig te hê nie. Dit is `n paar dinge wat jy in gedagte moet hou:

Tree in die begin as `n portier of ontvangsdame, ontvang en groet elke gas (indien van toepassing) wanneer hulle aankom. Slaag die opdrag na die MC wanneer die gebeurtenis begin. Die rol van die organiseerder sal wees om probleme meer aktief op te los en te verseker dat alle take, soos voedselvoorbereiding en diens, volgens plan beplan word.

Jy moet bewus wees van die gaste en gereeld en strategies in kontak met die BK wees as jy planne wil verander (of moet).

Hou `n respekvolle afstand vanaf die sleutel gaste (na alles, die geval is vir hulle), maar maklik toeganklik wonder by gepaste tye hoe hulle glo is wat dateer van die gebeurtenis, asook enige probleme, versoeke of voorstelle wat u mag hê.

Vir bemarkingsgeleenthede, gee weggeheue. Jy wil hê dat al die gaste moet onthou hoe goed hulle dit spandeer het. Trouens, jy wil waarskynlik meer as dit. `N besoek aan `n webwerf, toekomstige skenkings, mond-tot-mond-advertensies, wat ookal. Om te verseker dat u gebeurtenis so legendaries is as wat dit verdien, moet u `n herinnering gee. Of dit nou `n foto, `n flyer of `n pen is, om iets te onthou om die gaste van die geleentheid te herinner, is `n goeie manier om seker te maak jy bly in gedagte.

Geluk jouself na die geleentheid. Die meeste gebeure is geneig om self te gaan wanneer hulle begin, maar al die harde werk is voorbereiding wat niemand sien nie. So kla jouself op die rug, want jy verdien dit! Wel, nou terug na aksie. Jou werk is nog nie verby nie!

Na afloop van die geleentheid, organiseer `n tyd om jou kliënt te ontmoet en dankie. Dit is altyd aanbeveel om `n geskikte en deurdagte geskenk aan die tyd wat jy spandeer saam met jou onthou verskaf, as dit is hierdie klein besonderhede wat die ervaring ryker en wat jy kan doen om aan te beveel jou dienste in die toekoms te maak. As jy hom `n geskenk tydens die geleentheid gegee het, soos `n geskenklys met die ander gaste, dan `n deeglike geskenk vir na die gebeurtenis, soos blomme, `n geraamde foto van jou gunsteling oomblik van die gebeurtenis (soos die lint sny, die klimaks van die vertoning, die toekenningseremonie, die trou kus, die tyd wat die koek kerse geblaas is, ens.) of `n ander geskenk mag toepaslik wees.

Bestel alles en kom uit daar! Soos jou ma jou geleer het: "laat dit in dieselfde toestand waarin jy dit gevind het". Dieselfde geld vir die plaaslike. Alles moet wees soos dit was voordat jy aangekom het - dit is `n besigheid waar jy nie sleg met iemand wil kyk nie. Laat jou personeel dus weet wanneer dit tyd is om alles te ontmantel en laat hulle nie los voordat alles in orde is nie. En jy moet ook saamwerk!

True, dit is lekker, maar dit verhoed ook dat jy meer gehef word as wat jy moet. Baie plekke voeg bykomende skoonmaakkoste by indien hulle enige geleentheid vind om dit te doen. So laat dit so helder as wat jy kan om die verborge koste te vermy.

Sorg vir die opbrengs en betalings, en bedank al die betrokke partye. U moet dalk reëlings tref vir die terugbesorging van die toerusting wat gekontrakteer of geleen is, en raadpleeg later met die kliënt oor hul ondervinding. Selfs as jy nie ná die geleentheid betaal word nie, dankie vir die geleentheid om so `n goeie ervaring te hê om `n geleentheid met hom of haar te bestuur. Kan u `n besigheidskaart vra?

Dankie ook jou personeel! Maak seker dat alle betrokke partye jou betaling ontvang het (en alle betrokke partye betaal het), ontvang kwitansies en sorg vir almal. Jy moet een van die laaste wees om weg te gaan - en maak seker dat jy dit sluit.

Deel 5

Probleme met

Leer hoe om gaste te hanteer wat laat en ander gasprobleme aankom. Dit is `n algemene probleem, dus dit is beter om voorbereid te wees. Oor die algemeen is die vertragings verstaanbaar moeilik om te vermy (soos onverwagte verkeersprobleme) en die gaste wat betyds arriveer, weet hoe om te vergewe. Dit gesê, hier is `n paar dinge wat jy kan doen om te voorkom dat hulle gebeur:

Maak seker dat die uitnodigings duidelik is oor die tyd van die gebeurtenis. As jy `n reaksie versoek, moet jy die tyd bevestig. Kontak die MC (deur u kontaklys), die betrokke gaste (dikwels die leiers van die groepe), die animators en die kombuispersoneel sodra u bewus word van `n probleem wat u nie maklik kan oplos nie. As vertraagde gaste die aandag van die aandag is (soos kêrels), is die algemene metodes:
Kontak die vertraagde gaste direk om hulle die geskatte aankomstyd te vra. Stel die kombuis onmiddellik in kennis van enige nuwe ontwikkelings, sodat hulle kan vertraag of haastig bly om betyds te bly.
Onthou om die publiek te openbaar dat die gebeurtenis vertraag word as gevolg van sekere gaste (omdat hulle dit self sal besef), maar stel die gasheer of sleutelgaste in kennis dat u daarvan bewus is. Laat hulle weet wat u van plan is om te doen, maar laat die leërskare `n voorstel maak, aangesien hulle die lede van hul groep ken en wat in die konteks gepas sou wees.
Gee baie aandag aan tyd in verband met toesprake. As die sleutelgaste te laat is, dien `n voorgereg (die eerste kursus) of `n ekstra vroeë drankie, aangesien dit die gaste wat betyds opgedaag het, verhoed word om verveeld te raak en hulle besig te hou.
Vir gaste wat langer vertraag word as wat redelik of moontlik is (soos om kos te bedien wat eenvoudig nie kan wag nie, soos soufflés), begin die gebeurtenis soos beplan en wanneer die vertraagde gaste arriveer, begin hulle op die volgende bord van die maaltyd (al is dit die nagereg).
Organiseer `n dans, speletjie, spraak of ander vorm van bykomende vermaak (veral musiek) en maak seker dat jy addisionele afleidings, soos groep- of partytjieprente, tot die gaste aankom. U moet hierdie rugsteunstrategie `n dag vantevore oorweeg.
Vir gaste wat doelbewus laat opdaag, moet dit gesien word as die gas se besluit, nie jou skuld as `n organiseerder nie. U moet dus eerste wees met die gaste wat reeds teenwoordig is en seker maak die personeel sorg vir hulle. In kort, tree op asof daar geen probleem was nie en beweeg in elk geval.

Leer hoe om voedselprobleme te hanteer. Dit is skaars as jy goed beplan het, maar ongelukke gebeur (soos `n gas of `n kind wat by `n kostafel rondbreek of `n ongeluk in die kombuis het). U moet vooraf kennis maak met die klas gaste om in ag te neem wanneer en waar die kos bedien word (soos vir `n buffet) en waar sodanige gaste gaan sit.

Enige spoel moet om veiligheidsredes dadelik skoongemaak word, selfs al beteken dit om `n rooi tapyt of `n gewenste versiering of meubel te verwyder om dit te doen. As dit onmoontlik is om `n vlek weg te steek sonder om die voorkoms of integriteit van die item (soos `n antieke) te beïnvloed, is dit sinvol om dit te verwyder. As jy `n vrye een het, gebruik dit - indien nie, beweeg die bestaande meubels of versiering sodat dit nie lyk of iets ontbreek nie.

`N Ligte tou-versperring, `n gordyn of `n skerm word aanbeveel as jy die kosarea moet wegsteek (soos `n buffet met samovars of wanneer die "openbaring" van die volgende gereg gereël word), aangesien sommige gaste dit kan vind as die Kos is in die eetkamer, dit is gratis vir almal wanneer hulle wil, wat nie altyd die geval is nie.

Herorganiseer die spyskaart. As dit nie moontlik is om deel te wees van `n plaat (as `n begeleiding wat verbrand) insluit, óf exclúyelo al, wil `n alternatief of verminder die grootte van die porsies aan die kos uit te brei, maar verhoog baie ander kos te balanseer. Lig die gasheer van die tafels in soos nodig.

Daar kan vegetariërs, onthouders en mense wees met voedselallergieë of godsdienstige of spesiale diëte wat jy nie verwag nie. Geen verrassing moet plaasvind met behoorlike beplanning nie, maar gaste neem soms bykomende familielede, paartjies of naaste vriende sonder om u te raadpleeg, veral as dit nie `n uitnodiging-enigste gebeurtenis is nie. Dit word gewoonlik maklik opgelos. Hou `n koptelling terwyl die gaste arriveer, en as hulle by die ingang kom, vra hulle of hulle enige voedselvoorskrifte het en die kombuis- en dienspersoneel dadelik in kennis stel.

Vir groter onverwagte groepe wat nie ingekom het nie, stuur `n personeellid na die kombuis om die situasie te assesseer en, indien nodig, uit te gaan en meer voorrade te kry. Kitchens gewoonlik oor die aanbod om te vergoed in geval van ongelukke, en daar is dikwels meer kansellasies as onverwagte gaste. Beperkte gedeeltes kan verleng word deur addisionele vulsels, soos muffins, slaaie of groentediens te lewer, waarvan die bestanddele vinnig by plaaslike supermarkte verkry kan word.

Leer hoe om met kinders te gaan. Dit is wys om te onthou dat baie organiseerders ernstige foute gemaak het in onderskat die intelligensie of vergeet om die behoeftes en begeertes van kinders in gebeure soos hulle dieselfde behoeftes en begeertes as volwassenes: om pret te hê en nie verveeld raak. Onthou dat jou ouers dikwels aanstoot neem as die geleentheid jou kinders nie dien nie. In die praktyk is dit die beste om `n reaksie in die uitnodigings vir elke kind aan te vra wat sal bywoon.

Dit is beter dat klein kinders (jonger as 10 jaar) kos of versnaperinge vroeg ontvang, aangesien dit in baie etes nie tot 20:00 begin nie, wat later is as wat baie kinders gewoond is. Die kos wat verskaf word, moet pret en gesond wees, maar net so spesiaal soos die volwasse spyskaart, as ouers waardeer die spesiale aanraking vir hul kinders. Dit vergemaklik hul werk sodat hulle hulself as gaste kan geniet.

Kinders ouer as 10 jaar kan gewoonlik kos- en volwasse gedeeltes bedien, selfs al eet hulle nie alles nie, maar bied hulle die kinders se spyskaart (met toestemming van hul ouers) as hulle nie baie entoesiasties oor die opsies lyk nie. Dit is ook bekend dat jong mense tussen die ouderdomme van 13 tot 18 het dieselfde kos as die kleineres gevra, soos hamburgers en skyfies, in plaas van die meer formele restaurant ete, en dit is `n truuk wat dikwels gebruik word om spyskaarte die kinders noem as " Alternatiewe spyskaart "vir die gaste in hierdie ouderdomsgroep. Dit is baie sinvol om oorboord te gaan en met belangrike gaste te onderhandel met jou planne om die jong en oud betrokke te hou.

`N Diskrete area moet voorsien word vir moeders met jong kinders vir hul behoeftes, soos na die badkamer, borsvoeding, ens., En `n plek vir baie jong kinders om te slaap as hulle moeg is.

Leer hoe om te gaan met ongeregtigde of dronkgaste, gaste wat ingekom het en ander probleme met gaste. Ideaal gesproke sal dit nooit gebeur nie, maar dit gebeur ook in familie- en korporatiewe gebeure. Politiek en drama kom dikwels aan die lig in gebeurtenisse waar jy as buitestaander nie altyd daarvan bewus sal wees nie. Voorberei.

Vra die kliënt of sleutel gaste voor die gebeurtenis wat die waarskynlikheid van sulke probleme is, of geselekteerde gasheergaste as dit nie gepas is om hierdie kwessies met sleutelgaste te bespreek nie, sodat jy seker kan maak dat mense op plekke sit waar hulle nie hulle sal probleme veroorsaak. Werk die dienspersoneel of sleutelgaste aan om as nie-amptelike monitors op te tree en wees bewus van probleme om in te gryp waar nodig. In die strikte sin van die woord, is jou werk om te verseker dat die geleentheid glad ontwikkel word, maar net waar toepaslik, en nie jouself in private aangeleenthede betrek nie. Daarom moet jy bewus wees van wie in die party die "vredemakers" van die groep is.

So moeilik kan wees om hom alkohol weier om `n besope gaste of gaan met `n dronk gaste wat geneig is tot woede of geweld, is dit verstandig om `n vredemaker gas huur en net die polisie betrek wanneer nodig na oorlegpleging met sleutel gaste. Selfs by klein geleenthede in jou agterplaas waar alkohol dikwels in `n yskompartement gestoor word sodat gaste hulself kan bedien, is dit ewe belangrik om bewus te wees.

Die mense wat sluip, is moeilik. As dit gebeur, gee hulle diskresioneel diskresie indien nodig. Raadpleeg sleutelgaste om te verifieer dat hulle nie welkom is nie. Vir mense wat op groot skaal gespanne is en onregverdig of beledigend is, is jou werk om die regte gaste waar nodig te beskerm en sekuriteit of die polisie te bel indien hulle nie na jou vertrek nie of die sleutelgaste vra beleefd. laat hulle gaan

Op die eerste, gaste herrangskik dikwels plek kaarte waar hulle sal sit, sodat jy uiteindelik sit langs mense wat wil of tafel wat jy wil. Dit is sinvol om sleutelgaste te raadpleeg in watter mate dit volgens hulle toegelaat sal word. Gewoonlik moet u vooraf die plan van die tafels georganiseer het en die goedkeuring van die sleutelgaste ontvang het. As mense moet wees in sekere tafels, dan is dit wys om mense uit die kamer te hou nie, totdat dit tyd om te gaan sit. Dikwels, lobby, voorportaal of bar area dien hierdie doel, en as dit is baie belangrik as gevolg van familie sake, is dit verstandig om elke gasheer en diens personeel genooi om mensegroep en beweeg massaal na die verskillende tafels om hulle in die korrekte volgorde te sit.

Weet hoe om te gaan met onweer. Skielike en onverwagse reën of sneeu kan algemeen voorkom in dele van die wêreld. Net so kan `n hittegolf of `n koue front ook `n probleem bied. Terwyl weergebeure gewoonlik nie `n probleem is as jy binnenshuis gaan wees nie, maak buitenshuise dinge moeilik. As daar slegte weer verwag word, oorweeg dit om die plaaslike gebeurtenis te verander. As die gebeurtenis nie hervestig of herprogrammeer kan word nie, huur `n groot tent of paviljoen (die waarheid is dat dit duur kan wees met min afwagting). Dit is belangrik om op die oomblik bewus te wees van die klimaatnuus - daar is min wat gedoen kan word om `n gebeurtenis wat deur die weer geraak word, te red. Doen dus die beste met wat jy het.

Baie dele van die wêreld het nou versekeringspolisse in geval van ernstige weersomstandighede of ander probleme. As jy in `n gebied wat bekend is vir sy onverwags veranderende klimaat, is dit raadsaam om `n kwotasie te kry as wat jy kan maak die gebeurtenis geherskeduleer word, aangesien ten minste dek die koste vir die kliënt om die kontrak span, plaaslike en uit te brei die dienspersoneel.

wenke

Hou `n klein spasie maklik toeganklik vir dinge soos ekstra servette vir storting, brandblussers, noodhulpkit en ander gebeurlikhede. As dinge goed gaan, sal jy dit nie nodig hê nie, maar vir groot geleenthede is dit beter om te voorkom.
Gaste en gassprekers vir moeë, wat geraak word deur die tydsverloop of geestelik uitgeput, is dit verstandig om hulle of hul assistente vra vir hul welsyn en, indien nodig, te bespreek `n spa-behandeling en massering of ander toepaslike aan hulle te vernuwe. Dit kan ook `n goeie idee wees om seker te maak `n paar kos stuur as hulle nie geëet vir `n rukkie, of medisyne as hulle voel `n bietjie sleg (soos `n hoofpyn wat verband hou met vlieënde of senuwees of maag pyn). Verwys hulle na `n dokter indien nodig. Uitgenooide gaste en moeg sprekers kan `n gebeurtenis vernietig, ongeag watter ander struikelblokke jy gedurende die nag moes oorkom.
Doel om seker te maak almal kan die verhoog, musiek of toesprake sien en hoor.
Dit is ook wys om te onthou dat dit is altyd `n voorreg om die geleentheid by iemand anders te organiseer, selfs al is dit stresvol en moeilik mag lyk soos jou bydrae baie mense gelukkig kan maak en laat hulle met `n ervaring wat hulle sal onthou vir die res van hul lewens, die Dit bied jou `n verskeidenheid vaardighede wat jy in jou daaglikse lewe kan gebruik.
As organiseerder moet jy as gasheer of selfs `n geïmproviseerde dansmaat optree om te verseker dat die geleentheid goed ontwikkel. Dit is verstandig om vaardighede te ontwikkel om `n bekwame spreker en danser te wees en terselfdertyd die rol van organiseerder na `n ander lid van die span te delegeer wat jou voorlopig kan dek. Die doel is om te verseker dat niemand aan `n stil tafel sit nie.

Deel op sosiale netwerke:

Verwante